E-Akte in Unternehmen einführen

Was ist eine E-Akte?

Elektronische Akten – oder in Kurzform: E-Akten – sind digitale Akten, die eine vollständig papierlose Verwaltung in Unternehmen ermöglichen. Dabei reicht es eben nicht aus, den Aufbau einer realen Akte mit Aktenzeichen, Deckblatt und Register etc. widerzuspiegeln. Informationen aus verschiedenen Dokumenten müssen zusammen mit den Objekten eines Prozesses in einer elektronischen Akte verknüpft werden und so für Anwender eine ganzheitliche Übersicht bieten. Damit wird die E-Akte zur idealen Ausprägung des Dokumentenmanagement-Systems oder des Enterprise Content Managements.

Welche Vorteile bietet eine E-Akte?

Mit der Einführung einer E-Akte schöpfen Unternehmen jede Menge Vorteile ab:

• Alle wesentlichen Informationen werden an einem Ort – dem Archiv für digitale Akten – gespeichert.
• Lange Wartezeiten bis zur Verfügbarkeit einer Akte entfallen komplett.
• Arbeitsabläufe gewinnen durch E-Akten an Effizienz und Geschwindigkeit.
• Platzraubende Archive für Unmengen an Papierakten werden überflüssig.
• Dank Suchfunktion lassen sich Informationen in der digitalen Aktenverwaltung besser und schneller auffinden.
• Anders als bei Papierdokumenten ist es nahezu unmöglich, elektronische Akten zu manipulieren.
• Die Einhaltung der Revisionssicherheit bzw. der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen wird durch E-Akten vereinfacht.
• Arbeitsabläufe werden durch differenzierte Steuerungsrechte und Zugriffsmöglichkeiten optimiert; eine zeitgleiche Bearbeitung der E-Akten ist möglich.
• Auf elektronische Akten kann zeit- und ortsunabhängig zugegriffen werden.
• Eine elektronische Aktenverwaltung ist nachhaltig und schont die Umwelt.
• Durch moderne Software werden aktuelle Sicherheitsstandards automatisch eingehalten.

Wie kann mich top flow bei der Einführung von E-Akten unterstützen?

Mit top flow digitalisieren Sie Ihre Aktenführung und machen so sämtliche Geschäftsprozesse fit für die digitale Zukunft. Gemeinsam sorgen wir für eine reibungslose Einführung der E-Akten und unterstützen Sie bei der Entwicklung einer passenden Strategie für Ihr Unternehmen. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre neuen elektronischen Akten an ein Enterprise Content Management System (ECM) wie z. B. top xRM anzubinden.

E-Akten von top flow: passgenau für das SAP-Umfeld und darüber hinaus

Für die häufigsten Anwendungsgebiete haben wir vordefinierte elektronische Akten erstellt. Neben typischen Ablagestrukturen und Workflows sind in diesen E-Akten die jeweils zugrundeliegenden Geschäftsprozesse abgebildet, etwa Beschaffungs-, Vertriebs- oder Reklamationsprozesse sowie Prozesse des Vertragsmanagements und von Personalakten. Unsere elektronischen Akten beinhalten immer die relevanten SAP-Objekte einer Prozesskette. Diese können manuell erstellt und bearbeitet werden oder sie werden im Hintergrund automatisch in der E-Akte verknüpft.

Unternehmen können bei der Einführung der elektronischen Aktenführung von top xRM die Templates auf einfache Art und Weise anpassen und so den vordefinierten Standard auf ihre individuellen Anforderungen hin optimieren. Die E-Akten von top flow können mittlerweile eine Brücke zu vielen andere Anwendungen wie MS Teams, CRM-Tools, Ausschreibungsplattformen, SuccessFactors u.v.m. schlagen.

top xRM als SAP-basiertes Dokumentenmanagement ist der optimale Weg für Ihre SAP-Prozesse. Wir bieten vorgefertigte E-Akten für viele Fachbereiche bzw. Einsatzzwecke an, die zudem laufend an sich wandelnde Rahmenbedingungen angepasst werden. Darüber hinaus erweitern wir unser Portfolio kontinuierlich, ohne dabei den Bezug zur SAP-Umwelt zu verlieren.