Die Digitalisierung von Unternehmensabläufen bringt jede Menge digitale Dokumente mit sich. Ob SAP-Objekte, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien bis hin zu Audios oder Videos: Je mehr Dokumente unterwegs sind, desto größer ist die Gefahr, den Überblick zu verlieren.
Eine systematische Verwaltung aller Dokumente scheint naheliegend, doch die Wirklichkeit sieht in vielen Unternehmen anders aus. Dokumente werden mehrfach gespeichert und verstreut abgelegt, teils in unterschiedlichen Versionen, es gibt zahlreiche Einzelsysteme, zudem sind manche Dokumente digital, andere jedoch nicht. Die Folgen sind aufwendige händische Suchen, unklare aktuelle Stände und lange Reaktionszeiten bei Nachfragen. Dabei gibt es gerade für SAP-Systeme mit top xRM eine DMS-Lösung, die all die genannten Probleme vermeidet.
Mit top xRM realisieren Sie ein digitales Dokumentenmanagement, das alle Dokumente nahtlos in das SAP-System und Ihre bestehende SAP-Landschaft integriert. Das SAP-DMS realisiert eine enge, nahtlose Verzahnung mit den SAP-Prozessen sowie allen enthaltenen SAP-Objekten und Funktionen.
Anwender von top xRM können in einer einzigen Oberfläche alle Objekte zusammenführen. Hier kann z. B. die SAP-Beleg-/Objektbearbeitung mit typischen DMS-Funktionen verknüpft werden. Workflows können direkt an Dokumenten oder SAP-Objekten hinterlegt werden; Dokumente lassen sich entlang von SAP-Prozessen erstellen und verwalten. Eingebunden werden dabei auch die gängigen E-Mail-Clients, sodass E-Mails erstellt, versendet und abgelegt werden können.
Hinzu kommt, dass Sie mit unserer Dokumentenmanagement-Software für SAP-Systeme sämtliche rechtlichen Vorgaben mühelos einhalten. Dazu trägt im DMS eine ausdifferenzierte Berechtigungssteuerung bei, die den Zugriff auf Dokumente nur für befugte Personen ermöglicht. Außerdem lassen sich Termine definieren, zu denen Dokumente automatisch gelöscht werden. Und das alles in der vorhandenen SAP-Umwelt.
Eine DMS-Software ist die Basis für eine professionelle Dokumentenverwaltung. Mit einem DMS lassen sich sämtliche Dokumenttypen erfassen, bearbeiten, archivieren und teilen sowie Zugriffsrechte steuern. Darüber hinaus können Dokumente blitzschnell gefunden, zurückverfolgt sowie zentral bearbeitet werden.
Das DMS von top xRM bringt nicht nur technologische Vorteile mit sich, sondern auch ganz konkrete Mehrwerte im Alltag von Unternehmen. Zunächst einmal werden mit der DMS-Software in SAP-Systemen sämtliche aktuellen rechtlichen Anforderungen, etwa aus der DSGVO, erfüllt. Das gesamte Handling des Tools sorgt für mehr Effizienz im Arbeitsalltag; Datensilos werden aufgebrochen, Reaktionszeiten spürbar verkürzt und Workflows etabliert. So bleibt mehr Zeit für Kernaufgaben.
Darüber hinaus ist top xRM als SAP DMS ein wesentlicher Baustein für die Digitalisierung von Unternehmen und Geschäftsprozessen und damit für deren Zukunftsfähigkeit. Nicht zuletzt erhält die IT-Landschaft des Unternehmens durch top xRM eine ordentliche Struktur mit einer sauberen Datenablage. Das Dokumentenmanagement-System wird damit zur Basis für mehr Transparenz und für eine erfolgreiche Collaboration über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Der Zugriff kann rund um die Uhr über verschiedene Geräte erfolgen – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt.
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