top xRM: das Enterprise-Content-Management-System (ECM) für SAP ERP und SAP S/4HANA

top xRM: das Enterprise-Content-Management-System (ECM) für SAP ERP und SAP S/4HANA

Zentralen Herausforderungen der Digitalisierung mit ECM-System begegnen

Mit unserem SAP-basierten Enterprise-Content-Management-System top xRM führen Sie sämtliche Informationen, Dokumente und Funktionen,die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen, in einer elektronischen Akte zusammen. So werden beispielsweise SAP-Objekte, Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails strukturiert in einem Enterprise-Content-Management-System abgelegt. Damit ist nicht nur der gesamte Content jederzeit für alle Beteiligten verfügbar – und zwar unabhängig vom Standort. Die Konsolidierung von Informationen, Dokumenten und Funktionen ist auch die Basis für eine durchgängige Digitalisierung mit einem ECM-System.

Mit top xRM haben Sie ein Enterprise-Content-Management-System zur Hand, mit dem Sie zentralen Herausforderungen der digitalen Transformation gut gewappnet begegnen. Im besten Fall digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse End-to-End, nur leider bilden oft heterogene Lösungen und Anwendungen nur Teile eines gesamten Geschäftsprozesses ab und sind nicht komplett integriert. Die Folgen: Anders als in einem durchgängigen ECM werden Daten nicht immer vollständig und korrekt übergeben, der Informationsstrom ist nicht durchgängig, es fehlt an Transparenz.

ECM-System von top flow nahtlos in bestehendes SAP-Umfeld integrierbar

Selbstverständlich ist top xRM und somit das ECM-System technologisch direkt in SAP ERP oder SAP S/4 HANA integrierbar. Die Bearbeitung von SAP-Objekten funktioniert daher automatisch. Dokumente aus anderen Anwendungen werden einfach per Drag&Drop den jeweiligen elektronischen Akten hinzugefügt und das Dokumentenmanagement insgesamt vereinfacht. Die Benutzeroberfläche von top xRM bzw. des Enterprise-Content-Management-Systems wurde zusätzlich zur SAP GUI Version auch in SAPUI5 realisiert und ähnelt damit dem Look&Feel von Office-Anwendungen. So profitieren Sie von einer hervorragenden User Experience.

top xRM: das Enterprise-Content-Management-System (ECM) für SAP ERP und SAP S/4HANABündelung von Informationen, Dokumenten und Funktionen mit top xRM als ECM

Als ECM-System leistet top xRM aber noch mehr. Denn ausgehend vom erfassten und organisierten Content lassen sich Workflows etablieren und automatisieren, steuern und kontrollieren. Das sorgt für mehr Effizienz in den Abläufen und macht sie transparent. Zudem ermöglicht unser Enterprise-Content-Management-System die standort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit von Teams – auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Mit all dem ist top xRM weit mehr als eine herkömmliche Enterprise-Content-Management-Lösung. Mit dem Add-on haben wir das Extended-Relationship-Konzept realisiert. Dieses ist die Weiterentwicklung von CRM und SRM und bildet nicht nur die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten ab, sondern zu allen Partnern.

 

Die Vorteile von top xRM im Überblick

  • Bildet Geschäftsprozesse durchgängig und strukturiert ab, macht sie transparent und digitalisiert sie End-to-End
  • Führt alle Informationen, Dokumente und Funktionen, die entlang eines Geschäftsprozesses entstehen, in einer elektronischen Akte zusammen
  • Bindet die gängigen E-Mail-Clients Microsoft Outlook und IBM Notes vollständig an und ermöglicht so, E-Mail-Client-Funktionen direkt aus top xRM zu nutzen
  • Ermöglicht es, auf Knotenebene vordefinierte Workflows (sequentielle und parallele Schritte) zu durchlaufen und jederzeit Ad-hoc-Workflows zu starten
  • Erlaubt es, den aktuellen Stand eines Geschäftsvorgangs jederzeit nachzuvollziehen
  • Ist als Browser-Anwendung die ideale Collaboration-Plattform – auch für Kunden und Lieferanten: eine Berechtigungssteuerung schränkt die Sicht auf den Vorgang gemäß der jeweiligen Rolle ein
  • Bietet vollständig vorkonfigurierte Akten-Typen für Geschäftsprozesse in verschiedenen Fachbereichen bzw. Einsatzszenarien; zum Beispiel: Einkauf, Vertrieb, Personal, Projektmanagement, Vertragsmanagement, Immobilienmanagement
  • Erlaubt es, für nahezu alle denkbaren Geschäftsprozesse entsprechende Akten-Typen zu erstellen und die Prozesse auf diese Weise zu digitalisieren
  • Wird ohne Schnittstelle direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA integriert – als Oberfläche kann das SAP GUI oder eine SAPUI5-basierte Browseranwendung verwendet werden
  • Ist für SAP ERP 6.0 und SAP S/4HANA zertifiziert

 

 

Standard-Funktionalitäten von top xRM

  • Bereitstellung sämtlicher Funktionen über ein Dashboard: zum Beispiel die Suche nach bestehenden elektronischen Akten, die Anlage neuer Akten, die Suche nach Dokumenten und der Aufruf von Favoriten
  • Automatische Anlage von elektronischen Akten – zum Beispiel durch die Erzeugung eines SAP-Objekts
  • Verknüpfung und Integration von verschiedenen Akten (Akte-in-Akte-Prinzip)
  • Automatisches Ausfüllen von Aktenattributen – zum Beispiel aus Daten von SAP-Objekten
  • Vollständige Anbindung der E-Mail-Clients Microsoft Outlook und IBM Notes:
    • Importieren, Schreiben, Beantworten, Weiterleiten, Versenden und Speichern von E-Mails, auch mit Anhang
    • Erstellen von Terminen und Aufgaben aus dem SAP-System heraus
  • Einfaches Handling von Dokumenten via Drag&Drop – zum Beispiel aus dem Windows-Explorer oder dem Mail-Client
  • Dynamische In-Place-Bearbeitung von Office-Dokumenten mit chronologischer Versionierung und inhaltlichem Versionsvergleich
  • Lokales Ein- und Auschecken von PDF-Dokumenten samt Kommentarfunktion
  • Modellierung, Steuerung und Überwachung von Workflows inklusive Genehmigungs- und Freigaberoutinen auf Basis des SAP Workflow Managements
  • Ad-hoc-Workflows, die auf jeden beliebigen Knoten einer elektronischen Akte verweisen
  • Grafische Darstellung von Workflows samt Ampelfunktion zur Kennzeichnung des Status‘
  • Anzeige von Verantwortlichkeiten und Fristen samt Ausweis von Änderungen
  • Bearbeitung von Workflows über mobile Endgeräte – online und offline

 

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