MS Teams in top xRM

Microsoft Teams in bestehende SAP-Landschaft integrieren – mit top xRM

Mit top flow verbinden Sie die beiden Welten von Microsoft und SAP

Microsoft Teams zählt zu jenen Collaboration-Tools, die zurzeit voll im Trend liegen, v. a. weil die Software für alle Nutzer von Office 365 kostenlos ist. Was zunächst nach einer herausragenden Gelegenheit klingt, entscheidend ist die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Meist basieren deren digitaler Kern und die daran anknüpfende Dokumentenverwaltung auf SAP. Zu einer signifikanten Steigerung der Produktivität kann MS Teams aber nur dann führen, wenn Sie in die vorhandene SAP-Umgebung nahtlos integriert wird und nicht als neue Insellösung die bestehende Infrastruktur aufmischt.

top flow hat deshalb mit top xRM eine Lösung entwickelt, die Microsoft Teams und SAP ERP bzw. SAP S/4HANA nahtlos verknüpft und so perfekte Workflows ermöglicht.

Was ist eigentlich Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Plattformanwendung auf Basis von Office 365, die Microsoft-Anwendungen wie Skype for Business, One Note oder Outlook sowie Apps von Drittanbietern auf einer Collaboration-Plattform integriert. Zentral ist die Zusammenarbeit durch Einzel- oder Gruppenchats, Audio- oder Video-Webmeetings oder Sofortbesprechungen. Daneben können Dateien von allen Teilnehmern eingesehen und bearbeitet werden. Ferner lassen sich Aufgaben verwalten, Kalender synchronisieren und Links austauschen.

Die B2B-Collaboration-Lösung von Microsoft ermöglicht zahlreiche Anwendungsszenarien. Über Kanäle lassen sich Aufgaben themenweise gliedern; in Registerkarten können verschiedene Dateiformate ausgetauscht und bearbeitet werden. So entstehen kreative und transparente Strukturen, die eine neue Form der Zusammenarbeit ermöglichen und aufwendig zu organisierende Treffen vor Ort vermeiden. Dadurch werden nicht nur die unmittelbar Beteiligten entlastet, sondern auch die IT-Abteilung. Dank MS Teams muss sie vor Online-Konferenzen keine eigene Technik mehr aufsetzen.

Wie kann Microsoft Teams an SAP ERP oder SAP S/4HANA angebunden werden?

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, wie hoch der technische Aufwand für eine Integration von Microsoft Teams in eine vorhandene SAP-Landschaft ist. Oft kommt dann der Gedanke auf: Belassen wir beide Systeme – Microsoft und SAP – besser nebeneinander existieren, dann vermeiden wir mögliche Konflikte und senken das Risiko, dass die laufende IT eingeschränkt wird. Vor dieser zweigleisigen Stand-Alone-Lösung ist jedoch zu warnen, denn so entstehen neue Insellösungen, die die Gesamtdigitalisierung eines Unternehmens nicht voranbringen.

Wie lassen sich Microsoft Teams und SAP ERP bzw. SAP S/4HANA nun integrieren? Wie bekommt man die beiden Welten Microsoft und SAP zusammen, um SAP-Funktionen, SAP-Objekte und SAP-Dokumente entlang der SAP-Prozesskette für alle Projektbeteiligten verfügbar zu machen und uneingeschränkt nutzen zu können? Über sogenannte Konnektoren lassen sich viele weitere Tools und damit auch top xRM problemlos und spielend leicht einbinden. Konnektoren sind Apps; die Einrichtung erfolgt vergleichbar wie auf jedem beliebigen Smartphone. So lässt sich ohne größeren Aufwand eine umfassende Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern ohne Medienbruch realisieren, weil dank top xRM eine umfassende Collaboration-Plattform bzw. Kommunikationslösung entsteht, die SAP ERP und SAP S/4HANA mit MS Teams verbindet.

Was kann ich mit den SAP-Dokumenten durch eine Integration in MS Teams alles machen?

  • Bündelung sämtlicher Informationen und Funktionen zu einem Projekt oder Geschäftsprozess zentral sowohl in Ihrem SAP-System als auch in Teams.
  • Hinzufügung von SAP-Objekten zu den Registerkarten von Teams oder Verlinkung einer SAP-Akte durch den SAP-Anwender. Damit ist jederzeit – berechtigungsabhängig – in Teams der Blick in die zugehörigen SAP-Informationen möglich.
  • Austausch von Dateien per Drag-and-Drop zwischen den Anwendungen.
  • Strukturierte und transparente Abbildung von Projekten und Geschäftsprozessen, auch für Anwender, die über keinen SAP-Zugang verfügen.
  • Erweiterte Möglichkeiten der Zusammenarbeit und des Informationsflusses innerhalb von Projekten über Applikationsgrenzen hinweg.
  • Sicherstellung einer revisionssicheren Ablage für geschäftskritische Dokumente in Ihrem SAP-Archiv.

Welche weiteren Vorteile bietet eine Integration von MS Teams durch top xRM?

Durchgängige Prozesse. top xRM vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung. Das Mittel zum Zweck ist die digitale Akte als schnittstellenfreie ECM-Lösung, die in SAP ERP und SAP S/4HANA integriert ist. Mit der Integration unserer Lösung top xRM in Ihre Teams-Umgebung wird die digitale Akte zum zentralen Steuerungsinstrument aller weiteren betriebswirtschaftlichen Prozesse Ihres Unternehmens, die jeden einzelnen Schritt dokumentiert.

Nahtlose Integration. Dank top xRM wird ein durchgängiger Informationsfluss zwischen Microsoft Teams und SAP ERP oder S/4HANA gewährleistet. Dadurch können verschiedene Benutzer oder festgelegte Benutzergruppen gemeinsam an einer SAP-Akte arbeiten, ohne den Überblick über den Gesamtprozess zu verlieren. Die Collaboration-Plattform MS Teams und die SAP-Landschaft ermöglichen es, dass die Akte ohne Medienbrüche durch das Unternehmen wandert.

Geräteunabhängigkeit. Microsoft Teams lässt sich auch nach der Integration in SAP durch top xRM geräteunabhängig nutzen. Das heißt: Die Anwendung läuft auf Web-Apps, Smartphones, Tablet-PCs und klassischen Desktop-PCs. So können alle Anwender zeitnah und auf ihrem eigenen Gerät einen Überblick beispielsweise über Produktionsprozesse erhalten.

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