Die digitale Personalakte des top xRM

top personnel RM

Die digitale Personalakte des top xRM

vereint die Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte als ECM-Lösung in SAP – schnittstellenfrei integriert, ohne aufwendige Subsysteme und damit ohne Medienbrüche.

Die Personalakte des top xRM beinhaltet umfangreiche Möglichkeiten

  • zur Verwaltung von Personaldaten
  • für das Recruiting und die Abwicklung des Auswahlprozesses zur Besetzung freier Stellen

top xRM bietet Transparenz in der Personalverwaltung und im Recruiting

  • Verknüpfung mit SAP HCM → keine parallele Stammdatenpflege
  • Zentraler Überblick über alle Personaldaten, wie z.B. Sozialversicherungs- und Steuerdaten, Anträge und Bescheinigungen, Zeugnisse, Beurteilungen, Zertifikate, Weiterbildungen etc.
  • Strukturierte Sicht auf den Recruitingprozess
  • Entlastung bei Routinearbeiten durch automatisierte Workflows
  • E-Mail-Integration von Mail-Clients → jeglicher Schriftverkehr findet in und aus der Akte heraus statt.
  • Differenzierte, flexible Zugriffssteuerung durch Nutzung des SAP-Rollenkonzepts

 

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Die digitale Personalakte mit Workflow-Steuerung

Das Personalmanagement trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -führung und –verwaltung sind die Herausforderungen, vor denen Personaler täglich stehen. Angesichts dieser Themen sind effektive und schlanke Prozesse auch in der Personalabteilung wichtig, so dass die knappe Ressource „Zeit“ möglichst effizient genutzt werden kann. Ein Instrument hierfür ist die digitale Personalakte.

Digitale Akte für das Personalmanagement und die Personalbeschaffung im SAP

Mit der SAP-integrierten Lösung top personnel RM behalten Sie jederzeit die Übersicht über alle wichtigen Informationen eines Mitarbeiters beginnend bei der Bewerbung über die Verwaltung von Verträgen, Zertifikaten, von monatlichen oder jährlichen Personalprozessen bis zum Austritt. Zusätzlich bietet die digitale Personalakte auch eine Lösung für das Recruiting, die den kompletten Auswahlprozess mit der Kommunikation aller Beteiligten inklusive eines Bewerberrankings abbildet.

Gleichzeitig setzt eine differenzierte Rechteverwaltung höchste Sicherheitsstandards und schützt vor unberechtigtem Zugriff.

Entlastung in der Administration

Mit der Automatisierung von Routineaufgaben sorgt top personnel RM für Entlastung in der Organisation. Sie sind jederzeit in der Lage, alle am Prozess Beteiligten (Mitarbeiter, Fachabteilung, Personaler, Vorgesetzte) zu informieren, einzubeziehen und mit diesen zu interagieren. Abläufe und Genehmigungsprozesse lassen sich mit Hilfe des Systems optimieren und effektiver gestalten → Zeitgewinn bei den administrativen Prozessen, der z.B. für die Rekrutierung oder die Personalentwicklung eingesetzt werden kann.

Besondere Funktion der Personalakte

Neben den allgemeinen Funktionen von top xRM gibt es speziell bei der Personalakte die „Ausleihe“ der Akte/Teile der Akte für den Zugriff auf Zeit durch z.B. einen Vorgesetzten

Ergebnis: Überblick, effektivere Prozesse und hohe Sicherheit beim Datenschutz

 

Technologie

top personnel RM ist SAP-zertifiziert und basiert auf der Technologie von SAP Folders Management / Records Management. Die Applikation wird schnittstellenfrei in SAP integriert → aufwendige Subsysteme entfallen komplett, keine Medienbrüche!

Die Pflege der Daten findet im SAP HCM statt → automatische Adaption von Änderungen z.B. bei Kostenträgern, Kostenstellenlisten oder Abteilungsbezeichnungen, keine parallele Stammdatenpflege.

 

Vorteile der digitalen Personalakte in top xRM

  • Sicherer Umgang mit sensiblen Personaldaten
  • Alle Informationen werden zentral gesammelt und sind auf Knopfdruck verfügbar
  • Automatisierte Abläufe entlasten bei Routineprozessen
  • Wichtige und sensible Personaldaten sind vor Verlust, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff geschützt.
  • Revisionssicherheit
  • Nutzung des bestehenden SAP-Rollenkonzeptes → Jeder sieht nur das, was er sehen soll.

 

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Die digitale Personalakte mit Workflow-Steuerung

Zeitersparnis in der Administration, hohe Sicherheit für sensible Personaldaten

Das bedeutet:

  • Alle Informationen rund um ein Arbeitsverhältnis stehen standort- und zeitunabhängig in digitaler Form auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.
  • Bewerbungs- und Auswahlprozess für ausgeschriebene Stellen in SAP
  • Entlastung bei Routinearbeiten durch automatisierte Workflows
  • Strukturierte Sicht auf die Abläufe
  • Höchstmögliche Transparenz
  • Schnittstellenfreie Integration in SAP vermeidet Medienbrüche und aufwendige Subsysteme.
  • Spart Arbeitszeit und damit Kosten → Steigerung der Effektivität