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top xRM
Extended Relationship Management – zur unternehmensweiten Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse
360º Sicht auf den Prozess!
Die digitalen Akten des top xRM
- bündeln sämtliche Informationen und Funktionen zu einem Geschäftsprozess zentral in Ihrem SAP-System
- integrieren E-Mails, Dokumente, Notizen, SAP-Objekte, einfach alles was für einen Ablauf wichtig ist
- bilden einen Geschäftsprozess strukturiert und transparent ab
- zeigen jederzeit wo die einzelnen Prozesse im Ablauf stehen
- bieten vollständig vorkonfigurierte Lösungen u.a. für den Vertrieb, Einkauf, Personal, das Vertrags- bzw. Projektmanagement und das Immobilienmanagement
- sind vielfältig einsetzbar – und denkbar für jeden weiteren Prozess im Unternehmen
- werden schnittstellenfrei in SAP integriert
Wir können mit dieser Technologie (fast) jeden Geschäftsprozess abbilden.
Durch den generischen Ansatz des top xRM können weitere Aktenlösungen ohne großen Aufwand umgesetzt werden.
Implementiert wurden bereits z.B. Reklamationsakten, Service-/Ticket-Akten, Materialakten, Änderungsakten, Equipment-/Maschinenakten, Fertigungsauftrags-/Prüflos-Akten, Transport-/Auslieferungsakten, Recruiting-Akten, Kreditakten, CRM-Akten …
Und welche Anforderung haben Sie?
Sprechen Sie uns an – direkt hier!
top xRM
Geschäftsprozess-Management in SAP
Im Unternehmen fallen eine Vielzahl an Daten und Informationen in unterschiedlichster Form an: Briefe, E-Mails, Dokumente, SAP-Daten, Verträge, Notizen, Web-Content etc. Die Verwaltung dieser Inhalte erfolgt meist dezentral in heterogenen Quellen. Damit sind durchgängige Geschäftsprozesse nur schwer digital umzusetzen. Im Alltag fehlt oft die Übersicht und die notwendige Transparenz, was zu Lasten der Effizienz und der Produktivität der Mitarbeiter geht.
Problem: Zu viele manuelle Abläufe
Der Geschäftserfolg hängt jedoch immer mehr von effizienten und möglichst automatisierten Prozessen ab. Die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse schafft neue Anforderungen an das Informationsmanagement hinsichtlich Verfügbarkeit, Archivierung und Arbeitsabläufe.
Die SAP-integrierte ECM-Lösung top xRM
Die digitale Akte wird die zentrale Informationsquelle zur aktiven Steuerung von Abläufen und Prozessen im Unternehmen und dokumentiert die einzelnen Schritte mit. Im Prozess „wandert“ die Akte durch das Unternehmen. Verschiedene Benutzer oder Benutzergruppen arbeiten daran. So füllt sich die Akte mit Informationen und Dokumenten, steuert den Ablauf und bildet damit den kompletten Geschäftsprozess ab.
Ergebnis: Mehr Transparenz, kürzere Durchlaufzeiten
Technologie
top xRM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert. Aufwendige Subsysteme für das Dokumentenmanagement entfallen komplett!
Verschiedene Aktenlösungen stehen in der der Produktsuite top xRM zur Verfügung (Auszug)
top sales RM (Vertriebsakte), top purchase RM (Einkaufsakte), top contract RM (Vertragsakte), top personnel RM (Personalakte), top project RM (Projektakte), top real estate RM (Immobilienakte)
Vorteile top xRM
- Daten werden auf einer Plattform zentral zusammengeführt
- Ständige Verfügbarkeit der Daten unabhängig vom Standort
- Die Akte steuert den Ablauf
- Strukturierte Sicht auf den Gesamtprozess
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Einfache Regelung der Zugriffe über flexible Berechtigungen
top xRM
Geschäftsprozess-Management in SAP
top xRM vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
Auszug aus den Funktionen von top xRM
- Abbildung verschiedener Hierarchiestufen/Ebenen über Baumstruktur
- SAP-Anwendungen und -Belege, Dokumente und E-Mail-Funktionen verschmelzen auf einer zentralen Plattform
- Mail-Client-Funktionen aus Outlook / Lotus Notes / Groupwise
− Importieren, Schreiben, Beantworten, Versenden und Speichern von E-Mails auch mit Anhang
− Erstellen von Terminen und Aufgaben aus dem SAP-System heraus. - Dokumentierte und automatisierte Workflow-Steuerung mit Genehmigungs-/Freigabeschritten und Ampelfunktion
- Anzeige von Verantwortlichkeiten und Fristen
- Grafische Anzeige von Workflows
- Mobile Workflowbearbeitung
- Allgemeine und persönliche Wiedervorlagen
− Wiedervorlagen per E-Mail an Postfach (persönliches oder Gruppenpostfach)
− Aufgabe im Kalender (persönlicher oder Gruppenkalender) - Qualifizierte digitale Signatur
- Einfaches Dokumenten-Handling per Drag & Drop ähnlich dem Windows-Explorer
- Dynamische In-Place Bearbeitung von Office-Dokumenten mit chronologischer Versionierung, PDF-Dokumente lokal ein- u. auschecken mit Kommentarfunktion
- Barcode Unterstützung
- Work-Item im Business Workplace (persönlich oder Gruppe)
- Vorlagenverwaltung (Verträge, Bescheinigungen, Textbausteine etc.)
- Automatische Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen
- Abonnement-Funktion
- Volltextsuche
- Flexibles Berechtigungssystem zur Regelung von Zugriffen auf relevante Daten entsprechend der Zuständigkeit
Mit top xRM gestalten Sie Geschäftsprozesse flexibel und transparent.
Technologie
top xRM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management.
top xRM
Geschäftsprozess-Management in SAP
Steigert die Transparenz und die Effektivität in den Geschäftsabläufen signifikant.
Das bedeutet:
- Das gesamte Unternehmenswissen steht standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
- Automatisierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse bringen verkürzte Durchlaufzeiten und mehr Effektivität
- Bessere abteilungs- und werksübergreifende Zusammenarbeit von Teams
- Sicherheit: Einfache Regelung der Zugriffe über flexible Berechtigungen
- Pflege mehrfacher Datenbestände entfällt
- Verkürzte Durchlaufzeiten und effektivere Prozesse
- Strukturierte Sicht auf die Geschäftsprozesse
- Höchstmögliche Transparenz
- Einhaltung der Compliance
- Spart Arbeitszeit und damit Kosten
- Steigert die Effektivität des Unternehmens
top sales RM
Die digitale Vertriebsakte des top xRM
vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
top xRM beantwortet Fragen zum Vertriebsprozess wie…
- Wie ist der Status des Prozesses?
- Welche Spezifikationen hat der Kunde zur Verfügung gestellt?
- Wie ist die komplette Korrespondenz abgelaufen?
- Welche Personen / Abteilungen haben noch Aufgaben am Prozess zu erledigen und bis wann?
- Welche Entscheidungen sind getroffen worden?
- Welche SAP-Belege sind am Prozess beteiligt?
… mit Funktionen wie
- Akte zum Prozess anlegen, anzeigen
- E-Mail ablegen, anlegen, beantworten
- SAP-Angebot/Auftrag anlegen , ändern, anzeigen, versenden
- Dokument erzeugen, ablegen, anzeigen, ändern
- Notizen verwalten
- Status setzen
- Aufgabe definieren
- Workflow starten
- …..
top sales RM
Die digitale Vertriebsakte mit Workflow-Steuerung
Globalisierte Märkte, hoher Wettbewerbsdruck und immer anspruchsvollere Kunden sind die Herausforderungen im Vertriebsmanagement. Der Vertrieb muss Umsatz generieren, Kunden binden und gleichzeitig die Anforderungen an eine optimierte Verkaufsproduktivität erfüllen.
Gleichzeitig binden unübersichtliche, uneinheitliche und komplizierte Abläufe vor allem in der Administration Zeit und Energie, die anderweitig effektiver eingesetzt werden kann. top sales RM organisiert die Vertriebsprozesse völlig neu und schafft die notwendige Effektivität, optimiert das Zusammenspiel von Innen- und Außendienst und entlastet von zeitfressenden, administrativen Tätigkeiten.
Hohe Betreuungsqualität der Kunden
top sales RM ist ein umfangreiches Lösungspaket digitaler Akten für alle Vertriebsprozesse.
Die Akten bündeln alle Informationen im Vertriebsprozess (Anfragen, Angebote, Aufträge, Verträge, Gespräche, E-Mails etc.) und dokumentieren sämtliche Aktivitäten im Vertrieb. Diese Transparenz ermöglicht eine hohe Qualität in der Kundenbetreuung und führt so zu einer besseren Kundenbindung.
Integrierte Kundenakte
Integraler Bestandteil von top sales RM ist die Kundenakte, welche den Kunden mit all seinen Informationen und Beziehungen transparent und strukturiert abbildet. Hier findet der Vertrieb alle wichtigen Informationen z.B. über Ansprechpartner, Verträge, Zahlungsverhalten, Dokumente, Schriftverkehr, Produktspezifikationen und navigiert von hier aus in alle aktuellen oder auch vergangenen Geschäftsvorfälle.
Technologie
top sales RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert – aufwendige Subsysteme entfallen komplett!
Vorteile der digitalen Vertriebsakte
- Bündelt zentral alle Aktivitäten rund um den Kunden
- Effiziente Zusammenarbeit von Teams (Innen-/Außendienst, abteilungsübergreifend)
- Automatisierte Abläufe in der Administration (Genehmigungen, Abstimmungen etc.)
- Nachvollziehbarkeit durch dokumentierten Workflow
- Revisionssicherheit
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → flexible Vergabe von Berechtigungen auf Knotenebene
top sales RM
Die digitale Vertriebsakte mit Workflow-Steuerung
Mehr Transparenz für Mitarbeiter im Innen- und Außendienst
Verbesserte Qualität in der Kundenbetreuung
Erhöhte Kundenbindung
Das bedeutet:
- Das gesamte Wissen zu den Kunden steht standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
- Automatisierte Prozesse bringen mehr Effektivität
- Optimierte Freigabestrategien
- Strukturierte Sicht auf die Abläufe
- Höchstmögliche Transparenz
- Spart Arbeitszeit und damit Kosten
- Steigert die Effektivität in der Wertschöpfungskette
- Verbessert die Wettbewerbsfähigkeit
top purchase RM
Die digitale Einkaufsakte des top xRM
vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
top xRM liefert im Beschaffungsprozess…
- alles auf einen Blick: Vom Bedarfsauslöser über den Anfrageprozess zur Produkt- und Lieferantenentscheidung, der Bestellung, dem Wareneingang und der Beurteilung.
- alles gesteuert: Genehmigungen, Verantwortlichkeiten, Verträge, Termine.
- alles im Zugriff: Spezifikationen, Mails, SAP-Stammdaten, SAP-Belege, Notizen, etc.
- alles in einem Cockpit: E-Mail anlegen, ablegen, beantworten. SAP-Anfrage/-Bestellung anlegen, anzeigen, ändern, versenden. Dokument ablegen, anlegen, anzeigen. Workflow starten, Akte weiterleiten, Termin setzen, Notizen verwalten
top purchase RM
Die digitale Einkaufsakte mit Workflow-Steuerung
Das effiziente Management von Beschaffungs- und Lieferantenstrukturen trägt wesentlich zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. Diese Herausforderungen können nur mit perfekter IT-Unterstützung gemeistert werden. top purchase RM liefert diese Unterstützung „out of the box“. Das Ergebnis sind deutliche Effektivitätssteigerungen durch Automatisierung von Einkaufsprozessen, Visualisierung von Zusammenhängen sowie die Kontrolle und aktive Steuerung der Prozesse.
top purchase RM bietet eine digitale Einkaufsakte auf der Basis von SAP Foldersmanagement. Die in SAP integrierte ECM-Lösung für den Einkauf unterstützt mit automatisierten Abläufen den Beschaffungsprozess und dokumentiert gleichzeitig die komplette Prozesskette.
Digitalisierte und automatisierte Prozessschritte
Über das System werden zum Beispiel fachliche und kaufmännische Genehmigungen bei den zuständigen Verantwortlichen eingeholt. Alle notwendigen Informationen dazu (wie z.B. Ausschreibungsunterlagen, Verträge, Analysen, Stamm- und Bewegungsdaten etc.) sind in der Akte verfügbar und je nach Berechtigung für die Prozess-Beteiligten sichtbar. Einschätzungen zu Ausschreibungen, Lieferanten, Verträgen, technischen Details oder Genehmigungen und Freigaben sind unabhängig von Zeit und Standort möglich. Wiedervorlagen garantieren die termingerechte Bearbeitung.
Ergebnis: Die Prozesse werden transparent und die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt.
Integrierte Lieferantenakte
Integraler Bestandteil von top purchase RM ist die Lieferantenakte, welche den Kreditor mit all seinen Informationen und Beziehungen transparent und strukturiert abbildet. Hier findet der Einkäufer alle wichtigen Informationen z.B. über Ansprechpartner, Zertifizierungen, Bonität, aktuelle Preislisten, Verträge etc. und navigiert von hier aus in alle aktuellen oder auch vergangenen Geschäftsvorfälle.
Technologie
top purchase RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett!
Vorteile der digitalen Einkaufsakte
- Bündelt alle Aktivitäten des strategischen und des operativen Einkaufs
- Automatisierte Abläufe und strukturiert Genehmigungs-/Freigabeverfahren
- Dokumentierter Workflow
- Optimierte Freigabestrategien im Prozess
- Revisionssicherheit
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → flexible Vergabe von Berechtigungen auf Knotenebene
top purchase RM
Die digitale Einkaufsakte mit Workflow-Steuerung
Die Genehmigungs- und Freigabeprozesse im Einkauf werden transparenter und effektiver.
Das bedeutet:
- Das gesamte Einkaufswissen steht standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
- Automatisierte Genehmigungsprozesse bringen verkürzte Durchlaufzeiten und mehr Effektivität
- Optimierte Genehmigungs-/Freigabestrategien
- Strukturierte Sicht auf die Abläufe
- Höchstmögliche Transparenz
- Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme
- Spart Arbeitszeit und damit Kosten
- Steigert die Effektivität in der Wertschöpfungskette
- Verbessert die Wettbewerbsfähigkeit
top contract RM
Die digitale Vertragsakte des top xRM
Ein Vertragsmanagement in SAP mit den Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung in Form einer digitalen Akte als ECM-Lösung – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
top xRM bringt System, Komfort und Sicherheit in die Vertragsverwaltung
- Vertragsvorlagen zentral verwalten
- Verträge zum Geschäftsvorfall generieren
- Vertragsentwürfe verwalten und dokumentieren
- Vertragsverhandlungen begleiten
- Vertragsabschluss steuern
- Vertrags Originale archivieren
- Vertragsgültigkeit überwachen
- ……
top contract RM
Die digitale Vertragsakte mit Workflow-Steuerung
Im Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Verträgen, die von unterschiedlichen Personen abgeschlossen, überwacht und teilweise dezentral abgelegt bzw. gespeichert werden.
Durch Nichteinhaltung von Fristen entstehen im Unternehmen unnötige Kosten. Oft mangelt es am Überblick und den Zugriffsmöglichkeiten. Vor allem auch im Zusammenhang mit Sicherheit und Berechtigungen.
Vertragsmanagement im SAP mit digitalen Akten
Mit der SAP-integrierten ECM-Aktenlösung top contract RM (Vertragsakte) werden die Verträge nicht nur revisionssicher und strukturiert mit allen dazugehörigen Daten auf einer zentralen Plattform verwaltet.
Abstimmung und Freigabe von Verträgen zwischen Fachabteilung, Rechtsabteilung und dem Management erfolgt ebenfalls über das System. Im Rahmen des Vertragsmanagements werden im SAP übergreifende Workflows angestoßen und dokumentiert – von der Vertragserstellung, der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Das integrierte Fristenmanagement stellt sicher, dass keine Frist versäumt wird.
Ergebnis: Überblick → vereinbarte Rechte und Pflichten, Konditionen und Fristen werden transparent.
Technologie
top contract RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett!
Vorteile der digitalen Vertragsakte
- Fristen immer im Blick
- Keine Kosten durch überlappende Laufzeiten oder doppelte Anschaffungen
- Automatisierte Abläufe und strukturierte Genehmigungsverfahren
- Dokumentierter Workflow
- Revisionssicherheit
- Übersicht und schneller Zugriff auf alle Daten, flexibel gesteuert mit Berechtigungen
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → flexible Vergabe von Berechtigungen auf Knotenebene
top contract RM
Die digitale Vertragsakte mit Workflow-Steuerung
Vertragsmanagement in SAP mit mehr Übersicht über die vorhandenen Verträge und anstehenden Fristen im Unternehmen
Das bedeutet:
- Das gesamte Vertragswissen steht standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
- Automatisierte Genehmigungs-/Freigabeprozesse bringen verkürzte Durchlaufzeiten und mehr Effektivität
- Strukturierte Sicht auf die Abläufe
- Höchstmögliche Transparenz
- Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme.
- Spart Arbeitszeit und damit Kosten
- Steigert die Effektivität in der Wertschöpfungskette
- Verbessert die Wettbewerbsfähigkeit
top personnel RM
Die digitale Personalakte des top xRM
vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
Die Personalakte des top xRM beinhaltet umfangreiche Möglichkeiten
- zur Verwaltung von Personaldaten
- für das Recruiting und die Abwicklung des Auswahlprozesses zur Besetzung freier Stellen
top xRM bietet Transparenz in der Personalverwaltung und im Recruiting
- Verknüpfung mit SAP HCM → keine parallele Stammdatenpflege
- Zentraler Überblick über alle Personaldaten, wie z.B. Sozialversicherungs- und Steuerdaten, Anträge und Bescheinigungen, Zeugnisse, Beurteilungen, Zertifikate, Weiterbildungen etc.
- Strukturierte Sicht auf den Recruitingprozess
- Entlastung bei Routinearbeiten durch automatisierte Workflows
- E-Mail-Integration von Mail-Clients → jeglicher Schriftverkehr findet in und aus der Akte heraus statt.
- Differenzierte, flexible Zugriffssteuerung durch Nutzung des SAP-Rollenkonzepts
top personnel RM
Die digitale Personalakte mit Workflow-Steuerung
Das Personalmanagement trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -führung und –verwaltung sind die Herausforderungen, vor denen Personaler täglich stehen. Angesichts dieser Themen sind effektive und schlanke Prozesse auch in der Personalabteilung wichtig, so dass die knappe Ressource „Zeit“ möglichst effizient genutzt werden kann. Ein Instrument hierfür ist die digitale Personalakte.
Digitale Akte für das Personalmanagement und die Personalbeschaffung im SAP
Mit der SAP-integrierten Lösung top personnel RM behalten Sie jederzeit die Übersicht über alle wichtigen Informationen eines Mitarbeiters beginnend bei der Bewerbung über die Verwaltung von Verträgen, Zertifikaten, von monatlichen oder jährlichen Personalprozessen bis zum Austritt. Zusätzlich bietet die digitale Personalakte auch eine Lösung für das Recruiting, die den kompletten Auswahlprozess mit der Kommunikation aller Beteiligten inklusive eines Bewerberrankings abbildet.
Gleichzeitig setzt eine differenzierte Rechteverwaltung höchste Sicherheitsstandards und schützt vor unberechtigtem Zugriff.
Entlastung in der Administration
Mit der Automatisierung von Routineaufgaben sorgt top personnel RM für Entlastung in der Organisation. Sie sind jederzeit in der Lage, alle am Prozess Beteiligten (Mitarbeiter, Fachabteilung, Personaler, Vorgesetzte) zu informieren, einzubeziehen und mit diesen zu interagieren. Abläufe und Genehmigungsprozesse lassen sich mit Hilfe des Systems optimieren und effektiver gestalten → Zeitgewinn bei den administrativen Prozessen, der z.B. für die Rekrutierung oder die Personalentwicklung eingesetzt werden kann.
Besondere Funktion der Personalakte
Neben den allgemeinen Funktionen von top xRM gibt es speziell bei der Personalakte die „Ausleihe“ der Akte/Teile der Akte für den Zugriff auf Zeit durch z.B. einen Vorgesetzten
Ergebnis: Überblick, effektivere Prozesse und hohe Sicherheit beim Datenschutz
Technologie
top personnel RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett, keine Medienbrüche!
Die Pflege der Daten findet im SAP HCM statt → automatische Adaption von Änderungen z.B. bei Kostenträgern, Kostenstellenlisten oder Abteilungsbezeichnungen, keine parallele Stammdatenpflege.
Vorteile der digitalen Personalakte in top xRM
- Sicherer Umgang mit sensiblen Personaldaten
- Alle Informationen werden zentral gesammelt und sind auf Knopfdruck verfügbar
- Automatisierte Abläufe entlasten bei Routineprozessen
- Wichtige und sensible Personaldaten sind vor Verlust, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff geschützt.
- Revisionssicherheit
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → Jeder sieht nur das, was er sehen soll.
top personnel RM
Die digitale Personalakte mit Workflow-Steuerung
Zeitersparnis in der Administration, hohe Sicherheit für sensible Personaldaten
Das bedeutet:
- Alle Informationen rund um ein Arbeitsverhältnis stehen standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
- Bewerbungs- und Auswahlprozess für ausgeschriebene Stellen in SAP
- Entlastung bei Routinearbeiten durch automatisierte Workflows
- Strukturierte Sicht auf die Abläufe
- Höchstmögliche Transparenz
- Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme.
- Spart Arbeitszeit und damit Kosten → Steigerung der Effektivität
top project RM
Die digitale Projektakte des top xRM
vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
Mit top xRM
- schaffen Sie Ordnung in allen Projekten
- bilden Sie jede Art von Projekten im Unternehmen ab
- strukturieren Sie die Projekte völlig frei
- integrieren Sie SAP PS-Objekte dynamisch
- bringen Sie alle Projektbeteiligten auf eine einheitliche Informations- und Funktionsplattform
top project RM
Die digitale Projektakte mit Workflow-Steuerung
Im Unternehmen laufen vielfältigste Projekte: Von der Produktentwicklung, der (Re-)Organisation, über komplette Bauvorhaben bis hin zur Einführung von neuer Software. Egal ob Entwicklungs- oder Veränderungsprojekt alle sind meist sehr komplex und gekennzeichnet von einem hohen Dokumentations- und Informationsbedarf aller Beteiligten. Daher sind Struktur und Transparenz unabdingbar für die effektive Projektsteuerung. Planungen, Genehmigungen, Projektfortschritte, Ressourcen, Termine, Budgets und Kosten müssen ständig überwacht werden. Daten aus den unterschiedlichsten Quellen müssen verwaltet und je nach Relevanz den unterschiedlichen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden – z.T. auch an unterschiedlichen Standorten.
Projektmanagement im SAP mit digitalen Akten
top contract RM (Vertragsakte) ist die SAP-integrierte ECM-Aktenlösung für Ihr Projektmanagement. Projekte werden auf einer zentralen Plattform in SAP verwaltet. Relevante Unternehmensdaten aus dem SAP stehen jederzeit zur Verfügung und bilden so die Basis für fundierte Bewertungen von Risiken und Entscheidungen über neue Projekte bzw. laufende Änderungen.
Ergebnis: Gesamtüberblick zu jeder Zeit, Termin- und Kostensicherheit
Der Projektstatus ist auf Anhieb ersichtlich, alle Projekt-Daten sind im direkten Zugriff.
Technologie
top contract RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett!
Vorteile der digitalen Projektakte
- Bringt Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten
- Planungen, Genehmigungen, Projektfortschritte und –änderungen etc. sind nachvollziehbar
- Termine und Budgets werden über das System überwacht
- Strukturierte Projektabwicklung in SAP
- Dokumentierter Workflow und automatisierte Freigabeprozesse
- Revisionssicherheit
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → flexible Vergabe von Berechtigungen auf Knotenebene
top project RM
Die digitale Projektakte mit Workflow-Steuerung
Höchstmögliche Transparenz und effektives Projektmanagement
Das bedeutet:
- Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme.
- Alle Informationen zum Projekt stehen standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
- Fundierte Grundlage für die Ressourcen-, Termin- und Kostenplanung
- Strukturierte Sicht auf alle Vorgänge
- Transparenz
- Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme.
- Spart Arbeitszeit und damit Kosten
- Steigert die Effektivität in der Wertschöpfungskette
- Verbessert die Wettbewerbsfähigkeit
top production RM
Die digitale Fertigungsauftragsakte des top xRM
Verbinden Sie Ihre Fertigungssteuerung mit den Möglichkeiten des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung – schnittstellenfrei integriert in SAP ERP, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
Die Fertigungsauftragsakte wird automatisch zu jedem Fertigungsauftrag erstellt und enthält alle relevanten Informationen zu diesem Prozess.
top xRM bietet im Produktionsumfeld …
- Verknüpfung von Informationen zum Fertigmaterial
- Anzeige von Fertigungszuständen
- Steuerung von Rückmelde-Status im Fertigungsprozess
- Strukturierung des Fertigungsprozesses nach Vorgängen und / oder Arbeitsplätzen
- Automatisierte Dokumentenablage zu einzelnen Fertigungsschritten
- Individuelle anpassbare Genehmigungsprozesse je nach Material, Vorgang, etc.
- Ablage von Prüfzeugnissen
- Workflow-gesteuertes Setzen des Verwendungsentscheids
- Workflow-gesteuerte Freigabe von Warenbeständen
- die ideale Integration in top MES
…mit Aktentypen wie…
- Fertigungsauftragsakte
- Prüflosakte
top production RM
Die digitale Fertigungsauftragsakte mit Workflow-Steuerung
Rund um den Fertigungsprozess gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die beispielsweise
- einzelnen Vorgängen eines Fertigungsauftrags zugeordnet werden müssen
- nur bestimmten Chargen eines Vormaterials zugeordnet werden dürfen oder individuell freigegeben werden müssen – abhängig vom jeweiligen Arbeitsplatz. Diese Freigabe kann zudem Voraussetzung für die Durchführung der nachfolgenden Vorgänge im Fertigungsauftrag sein.
Die SAP-integrierte ECM-Lösung von top xRM für den Fertigungsauftrag
- verwaltet Dokumente revisionssicher und strukturiert mit allen zugehörigen Informationen auf einer zentralen Plattform
- bietet unterschiedliche Freigabe-Prozesse in der Workflow-Steuerung
Nahtlose Verknüpfung erweitert den Überblick
Bei Nutzung unserer MES-Lösung top MES ist eine Verknüpfung zu den Echtzeitdaten der Produktion ganz einfach möglich. So können beispielsweise Rückmelde-Status zu einzelnen Fertigungsvorgängen oder Mengen inkusive Gut- und Ausschuss-Mengen in den Akten angezeigt werden. → Damit wird die Sicht auf einen Fertigungsauftrag mit tatsächlich rückgemeldeten Daten ergänzt.
Mit der Verknüpfung zur Prüflosakte wird zusätzlich der Materialaspekt in den Fertigungsauftrag integriert. Hier werden Prüfzeugnisse verwaltet und genehmigt, der Verwendungsentscheid gesetzt und Warenbestände in den Frei- oder Sperrbestand gebucht. Das gesamte Prüfverfahren wird abgebildet.
→ Erweiterte Sicht auf die Vormaterialien bzw. Vormaterial-Chargen zu einem Fertigungsauftrag.
Vorteil
Die Fertigungsauftragsakte wird zum Cockpit, mit dem Zugang zu allen relevanten Informationen rund um einen Fertigungsprozess.
top production RM
Die digitale Fertigungsauftragsakte mit Workflow-Steuerung
Zentrale Oberfläche bündelt alle relevanten Informationen eines Fertigungsprozesses in SAP
Das bedeutet:
- Lückenlose Dokumentation von Fertigungsaufträgen
- Ganzheitliche Übersicht über einen Auftrag mit der Verknüpfung zu weiteren top flow-Lösungen (z.B. top MES, Prüflosakte)
- Schlanke IT-Infrastruktur durch nahtlose Integration in SAP ERP ohne Subsysteme
Die digitale Materialakte des top product RM
In der Aktenlösung von top product RM ist standardmäßig die digitale Materialakte enthalten.
Hier werden die Materialdaten eines Produktes über den kompletten Lebenszyklus hinweg digital und nahtlos in SAP verwaltet:
- SAP Materialstammdaten
- Datenblätter
- Zeichnungen
- Spezifikationen
- Zertifikate
- Integration bestehender Dokumenteninfosätze
→ Direkte Verwendung der Informationen z.B. im Vertriebsprozess ist möglich.
Zudem finden die Änderungsprozesse inklusive aller Abstimmungen und Freigaben bezüglich dem Material in der digitalen Akte direkt in SAP ERP statt.
- Transparente Steuerung von Materialänderungen
- Integration des Änderungsstamms, der Stückliste und des Arbeitsplans
- Zentrale, digitale Archivierung der beteiligten Dokumente
- Abteilungsübergreifender, papierloser Workflow mit allen Abstimmungs- und Freigabeprozessen
top real estate RM
Die digitale Immobilienakte des top xRM
vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
Die digitale Immobilien-Akte beinhaltet alle Komponenten für ein flexibles Immobilienmanagement in SAP (RE-FX). Sämtliche Kommunikations- und Abstimmungsprozesse finden in der elektronischen Akte statt, alle notwendigen Dokumente werden dort bearbeitet und archiviert.
top xRM ermöglicht
- die standortübergreifende Verwaltung verschiedener Wirtschaftseinheiten inklusive Verträgen und Mietverhältnissen
- ein flexibles Wohnungs- und Immobilienmanagement in SAP
- das einfache, papierlose Handling von mehreren Standorten / Filialen
Alles direkt in SAP. Ohne Medienbrüche. Ohne Subsysteme.
top real estate RM
Die digitale Immobilienakte des top xRM mit Workflow-Steuerung
Die Anzahl an Daten zu einer Immobilie wächst über ihren gesamten Lebenszyklus stetig an. Das Ergebnis ist oft eine unstrukturierte Datenbasis, die dezentral und mit viel Aufwand für Recherchen verwaltet werden muss.
Mit top xRM wird die Immobilienverwaltung wieder effizient und wertorientiert.
Die ECM-Lösung strukturiert und bündelt sämtliche Informationen und Daten, fasst Vorgänge zusammen und steuert Prozesse digital im flexiblen Immobilienmanagement (SAP RE-FX).
Ergebnis: Überblick über die Wirtschaftseinheit, das Mietverhältnis oder einzelne Mieter – zu jeder Zeit
Highlights:
- Verwaltung von Stammdaten, Mieterdaten, Verträgen, Nebenkostenabrechnungen, Mietanpassungen etc. im System
- Möglichkeit der flexiblen Vernetzung unterschiedlicher Informationen
→ Alle Verträge / Mieter / offene Posten / Mahnungen einer Wirtschaftseinheit auf einen Blick etc. - Überwachung von Fristen und Terminen
- Volle E-Mail-Integration → Schriftverkehr findet in der Akte statt
- Workflows steuern Prozesse wie z.B. Abrechnungen oder Mietanpassungen
Erweiterungsmöglichkeiten
Die offene Architektur der Produktsuite bietet eine einfache Erweiterbarkeit auf weitere Aktentypen – wie etwa Buchungskreisakten, Gebäudeakten oder auch die Verknüpfung mit anderen Aktentypen aus dem top xRM Portfolio. Mit der Integration von top project xRM ist z.B. die Steuerung von Bauprojekten denkbar.
Weitere Prozesse wie etwa in der Interessentenverwaltung können über die Workflow-Steuerung abgebildet werden.
Technologie
top xRM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett!
Vorteile der digitalen Immobilienakte top real estate RM
- Einfache kaufmännische und technische Verwaltung von Immobilien papierlos in SAP
- Überblick über Wirtschaftseinheiten, Mieter und Verträgen – zu jeder Zeit
- Eine zentrale Plattform, auf der alle Daten und Informationen digital gebündelt werden
- Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → keine unberechtigten Zugriffe
- Automatisierte Workflows entlasten bei Routinearbeiten
- Nahtlose SAP-Integration hält die IT-Landschaft schlank
top real estate RM
Die digitale Immobilienakte des top xRM mit Workflow-Steuerung
Nachhaltiges und lebenszyklusorientiertes Management von Immobilien
Das bedeutet:
- Mehr Effizienz in der Abwicklung von Routinearbeiten
- Einfachere Erwirtschaftung gewünschter Renditen
- Bestmögliche Transparenz durch vollständige digitale Datenbasis mit hoher Qualität
- Schlanke IT-Infrastruktur durch nahtlose Integration in SAP
top public RM
Die digitale Aktenlösung des top xRM für das Fördermittelmanagement in SAP
vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.
Fördermittel sind ein wichtiger Baustein im Haushalt öffentlicher Einrichtungen. Die Verwaltung der Mittel ist jedoch meist mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden.
Für die Verwaltung dieser Budgets in SAP bietet top xRM eine Lösung, die die Prozesse flexibel im System abbildet. Hier werden alle Daten und Informationen (Antrag, Realisierung, Protokolle, Berichte, Audits, SAP Objekte, E-Mails etc.) digital gesammelt und zentral bearbeitet. Workflows regeln Fristen und Verantwortlichkeiten und geben den papierlosen Geschäftsprozess vor.
Der Status ist auf einen Blick ersichtlich, alle Informationen sind digital verfügbar.
Technologische Basis ist das SAP Folders Management.
top xRM schafft Transparenz und Effizienz in der Verwaltung von Fördermitteln
- Zentrale Abwicklung aller Geschäftsprozesse zu Budgetierung, Beantragung, Verwaltung bis hin zum finalen Reporting von Fördermitteln in SAP
- Integriert den kompletten E-Mail-Verkehr und Freigabeprozesse über alle Phasen hinweg
- Verknüpfung mit SAP Objekten Fördermittel, Zuwendungsgeber und Budgetbelege
Die Lösung für (fast) jeden Geschäfts-
prozess in SAP
Weitere digitale Aktenlösungen sind möglich
top xRM bietet flexible Einsatzmöglichkeiten zur Steuerung von elektronischen SAP-Geschäftsprozessen – unabhängig von der Branche oder der Wirtschaftsform, immer nahtlos in SAP ERP integriert.
Grundlage dafür ist SAP Folders Management / Records Management.
Mit dem generischen Ansatz der ECM-Suite können weitere digitale Aktentypen ganz einfach realisiert werden.
Die Produkt-Suite bietet Standardlösungen für:
Vertrieb, Einkauf, Personal, Maschinen/Anlagen und Fertigungsaufträge sowie für das Management von Verträgen, Projekten, Immobilien und Fördermitteln
Unabhängig davon gibt es vielfältige Optionen für weitere Anwendungsmöglichkeiten.
Anwendungsbeispiele für bereits implementierte Aktentypen
Recruiting-Akte (Bewerbermanagement)
Reklamationsakte
Service-/Ticket-Akte
Transport-/Auslieferungsakte
CRM-Akte
Kreditakte
Gut-/Lastschriftsakte
DIS-Akte (Dokumenteninfosatz-Akte)
Und welche Anforderung haben Sie?
Sprechen Sie uns an – direkt hier!
Adress-Cockpit
Serien-E-Mails aus SAP verschicken – einfach und komfortabel
Die automatische Versendung von News, Informationen oder sonstigen Mitteilungen an Ihre Adressen im SAP-System läßt sich über das Adress-Cockpit in top xRM ganz einfach planen und durchführen.
Für die selektierten Adressen erstellen Sie gezielte, personalisierte E-Mail-Kampagnen.
Diese werden automatisch in den entsprechenden Stammdaten-Akten des top xRM im Bereich Schriftverkehr abgelegt. Damit beinhaltet die Akte die komplette Kommunikation und bietet jederzeit einen Gesamtüberblick über alle Aktivitäten in Bezug auf den Empfänger.
Die Anbindung an Ihren Mail-Client ermöglicht sowohl die Speicherung der Adressen dort als auch die Ablage der einzelnen E-Mails im Postausgang. Erstellung und Versand werden durchgängig protokolliert.
Das Besondere an dem Feature ist die Nachverfolgung:
Die Verwaltung von Rückmeldungen der Empfänger erfolgt im SAP-System. Das Führen von parallelen Excel-Tabellen fällt komplett weg. Zudem sind Erinnerungsmails an die Empfänger, die noch nicht geantwortet haben, möglich.
Das Adress-Cockpit ist standardmäßig im Lieferumfang von top xRM enthalten.
Vorteile des Adress-Cockpits in top xRM:
- Erleichtert die Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Mitarbeiter …) über das SAP-System
- Durchgängige Dokumentation aller schriftlichen Aktivitäten im Schriftverkehr der entsprechenden Akte
- Einfache Selektion der Adressen
- Einheitliche Gestaltung durch Vorlagen
- Verknüpfung mit E-Mail Client, Akte und Stammdaten
- Nachverfolgung erfolgt im System
Adress-Cockpit
Serien-E-Mails aus SAP verschicken – einfach und komfortabel
Auszug aus den Funktionen:
- Serien-E-Mails: Personalisierter Kampagnenversand über E-Mail-Client, Gestaltung durch Vorlagen möglich
- Adress-Suche: Verschiedene Selektionsmöglichkeiten z.B. innerhalb von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern
- Absprung aus der Ergebnisliste in die verbundenen Stammdaten oder Akten
- Favoritenlisten („Meine Adressen“)
- Übertragung der Adressen in den E-Mail-Client, d.h. die Adressen sind z.B. für den Außendienst unterwegs zugänglich
- Beliebige Nachverfolgungsoptionen (z.B. Zusage, Absage zu einer Veranstaltung)
- Selektives Folgemailing an Adressen, für die noch keine Rückmeldung vorliegt
- Einstellungsoptionen für das Mailing: Absender-Adresse, Versendezeitpunkt etc.
- Detailliertes Protokoll über Erstellung und Versand der Kampagne
- Ablage der gesendeten E-Mails im Postausgang des Versenders
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