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Mehr Transparenz in den Prozessen

Digitale Akten in SAP für Einkauf und Vertrieb bei ZOLLERN

Wenn sich die zwei Hälften des größten Kuppeldachs der Welt öffnen, sind präzise Kräfte am Werk: 16 Seilwinden, jede mit einer Zugkraft von 50 Tonnen, hat das Traditionsunternehmen ZOLLERN im National Stadium von Singapur installiert. Sie sorgen zuverlässig dafür, dass bis zu 55.000 Zuschauer in dem Multifunktionsstadion vor dem Monsunregen geschützt sind – oder die Rasenfläche bei Bedarf Sonne und Frischluft bekommt.

Seilwinden für besondere Einsatzzwecke sind nur ein kleiner Ausschnitt aus dem Angebot des metallverarbeitenden Unternehmens: Das Spektrum reicht von der millionenfachen Serienfertigung wenige Zentimeter kleiner Turboladerräder bis hin zu individuell gefertigten und tonnenschweren Schiffsschrauben. Mit 15 Produktionsstandorten ist ZOLLERN weltweit präsent und beliefert Kunden aus anspruchsvollen Branchen wie Energieerzeugung, Fahrzeugtechnik, Luft- und Raumfahrt, mariner Industrie und Maschinenbau. Zugleich sind die Schwaben ihren Wurzeln treu geblieben: Gesteuert wird ZOLLERN seit der Firmengründung vor über 300 Jahren vom Stammsitz in Sigmaringen aus.

Projektüberblick

Die Ziele

  • Bislang analoge Einkaufs-, Vertriebs- und Vertragsakten digital und zentral verwalten
  • Informationen und Dokumente zu Lieferanten und Kunden aktenübergreifend und global finden
  • Dokumente nahtlos zwischen Windows Explorer, Office-Anwendungen und SAP ERP übertragen
  • Standortübergreifend auf Prozessinformationen und -status zugreifen

Die Lösung

  • ECM-Produktsuite top xRM
  • Basiert auf dem SAP Folders Management
  • Einführung der Personalakte als Pilotprojekt, um weitere Digitalisierung zu erproben

Der Nutzen

  • Deutlich reduzierter Aufwand im Handling der Dokumente; Beschleunigung der Prozesse
  • Zugriff auf Dokumente und Informationen durch umfassende, filtergestützte Suche
  • Geführtes Arbeiten entlang etablierter Workflows
  • Extrem hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch neue Funktionen und nutzerfreundliche Bedienoberfläche

Komplexe Abläufe mit hohem Dokumentationsaufwand

ZOLLERN fertigt innovative Metallprodukte für anspruchsvolle Anwendungen

ZOLLERN fertigt innovative Metallprodukte für anspruchsvolle Anwendungen

ZOLLERN versorgt verschiedenste Branchen mit teilweise hochspezialisierten Produkten. Das sorgt für komplexe Prozesse. „Die Anforderungen an Getriebe für Windkraftanlagen unterscheiden sich grundlegend von Feingussteilen für die Luftfahrt. Entsprechend vielschichtig sind die Projektabläufe – vom Vertrieb über die Fertigung bis zum Einkauf“, sagt Norbert Geiger. Er ist Leiter der IT-Abteilung bei ZOLLERN und tief in die Prozesse eingebunden. „Damit sich alles reibungslos abspielt, ist der ungehinderte Informationsaustausch zwischen den Unternehmensbereichen entscheidend.“ Beispielsweise nimmt ein Vertriebsmitarbeiter zunächst Kundenanforderungen und technische Details für ein Feingussgehäuse auf. Im Projektteam wird dann ermittelt, zu welchen Konditionen das Projekt umgesetzt werden kann, bevor der Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellt und sie mit dem Kunden spezifiziert. So entstehen schon in dieser Phase zahlreiche Dokumente, die für unterschiedliche Abteilungen von Bedeutung sind. Wenn konkrete Vertragsverhandlungen starten und schließlich die Produktion beginnt, kommen viele weitere dazu.

Digitale Informationen zusammenführen

Bislang legten die Mitarbeiter bei ZOLLERN papierbasierte Akten an – unter anderem zu Kunden und Lieferanten. Alle Informationen und die gesamte Korrespondenz wurden in Hängeordnern verwaltet. Kommunizierten Vertriebsmitarbeiter mit ihren Kunden, druckten sie danach die E-Mails samt Anhängen aus und sortierten sie ein. So konnte es passieren, dass ursprünglich schon digital vorliegende Angebotsschreiben zunächst gedruckt wurden, um für einen späteren Arbeitsschritt wieder eingescannt und per Mail verschickt zu werden. Aber hatte ein Kollege eine technische Zeichnung aus dem Ordner entnommen, stand sie niemandem sonst zur Verfügung. Dann fand sich nur ein Vermerk, wer das Papier gerade hatte. In der Folge waren Angebots- und Auftragsprozesse intransparent und der aktuelle Status ließ sich nur durch aufwendige und umständliche Suchen abfragen.

Mit der Zeit entwickelte sich ein Nebeneinander von individuellen Ablagesystemen und Workflows. Für Norbert Geiger ein unbefriedigender Zustand: „Der einzelne Mitarbeiter fand für sich vielleicht einen gangbaren Weg. So verwalteten Kollegen die Einkaufsprojekte zum Beispiel über ihren Windows Explorer. Aber es fehlte ein zentraler Ort, an dem alle Informationen zu Kunden, Projekten oder Lieferanten digital und griffbereit zusammenfließen.“ Der Impuls, die Digitalisierung grundsätzlich anzugehen, kam schließlich Anfang 2010: „Kollegen in der Buchhaltung verwalteten bereits Ausgangsrechnungen mit einer Archivierungssoftware und wir sprachen über Möglichkeiten, die digitale Datenorganisation auf andere Bereiche auszuweiten“, sagt Norbert Geiger. Gemeinsam mit anderen Abteilungen erstellte der IT-Leiter einen umfassenden Anforderungskatalog für eine geeignete ECM-Lösung.

Hohe Integration für nahtlosen Dokumentenaustausch

Neben der geforderten Transparenz stand für Norbert Geiger die einfache und konsistente Bedienung ganz oben auf der Liste: „Einige User hatten Vorbehalte gegen die bisherige Nutzerführung im SAP ERP. Aber nur eine Software, die einfach zu bedienen ist, wird vom Nutzer akzeptiert.“ Gefordert waren auch Dinge wie umfassendes Drag&Drop zwischen Windows Explorer, Microsoft Office und SAP ERP. Alle Dokumententypen wie E-Mails, Office-Dateien, PDFs, CAD-Zeichnungen oder ERP-Belege sollten in elektronische Workflows einfließen können. Dazu musste die ECM-Lösung tief in das SAP-System integrierbar sein und zugleich problemlos an Microsoft Windows angebunden werden können. Norbert Geiger: „Gerade die nahtlose Integration in SAP ERP konnten nur wenige Anbieter leisten.“

ZOLLERN sondierte den Markt und nahm schließlich drei Anbieter in die nähere Auswahl. top flow bekam die Gelegenheit, die ECM-Software top xRM in einem Sandbox-System zu präsentieren. „Wir waren von der Verbindung aus tiefer Integration, Funktionsvielfalt und einfacher Benutzung sofort überzeugt“, sagt Norbert Geiger. „Außerdem ist uns in den Gesprächen mit top flow aufgefallen, dass wir auf Nachfragen plausible Antworten bekamen. Sie zeigten, wie flexibel die Software an Spezialanforderungen anzupassen ist – ohne erst ein neues Release zu programmieren.“ Hier spielte top flow einen besonderen Trumpf aus: Denn top xRM ist in der SAP-Programmiersprache ABAP geschrieben. Fehleranfällige und Performance-hungrige Schnittstellen entfallen. So bekam top flow den Zuschlag, die gesamten Vertriebs- und Einkaufsprozesse über digitale Akten abzubilden.

Die Highlights für ZOLLERN

  • Der transparente Status von Angeboten, Verträgen und Projekten sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung
  • Die logisch aufgebaute Oberfläche und die intuitiven Funktionen schaffen eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
  • Dokumente lassen sich ohne Import- und Export-Routinen zwischen Windows und SAP ERP verschieben.
  • top xRM ist direkt in SAP ERP integriert. Schnittstellen sind nicht erforderlich.

Geräuschlose Implementierung

Im September 2010 fiel der Startschuss zur Implementierung der neuen ECM-Software. Um Ressourcen bei ZOLLERN zu schonen, waren neben Norbert Geiger nur zwei weitere Mitarbeiter in das Projekt eingebunden. Von top flow wurde das Projektteam durch VISIO-Präsentationen immer auf dem aktuellen Stand gehalten. „Unser Einsatz war sehr überschaubar und entsprach dem, was top flow angekündigt hatte“, sagt der IT-Leiter. Während der gesamten Zeit konnten die Kollegen aus Einkauf und Vertrieb ungehindert weiterarbeiten. Besonders erfreut war ZOLLERN darüber, dass auch der Aufwand für top flow klar im zuvor genannten Rahmen blieb. Norbert Geiger betont: „Wenn man sieht, dass der Anbieter seriös kalkuliert, schafft das natürlich Vertrauen.“

Am 1. März 2011 kam der Go-live für top xRM – zunächst im Hauptsitz in Sigmaringen. Norbert Geiger und seine Kollegen erstellten Schulungsunterlagen, mit denen Key-User ihre Kollegen zügig in die Software einarbeiteten. Auf diese Weise konnte auch der Roll-out für die zwölf Vertriebs- und mehrere Einkaufsniederlassungen vorbereitet werden.

„Durch top xRM haben wir jetzt eine ECM-Lösung, die über ihre digitalen Akten den ganzen Geschäftsprozess auf einen Blick verfügbar macht. Mit ihr konnten wir standortübergreifende und hocheffiziente Workflows etablieren.“

Norbert Geiger, Leiter der IT-Abteilung bei ZOLLERN

Insgesamt nutzen heute 150 Mitarbeiter aus dem Vertrieb und 50 Mitarbeiter aus dem Einkauf top xRM. Hinzu kommen noch weitere 350 Kollegen, die sporadisch Einblick in die Prozesse benötigen oder auf Akten zugreifen. Für sie alle seien Komfort und Geschwindigkeitsgewinn enorm, sagt Norbert Geiger. Sie könnten nun Kundendaten einsehen und von dort sofort in den Status des zugehörigen Fertigungsauftrags wechseln. Oder sie schreiben Angebots-Mails direkt aus der Akte heraus und alle notwendigen Dokumente werden automatisch angehängt. „Solche Funktionen machend das Arbeiten erheblich leichter“, zeigt sich Norbert Geiger zufrieden. „Vor allem: Wir haben den aktuellen Informationsstand auf einen Blick parat. Das beschleunigt die Workflows und macht uns produktiver.“

User schätzen Komfort und Geschwindigkeit

Entsprechend angetan sind die Mitarbeiter bei ZOLLERN. Bestärkt durch ihre positiven Erfahrungen beschloss das Unternehmen, auch das Vertragsmanagement zu digitalisieren. Hier fehlte bislang die schnelle Übersicht zu Laufzeiten, Fristen und Freigaben in den Verträgen, die dezentral verwaltet wurden. Eine auftrags- oder projektbezogene Zusammenführung war aufwendig: alle Dokumente, Entwurfsfassungen oder Zusatzvereinbarungen mussten erst angefordert und verschickt werden. Heute verwaltet ZOLLERN die Vertragsoriginale zentral im schwäbischen Hauptsitz. Ihre digitalisierten Versionen dagegen lassen sich standortunabhängig abrufen. Über die Vertragsakte aus top xRM sind sie logisch mit den zugehörigen Kundeninformationen und Projektdaten verknüpft. Auch komplexe Sachverhalte lassen sich nun viel schneller klären. „Tatsächlich verwalten wir so auch alle definierten Vertragsvorlagen und Entwürfe aus der Akte heraus“, sagt Norbert Geiger. Und wenn der IT-Leiter auf neue Anforderungen reagieren will, unterstützen ihn zwei besondere Stärken von top xRM: zum einen die umfangreiche Parametrisierung von Funktionen, zum anderen die verwendete Programmiersprache ABAP. Sie macht top xRM für jeden SAP-Entwickler zum offenen System.

ZOLLERN GmbH & Co. KG

  • Standort: Sigmaringen (Hauptsitz)
  • Portfolio: Gießerei- und Schmiedeprodukte, Antriebstechnik, Gleitlagertechnik, Stahlprofile und Maschinenbauelemente
  • Umsatz: ca. 500 Millionen Euro
  • Gründung: 1704
  • Mitarbeiter: 3.000 weltweit (2016)
  • Internet: www.zollern.com

Success Story top xRM – ZOLLERN (PDF)


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