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Das papierlose Büro – digitalisierte Prozesse

Das papierlose Büro – für einige eine Frage der Zeit. Für andere bleibt die Idee trotz der Digitalisierung eher eine Utopie. Eine vom Softwareanbieter Sage beauftragte Studie ergab das Gegenteil: Dreiviertel der 400 befragten Büroangestellten aus Deutschland glauben daran, dass das papierlose Büro der Zukunft sinnvoll ist. 70 Prozent halten es für machbar.

Entgegen dieser Aussagen ergab die Studie auch, dass 56 Prozent der Befragten manchmal und 21 Prozent fast immer ihre E-Mails – ein per se digitalisiertes Format – ausdrucken. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Die Mehrheit druckt Dokumente noch immer aus, um sie weiter zu bearbeiten (61 Prozent). Mehr als die Hälfte bevorzugt es, Dokumente und wichtige Daten in Papierform zu archivieren (52 Prozent). Und ein immer noch erheblicher Anteil nutzt physische Dokumente zur internen Weitergabe (32 Prozent) und zum Lesen (30 Prozent).

Trotz des also noch weit verbreiteten Papiereinsatzes in Unternehmen lässt sich ein Rückgang feststellen – wenn auch nur langsam. Laut Sage-Studie nehmen 54 Prozent der Büroangestellten einen Rückgang von Papier im Unternehmen wahr. 56 Prozent stellen fest, dass Schritte zur Reduzierung von Papier bereits unternommen wurden. Für einen rascheren Fortschritt mangelt es aktuell noch besonders in den Führungsebenen an Änderungsbereitschaft (26 Prozent). Und: Die Angst vor Datenverlust ist dominant (62 Prozent).

Bürokratie ist nicht länger die (Spaß)Bremse

Ein weiteres Problem sind die bürokratischen Vorgaben für Datenschutz und Datensicherheit. Diese zu berücksichtigen, bremst laut der Studie den Wandel zum papierlosen Büro aus. Der Meinung sind 46 Prozent der Befragten. Die Sorge ist allerdings unbegründet:

So begünstigt die im Juli 2016 in Kraft getretene eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Signature) EU-weit die Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente und damit auch das papierlose Büro. eIDAS regelt das Signieren und Beglaubigen elektronischer Dokumente, die dann über Landesgrenzen hinweg verschickt werden können. Verträge können dadurch in kurzer Zeit elektronisch abgewickelt werden, ohne das Risiko einzugehen, wichtige Dokumente auf dem Postweg zu verlieren. Die einzige Voraussetzung ist die Zertifizierung des Unternehmens als Vertrauensdienstanbieter durch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).

Für Deutschland sind außerdem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wichtig. Hier ist festgelegt, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an die IT-gestützte Buchführung stellt.

Bares Geld verstaubt in Aktenschränken

Welche Vorteile ein papierloses Büros mit sich bringt, lässt sich am besten an einem praktischen Beispiel verdeutlichen: Ein alltäglicher Tag im Büro. Dabei ist es unerheblich, ob sich das Szenario im Einkauf oder im Vertrieb, im HR- oder im Finanzbereich abspielt. Angenommen der Abteilungsleiter benötigt ein spezielles Dokument – einen Lieferschein, ein Angebot, eine Bewerbungsmappe oder den Monatsbericht vom vorletzten Quartal. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter die Unterlagen auf Anhieb findet, ist erfahrungsgemäß sehr gering. Entweder die Papiere wurden nicht ordnungsgemäß oder nach dem ganz individuellen System des Kollegen abgelegt. Je nachdem wie alt das gewünschte Dokument ist, steht zu allem Überfluss der Gang ins Archiv bevor.

Mit einem gut funktionierenden und IT-basierten Dokumentenmanagement wäre der Lieferschein, das Angebot, die Bewerbungsmappe oder der Monatsbericht innerhalb von Sekunden im System abrufbar. Der genervte Büromitarbeiter könnte sich einer weitaus wichtigeren Angelegenheit widmen. Das Forschungsinstitut für Rationalisierung der RWTH Aachen schreibt in ihrem ECM-Leitfaden, dass manuelles Dokumentenmanagement 40 bis 60 Prozent der Arbeitszeit einnimmt. Das entspricht 25 bis 40 Prozent der Gehaltskosten und damit 12 bis 15 Prozent des Unternehmensumsatzes. Die Suche nach Dokumenten ist schätzungsweise in 30 Prozent der Fälle erfolglos – die Kosten für falsch abgelegte Dokumente und deren Wiederbeschaffung belaufen sich auf etwa 100 Euro pro Dokument. Die Hälfte aller Dokumente wird kopiert, um sie in unterschiedlichen Zusammenhängen zur Verfügung stellen zu können. Doppelte Buchführung verursacht Personal- und Materialkosten sowie Raumbedarf. Auf den Punkt gebracht: In den Archiven verstaubt bares Geld.

Aber mehr noch: Denn abgesehen von den Kostenersparnissen ermöglicht ein IT-basiertes Dokumentenmanagement effizientere Unternehmensprozesse: Diese laufen durchgängig und sind zu jeder Zeit transparent. Daten sind orts- und zeitunabhängig einsehbar. Darüber hinaus können im System integrierte Daten dazu beitragen, dass Routineprozesse künftig automatisiert ablaufen können. Unternehmen, die das Potenzial der Digitalisierung nicht ausschöpfen und auf gewohnte Prozesse beharren, lassen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil einfach liegen.

DMS: Von haufenweise Papier zu Bits und Bytes

Mit steigendem Informationsaufkommen und der Entwicklung entsprechender Technologien, haben sich unterschiedliche Konzepte entwickelt, elektronische Dokumente im Büroalltag zu verwalten. Den Anfang machten Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Die Idee bestand darin, alle unternehmensrelevanten Dokumente in einer Datenbank nach Kategorien strukturiert abzulegen. Eine Art digitaler Aktenschrank, worin neben Office-Dokumenten auch E-Mails, Bilder, CAD-Zeichnungen und diverse andere Daten, die während der Geschäftsprozesse anfallen, einsortiert werden. Dokumente in Papierform werden zunächst digitalisiert und ebenfalls mit allen anderen elektronischen Dokumenten in den digitalen Aktenschrank eingepflegt, wo sie während ihres gesamten Lebenszyklus bleiben: Dort werden die Daten erfasst, gespeichert, bearbeitet, weitergeleitet, archiviert und am Ende ihres Lebenszyklus gelöscht. Durch das elektronische Archiv können Mitarbeiter viel Zeit sparen und ihre internen Prozesse optimieren, zum Beispiel durch die wesentlich schnellere Auffindbarkeit von Akten. Im Kern geht es also darum, Dokumente elektronisch zu archivieren.

ECM: Dokumente und Prozesse im Flow

Mit dem Internet entwickelten sich in den 1990er-Jahren auch DMS weiter – Enterprise Content Management (ECM) entstand. DMS ist darin als wichtige Teilkomponente integriert. Die Erfassung, Speicherung, Bearbeitung, Weiterleitung, Archivierung und das Löschen sämtlicher Unternehmensdaten ist also auch hier eine wesentliche Aufgabe. Mit integrierten Workflow-Management-Systemen geht ECM aber einen Schritt weiter: Dokumentenbasierte Arbeitsabläufe werden verknüpft, sinnvoll gestaltet und gesteuert. Hier stehen nicht nur digitalisierte Dokumente, sondern vollständig digitalisierte und teils auch automatisierte Unternehmensprozesse im Vordergrund. Der zentrale Gedanke ist, alle Unternehmensdaten fachbereichsübergreifend zugänglich zu machen. Alle beteiligten Mitarbeiter können somit die Prozesse in Echtzeit überblicken und zum richtigen Zeitpunkt aktiv werden. ECM hat auch kulturelle Auswirkungen auf das Unternehmen: Die einzelnen Fachbereiche rücken näher zusammen, indem sie zunehmend auf der gleichen Ebene gemeinsam agieren.

xRM: Jetzt wird es persönlich – mehr Fokus auf Geschäftsbeziehungen

Im bislang letzten Evolutionsschritt hat sich der Fokus auf die Beziehungen der einzelnen Fachbereiche untereinander sogar noch intensiviert. 1998 erschien Extended Relationship Management (XRM) auf der Bildfläche – ein System, das alle möglichen Arten von Beziehungen eines Unternehmens verwaltet. Lange fand das Konzept allerdings kaum Beachtung. Kundenorientierung hat seit vielen Jahren Priorität in der Unternehmensstrategie, sodass sich XRM gegen das bereits etablierte Konzept Customer Relationship Management (CRM) nicht durchsetzen – und dieses auch nicht ergänzen konnte.

2008 feierte xRM – dann mit kleinem „x“ geschrieben – als Anything Relationship Management ein Comeback. Die Idee dahinter: Technik und Logik von CRM zu übernehmen, um weitere Geschäftsbeziehung zu verwalten. xRM bestückt das System mit exakt zugeschnittenen Funktionen, die für die speziellen Anforderungen unterschiedlicher Interessensgruppen eines Unternehmens notwendig sind. So können sämtliche Beziehungsebenen vom Kunden über Lieferanten bis hin zu den Mitarbeitern integriert und aufeinander abgestimmt werden. Und zudem: Materielle Güter wie Fuhrparks und immaterielle Güter wie Verträge, Angebote und Rechnungen lassen sich in die Beziehungsstrukturen einfügen und mithilfe digitalisierter Prozesse im Gesamtkontext des Unternehmens verwalten – Collaboration bzw. eine zukunftsfähige Zusammenarbeit wird damit Realität. Mit dem im System verankerten ECM wird somit auch die Dokumentenwelt mit den Prozessen in Beziehung gebracht.

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