Im Zuge der Digitalisierung hat sich auch die Art und Weise der Zusammenarbeit ganz erheblich geändert. So setzen sich Teams immer häufiger aus Teilnehmern zusammen, die an ganz unterschiedlichen Orten arbeiten. Der Hauptsitz ist dann zwar vielleicht in Berlin. Mitarbeiter aus der Entwicklung sind aber in Seattle ansässig, Designer in Melbourne. Außerdem müssen noch externe Partner eingebunden werden, die aus Reykjavik und Tel Aviv stammen. Und auch die Berliner Mitarbeiter sind nicht immer im Büro, sondern ab und an im Homeoffice. Das Buzzword der Stunde heißt Collaboration!
Die Collaboration gelingt aber nur dann, wenn alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind: Sie müssen ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifen können, den Fortschritt des aktuellen Workflows kennen und einfach kommunizieren können – in Echtzeit oder asynchron. Collaboration bedeutet: dass Mitarbeiter nicht mehr nur passive Informationsempfänger sind, sondern handelnde Aktivposten. Und das unabhängig davon, ob sie intern oder extern sind, welcher Abteilung sie jeweils angehören oder an welchem Standort sie sich befinden. Das alles geht nur mit einer guten Collaboration-Plattform.
Eine umfassend digitalisierte Zusammenarbeit bzw. Collaboration bringt viele Vorteile mit sich. Mitarbeiter können global verteiltes Wissen nutzen, weil Dokumente dank Collaboration-Tools unabhängig vom Ort zugänglich werden. Die Flexibilität steigt, Arbeitsabläufe werden effizienter, die Produktivität wird gesteigert und die Koordination der Beteiligten optimiert. Auch die Kommunikation wird durch die neue Art der Collaboration optimiert, denn die Zahl der Mails wird wesentlich verringert und entlastet somit alle Beteiligten.
Was nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Kunden freut: Eine verbesserte Zusammenarbeit reduziert die Zeit, die in ein Projekt gesteckt werden muss. Das senkt zum einen die Gesamtkosten, zum anderen wird durch Collaboration die Beziehung zum Kunden gestärkt. Nicht zuletzt profitiert das Innovationspotential eines Unternehmens durch freigewordene Kapazitäten.
All jene Vorteile kommen sowohl dem Kunden zugute als auch dem eigenen Unternehmen. Gelingt die Collaboration, handelt es sich um eine Win-Win-Situation.
Collaboration-Tools müssen eine ganze Menge an Funktionen erfüllen, um Teamwork und eine gelungene Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dazu gehört etwa ein professionalisiertes E-Mailing oder ein abteilungsübergreifendes Dokumentenmanagement. Ferner müssen sie unterschiedliche Hardware-Komponenten miteinander bruchlos verknüpfen, also beispielsweise mobile Geräte mit klassischen Rechnern.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist immer nur dann möglich, wenn alle Beteiligten den gleichen Zugang zu vorhandenem Wissen haben und entsprechende Informationen überarbeiten können. Das ist der Kern jeder Collaboration, ganz egal, in welcher Branche. Und je geringer die Komplexität eines Collaboration-Tools ist, desto effizienter wird die Zusammenarbeit.
In vielen Unternehmen basiert der technologische Kern auf SAP. Entsprechend hat die IT dann erhebliches Interesse, dass ein neues Collaboration-Tool bzw. eine neue Collaboration-Plattform für eine gute Zusammenarbeit im Team zur vorhandenen IT-Einrichtung auf SAP-Basis passt.
Für diesen Zweck ist das SAP-Add-on top xRM die perfekte Collaboration-Software. Sie wird schnittstellenfrei in die vorhandene SAP-Umwelt integriert; andere SAP-Lösungen und sogar MS Teams können problemlos weitergenutzt werden. Mitarbeiter sowie externe Partner werden optimal bei der Arbeit unterstützt. Dafür sorgen das verlässliche Dokumentenmanagement, das ausdifferenzierte Workflowmanagement sowie die Integration der E-Mail-Kommunikation.
Ein weiterer wichtiger Punkt, der die Zusammenarbeit über Grenzen hinweg erleichtert: top xRM kann über eine browserbasierte Oberfläche genutzt werden, die mit SAPUI5 realisiert wurde. Damit finden die Mitarbeiter im Rahmen der Collaboration eine Umgebung vor, die dem Look&Feel von Office-Anwendungen ähnelt.
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