Die digitale Vertragsakte des top xRM

top contract RM

digitalisiertes Vertragsmanagement

Verträge entstehen in vielen Fachbereichen eines Unternehmens. Sie zu erstellen, zu organisieren und zu überwachen, verursacht meist einen Menge Aufwand. Das gilt umso mehr, weil gesetzliche Richtlinien und darüber hinaus Compliance-Anforderungen immer umfangreicher und anspruchsvoller werden.

Den erforderlichen Überblick verschafft die Vertragsakte von top flow, mit der Verträge zentral, transparent und revisionssicher verwaltet werden.

Vertragsakte

Prozess Steuerung und Dokumentation des kompletten Prozesses zu einem Vertrag aus der Akte heraus – von der Verhandlung über den Abschluss bis zur Kündigung

Automatisierte Erstellung von Verträgen zu einem Geschäftsvorfall mit Dokumentvorlagen

Zusammenführung von Dokumenten
und Informationen
Zusammenführung von Dokumenten und Informationen zu einem Vertrag in einer Akte, zum Beispiel Vertragsentwürfe, Versionen, gültige Verträge, Kündigungen und E-Mails
SAP-Bezugsobjekte Erzeugung und Erstellung von SAP-Objekten zu einem Vertrag, zum Beispiel zu Geschäftspartnern wie Kunden und Lieferanten
Verknüpfung weiterer Akten Verknüpfung weiterer Akten – Kundenakten, Lieferantenakten
Zugriff und Berechtigungen Prüfung der Zugriffsberechtigung auf SAP-Berechtigungsobjekte wie Buchungskreis und Werk
Steuerung des Workflows Steuerung des Workflows entlang des Prozesses zu einem Vertrag – für automatisierte Abläufe – für die automatisierte Überwachung von Fristen

 

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Weitere Aktentypen:

top contract RM

Die digitale Vertragsakte des top xRM

Ein Vertragsmanagement in SAP mit den Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung in Form einer digitalen Akte als ECM-Lösung – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.

top xRM bringt System, Komfort und Sicherheit in die Vertragsverwaltung

  • Vertragsvorlagen zentral verwalten
  • Verträge zum Geschäftsvorfall generieren
  • Vertragsentwürfe verwalten und dokumentieren
  • Vertragsverhandlungen begleiten
  • Vertragsabschluss steuern
  • Vertrags Originale archivieren
  • Vertragsgültigkeit überwachen
  • ……

 

top contract RM

Die digitale Vertragsakte mit Workflow-Steuerung

Im Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Verträgen, die von unterschiedlichen Personen abgeschlossen, überwacht und teilweise dezentral abgelegt bzw. gespeichert werden.

Durch Nichteinhaltung von Fristen entstehen im Unternehmen unnötige Kosten. Oft mangelt es am Überblick und den Zugriffsmöglichkeiten. Vor allem auch im Zusammenhang mit Sicherheit und Berechtigungen.

Vertragsmanagement im SAP mit digitalen Akten

Mit der SAP-integrierten ECM-Aktenlösung top contract RM (Vertragsakte) werden die Verträge nicht nur revisionssicher und strukturiert mit allen dazugehörigen Daten auf einer zentralen Plattform verwaltet.

Abstimmung und Freigabe von Verträgen zwischen Fachabteilung, Rechtsabteilung und dem Management erfolgt ebenfalls über das System. Im Rahmen des Vertragsmanagements werden im SAP übergreifende Workflows angestoßen und dokumentiert – von der Vertragserstellung, der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Das integrierte Fristenmanagement stellt sicher, dass keine Frist versäumt wird.

Ergebnis: Überblick → vereinbarte Rechte und Pflichten, Konditionen und Fristen werden transparent.

Technologie

top contract RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett!

 

Vorteile der digitalen Vertragsakte

  • Fristen immer im Blick
  • Keine Kosten durch überlappende Laufzeiten oder doppelte Anschaffungen
  • Automatisierte Abläufe und strukturierte Genehmigungsverfahren
  • Dokumentierter Workflow
  • Revisionssicherheit
  • Übersicht und schneller Zugriff auf alle Daten, flexibel gesteuert mit Berechtigungen
  • Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → flexible Vergabe von Berechtigungen auf Knotenebene

 

top contract RM

Die digitale Vertragsakte mit Workflow-Steuerung

Vertragsmanagement in SAP mit mehr Übersicht über die vorhandenen Verträge und anstehenden Fristen im Unternehmen

Das bedeutet:

  • Das gesamte Vertragswissen steht standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
  • Automatisierte Genehmigungs-/Freigabeprozesse bringen verkürzte Durchlaufzeiten und mehr Effektivität
  • Strukturierte Sicht auf die Abläufe
  • Höchstmögliche Transparenz
  • Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme.
  • Spart Arbeitszeit und damit Kosten
  • Steigert die Effektivität in der Wertschöpfungskette
  • Verbessert die Wettbewerbsfähigkeit