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Stärker durch digitales Informationsmanagement

Mapal setzt auf digitale Akten für Vertrieb und Einkauf

Die MAPAL Fabrik für Präzisionswerkzeuge Dr. Kress KG etablierte erfolgreich digitale Akten für Vertriebs– und Einkaufsprozesse – durch den Einsatz der ECM-Suite top xRM. Die Abkehr vom papierbasierten Aktenarchiv ermöglichte MAPAL elektronische Workflows, die weltweit für mehr Transparenz und Effizienz sorgen.

Um die extremen Kräfte, Vibrationen und Temperaturen in Verbrennungsmotoren schadlos zu überstehen, werden für Motorblöcke besonders widerstandsfähige Metalllegierungen verwendet. Die Werkzeuge zum Bearbeiten der Motorblöcke müssen entsprechend robust und standfest ausfallen und zugleich exakt arbeiten.

MAPAL hat sich unter anderem auf solche Bearbeitungen und Prozesse spezialisiert. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Aalen entwickelt und produziert Werkzeuge für internationale Abnehmer aus der Automobil und Luftfahrtindustrie und dem Maschinen- und Anlagenbau. „Unsere Kunden brauchen häufig komplexe Werkzeuge für mehrere zusammenhängende Bearbeitungsschritte“, sagt Stephan Bommersbach, verantwortlicher Projektleiter im Master Data Management. Gefordert sind zum Beispiel extrem schwingungsarme Bohrwerkzeuge, die auch große Durchmesser bis auf wenige Mikrometer genau arbeiten. Solch technisch hochentwickelte Spezialanfertigungen sind eine der Kernkompetenzen des 1950 gegründeten Familienunternehmens.

Gut dokumentiert – im Archiv

Nicht nur in der Entwicklung und Produktion ist bei MAPAL technisches Wissen entscheidend. Auch die Vertriebsmitarbeiter müssen die Herausforderungen auf Kundenseite genauestens verstehen, um mit ihnen passende Lösungen auszuarbeiten. Entsprechend aufwendig lief die Dokumentation von individuellen Anforderungen, Angeboten und Verträgen. Bis vor wenigen Jahren wurde beispielsweise der umfangreiche E-Mail-Verkehr mit den Kunden – samt technischen Zeichnungen und anderen Anhängen – ausgedruckt und in einer Mappe abgelegt. Sowohl auf seinem PC als auch bei den Ausdrucken entwickelte jeder Vertriebsmitarbeiter sein eigenes Ablagesystem. Mit Vertragsschluss wurde der Inhalt der Mappen dann an ein zentrales Archiv übergeben. Ähnlich gestalteten sich die Verfahren im Einkauf. Auf diese Weise wuchs das Archiv im Laufe der Jahre stetig an.

Fehlende Nachvollziehbarkeit

So strukturiert das zentrale Archiv auch war – es hielt die Prozesse naturgemäß intransparent. Das Management der Dokumente, die Suche nach Kunden- oder Projektinformationen waren aufwendig – und die Verantwortlichen mit der Situation zusehends unzufrieden: „Das System funktionierte. Aber es ging schlicht zu viel Zeit verloren, die beispielsweise im Kundengespräch besser verbracht wäre“, erinnert sich Projektleiter Bommersbach. Obendrein kam das Archiv langsam an seine Kapazitätsgrenzen. Der Impuls, Abläufe digital zu steuern und zu verwalten, kam im Jahr 2012. Stephan Bommersbach: „Bis auf einige im SAP-System generierte Belege gab es kaum digital dokumentierte Geschäftsvorfälle. Jetzt wollten wir das Thema Digitalisierung umfassend angehen.“

Digitalisierung als Gesamtprojekt

Da MAPAL schon lange auf das SAP ERP baut, setzte Bommersbach in einer Testumgebung zunächst das SAP Folders Management auf: „Vieles war hier gut durchdacht. Aber uns fehlten wesentliche Funktionen – wie die Einbindung von Office-Programmen. Außerdem hatten wir konkrete Vorstellungen von der Bedienbarkeit.“ Also wurde nach Drittanbietern gesucht. Der Anforderungskatalog war lang: Der Dokumentenaustausch mit Windows, Office-Programmen oder der verwendeten CAD-Software sollte über Drag&Drop möglich sein. Alle Dokumente sollten sich innerhalb der Lösung logisch mit Projekten, Kunden oder Lieferanten verknüpfen lassen. Prozesse sollten auf einen Blick transparent werden, egal ob der Einstieg über die Auftrags-, die Kunden- oder die Rechnungsnummer erfolgt. Und all das sollte idealerweise schnittstellenlos in die SAP-Technologie integriert sein. Schließlich wurden drei Anbieter zur Präsentation eingeladen. Dabei punktete top flow mit seiner ECM-Suite top xRM. „Wir waren beeindruckt, wie leicht beispielsweise komplette Vertriebsvorgänge über die jeweiligen Akten abgebildet werden. Alle zugehörigen Objekte waren unmittelbar erreichbar. Zudem war die Nutzerführung auffallend klar und ansprechend“, sagt Stephan Bommersbach. Manche speziellen Anforderungen waren zunächst nicht vorgesehen – zum Beispiel die Einbindung von E-Mails aus IBM Notes. „Aber top flow bot uns große Freiheiten, eigene Vorstellungen und Funktionen auch später noch in top xRM zu implementieren.“ Die Verantwortlichen bei MAPAL waren vom Konzept überzeugt und entschieden sich Ende 2012 für digitale Geschäftsprozesse mit top flow.

Projektstart und Durchführung

Zum Jahresanfang 2013 setzte das Projektteam ein Testsystem mit einer angepassten Version von top xRM auf. Alles war verfügbar: Vertriebs- und Kundenakten, Einkaufs- und Lieferantenakten – auch positionsbezogene elektronische Workflows und Genehmigungen.

Angebunden an SAP ERP, konnten die User mit realen Daten und Vorgängen ihre digitalen Vertriebs- und Einkaufsprozesse durchspielen und Abläufe testen. Experten von top flow begleiteten die IT-Abteilung sowohl vor Ort als auch remote. Gemeinsam entwickelten und implementierten sie spezifische Funktionen und passten die Oberfläche den Bedürfnissen von MAPAL an.

„Für uns war der unbürokratische Umgang mit top flow sehr hilfreich“, sagt Stephan Bommersbach. „Wir hatten einen zentralen Ansprechpartner, bei dem alle Fäden zusammenliefen. Fragen hat er umgehend beantwortet und uns neue Funktionen zügig zum Testen bereitgestellt.“ Parallel zur Implementierung wurden ausgewählte Key-User geschult, dann folgten die ersten Sachbearbeiter. Das lief allerdings nicht ohne Überzeugungsarbeit. „Das lag vor allem daran, dass wir unsere Altdokumente nicht digitalisiert und ins System integriert haben – es gab also zwei parallele Verfahren“, sagt Projektleiter Bommersbach. Aber die Vorbehalte schwanden, sobald die Kollegen etwas eingearbeitet waren: „Schnell zeigten sich die Stärken der einfachen Bedienung. Meine Kollegen konnten sich so auf die Vorteile konzentrieren: die Transparenz über den aktuellen Stand von Projekten zum Beispiel oder die einfache Dokumentensuche.“

„Rund 1.000 Kollegen arbeiten bei MAPAL weltweit mit
top xRM – und laufend kommen neue hinzu. Für sie alle haben die Performanz der ECM-Lösung und ihre intuitive, ansprechende Benutzerführung den Einstieg in die digitalen Prozesse leicht gemacht.“

Stephan Bommersbach, Projektleiter im Master Data Management bei MAPAL

Digitaler Blick über den Tellerrand

Die beschleunigten Prozesse werden von MAPAL als großer Gewinn gesehen. Aber auch die Qualität der Zusammenarbeit konnte durch top xRM gesteigert werden: Beispielsweise können Vertriebsmitarbeiter und Techniker jetzt standortübergreifend auf alle für sie relevanten Prozessinformationen und die beteiligten SAP-Objekte zugreifen. Stephan Bommersbach: „Durch die verknüpften Informationen haben die Mitarbeiter einen besseren Überblick über die Prozesse und bekommen ein größeres Verständnis für unternehmensweite Zusammenhänge. Das hilft auch im Gespräch mit den Kunden.“ Ein weiterer großer Vorteil ist der problemlose Rollout der Lösung an anderen Niederlassungen. Innerhalb von zwei Jahren hat MAPAL top xRM in 20 Standorten weltweit implementiert – komplett in Eigenregie. Dabei kam der IT-Abteilung die für top xRM verwendete Programmiersprache ABAP sehr entgegen. Sie ist die zentrale Sprache für alle SAP-Entwickler und ermöglicht tiefgehende Anpassungen in top xRM. Die Investition in top xRM hat sich laut Bommersbach voll gelohnt, durch geringere Druck- und Archivkosten sowie eine rapide Prozessbeschleunigung.

Success Story top xRM – MAPAL Fabrik für Präzisionswerkzeuge Dr. Kress KG



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