top xRM: das Enterprise-Content-Management-System (ECM) für SAP ERP und SAP S/4HANA

Mit top xRM digitalisieren Sie alle SAP-basierten Geschäftsprozesse End-to-End

Das Enterprise-Content-Management-System (ECM) bietet ungeahnte Möglichkeiten

Unternehmen, die die digitale Transformation der Geschäftswelt aktiv bewältigen wollen, stehen vor drei großen Herausforderungen. Erstens sollte der bestehende und bewährte digitale Kern des Unternehmens – meist auf SAP-Basis – sinnvoll integriert werden. Zweitens geht es darum, die Verwaltung sämtlicher SAP-Dokumente, die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen, in einer digitalen Umgebung zu vereinheitlichen. Drittens sollten sämtliche Beziehungen zu Kunden, Partnern und den eigenen Mitarbeitern umfassend digitalisiert werden. Sind alle drei Probleme gelöst, profitiert das Unternehmen von mehr Effizienz und einer höheren Produktivität.

Was ist ein Enterprise-Content-Management-System?

Viele Unternehmen setzen schon heute zur Verwaltung ihrer Dokumente auf ein Enterprise-Content-Management-System. Mit einem ECM lassen sich sämtliche Dokumente erfassen, speichern, löschen, bearbeiten, weiterleiten und archivieren. Idealerweise rücken dabei auch interne Unternehmensprozesse und Workflows in den Vordergrund. Dann werden ganze dokumentenbasierte Arbeitsabläufe durch das ECM miteinander verknüpft und so gesteuert, dass alle beteiligten Mitarbeiter fachbereichsübergreifend Zugriff haben und bei Bedarf die Dokumente bearbeiten können.

Content Management: Auf was kommt es im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts an?

Der große Nachteil vieler Systeme für das Enterprise-Content-Management ist, dass es dabei häufig nur mit dem ERP verbunden ist und lediglich die Dokumente der internen Prozesse digital erfasst werden. Die Kundenbeziehungen beispielsweise werden meist durch separate Systeme für das Customer-Relationship-Management geregelt, weshalb dann mit CRM, dem ERP und dem ECM oft drei verschiedene Systeme nebeneinander existieren. Möchten Unternehmen im Rahmen einer Digitalisierungskampagne diese Lücke schließen, sollten ECM, CRM und ERP sowie weitere Tools für die Zusammenarbeit mit einer Lösung abgedeckt werden und dabei durchgängig alle Unternehmensdaten und Dokumente einschließen. Dafür bietet sich ein System für das Extended-Relationship-Management an, dass die Beziehungen des Unternehmens und das SAP-Content-Management einheitlich digitalisiert.

Was ist ein Extended-Relationship-Management?

Während beim Customer-Relationship-Management (CRM) lediglich die Beziehungen zu den Kunden in den Blick genommen werden, verfolgt das Extended-Relationship-Management (xRM) einen breiteren Ansatz. „Extended“ heißt „ausgedehnt“ oder „umfassend“; entsprechend nimmt ein xRM neben den Kunden auch die Beziehungen zu Lieferanten oder Partnern in den Blick. Idealerweise wird das gesamte Beziehungsgefüge eines Unternehmens erfasst und ganzheitliche Geschäftsprozesse bzw. ein zentral gesteuerter Datenzugriff ermöglicht. Diese Idee liegt auch top xRM zugrunde; mit unserem Enterprise-Content-Management-System sollen sämtliche Geschäftsabläufe und -beziehungen eines Unternehmens auf SAP-Basis digital abgebildet werden.

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Wie wird top xRM in bestehende SAP-Umgebungen integriert?

top xRM wird als SAP Add-on direkt in SAP ERP oder SAP S/4 HANA installiert. Somit ist das ECM-System Teil der SAP-Landschaft. Von daher lassen sich SAP-Objekte umstandslos bearbeiten oder anlegen. Ein einheitliches SAP-Content-Management: Dokumente aus anderen Anwendungen werden einfach per Drag&Drop den jeweiligen elektronischen Akten hinzugefügt und das Dokumentenmanagement insgesamt vereinfacht. Das Enterprise-Content-Management-System verwirklicht damit durchgängige und transparente Informationsströme, mit denen Daten vollständig und korrekt transportiert werden können.

Die Benutzeroberfläche von top xRM wurde zusätzlich zur SAP GUI Version auch in SAPUI5 realisiert und ähnelt damit dem Look&Feel von Office-Anwendungen. So profitieren Sie mit unserem Enterprise-Content-Management-System von einer hervorragenden User Experience.

top xRM: das Enterprise-Content-Management-System (ECM) für SAP ERP und SAP S/4HANA

Welche Vorteile bietet das Enterprise-Content-Management-System top xRM?

Mit top xRM haben Sie ein Enterprise-Content-Management-System zur Hand, mit dem Sie zentralen Herausforderungen der digitalen Transformation gut gewappnet begegnen, Geschäftsprozesse End-to-End digitalisieren und neue Insellösungen vermeiden.

Mit unserem SAP-basierten Enterprise-Content-Management-System top xRM führen Sie sämtliche Informationen, Dokumente und Funktionen, die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen, in einer elektronischen Akte zusammen. SAP-Objekte, Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails können mit unserem ECM strukturiert abgelegt werden: Dadurch sind alle Inhalte jederzeit und standortunabhängig für alle Beteiligten verfügbar. Auch die bekannte Collaboration-Software MS Teams lässt sich problemlos in top xRM integrieren. Die Konsolidierung von Informationen, Dokumenten und Funktionen in einem einzigen Enterprise-Content-Management-System ist zudem die Basis für eine durchgängige Digitalisierung – das papierlose Büro wird damit Realität.

Lässt sich eine Zusammenarbeit in Teams mit top xRM realisieren?

Ausgehend vom erfassten und organisierten Content lassen sich mit top xRM und dessen SAP-Content-Management Workflows etablieren und automatisieren, steuern und kontrollieren. Das sorgt für mehr Effizienz in den Abläufen und macht sie transparent. Zudem ermöglicht unser Enterprise-Content-Management-System die standort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit bzw. Collaboration – auch über Unternehmensgrenzen hinaus. Gerade die Integrierbarkeit der gängigen Collaboration-Software Microsoft Teams sorgt hier für ein zusätzliches Plus an übergreifender Zusammenarbeit mit einem einzigen Enterprise-Content-Management-System.

Mit all dem ist top xRM weit mehr als eine herkömmliche Enterprise-Content-Management-Lösung. Mit dem Add-on haben wir das Extended-Relationship-Konzept realisiert, das eine Weiterentwicklung von CRM und SRM darstellt und nicht nur die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten, sondern zu allen Partnern abbildet.

SAP-Content-Management: Die Vorteile von top xRM auf einen Blick

  • Wird ohne Schnittstelle direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA integriert – als Oberfläche kann das SAP GUI oder eine SAPUI5-basierte Browseranwendung verwendet werden
  • Ist für SAP ERP 6.0 und SAP S/4HANA zertifiziert
  • Bildet Geschäftsprozesse durchgängig und strukturiert ab, macht sie transparent und digitalisiert sie End-to-End
  • Führt alle Informationen, Dokumente und Funktionen, die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen, in einer elektronischen Akte zusammen
  • Bindet die gängigen E-Mail-Clients Microsoft Outlook und IBM Notes vollständig an und ermöglicht so, E-Mail-Client-Funktionen direkt aus top xRM zu nutzen
  • Ermöglicht es, auf Knotenebene vordefinierte Workflows (sequentielle und parallele Schritte) zu durchlaufen und jederzeit Ad-hoc-Workflows zu starten
  • Erlaubt es, den aktuellen Stand eines Geschäftsvorgangs jederzeit nachzuvollziehen
  • Ist als Browser-Anwendung die ideale Collaboration-Plattform – auch für Kunden und Lieferanten: eine Berechtigungssteuerung schränkt die Sicht auf den Vorgang gemäß der jeweiligen Rolle ein
  • Bietet vollständig vorkonfigurierte Akten-Typen für Geschäftsprozesse in verschiedenen Fachbereichen bzw. Einsatzszenarien; zum Beispiel: Einkauf, Vertrieb, Personal, Projektmanagement, Vertragsmanagement, Immobilienmanagement
  • Erlaubt es, für nahezu alle denkbaren Geschäftsprozesse entsprechende Akten-Typen zu erstellen und die Prozesse auf diese Weise zu digitalisieren
  • Dynamische In-Place-Bearbeitung von Office-Dokumenten mit chronologischer Versionierung und inhaltlichem Versionsvergleich
  • Lokales Ein- und Auschecken von PDF-Dokumenten samt Kommentarfunktion
  • Anzeige von Verantwortlichkeiten und Fristen samt Ausweis von Änderungen
  • Integration von Akten in Microsoft Teams® (Up- und Download von Dateien)
  • Digitales Signieren von Dokumenten u.a. mittels Einbindung der Software DocuSign®

 

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