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Kein New Work ohne neue Collaboration-Kompetenzen

Warum softwarebasierte Zusammenarbeit das Fundament für die Arbeitswelt von morgen ist

Die Corona-Pandemie hat eine ganze Menge aufgedeckt: zum Beispiel, wie wenig Schulen und öffentliche Einrichtungen digitalisiert sind, wie schwer sich politische Akteure mit dem Management von Logistik tun und wie anfällig eine global eng miteinander verflochtene Wirtschaft ist. Aber es gab auch äußerst positive Erkenntnisse: ganz besonders, dass Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in der Lage sind, sehr schnell sehr wirksame Impfstoffe zu entwickeln.

Auch die Arbeitswelt wurde durch die Krise ziemlich auf links gedreht. Zwar wird seit einigen Jahren viel über New Work gesprochen. Der Wandel geht in der Mehrheit der Unternehmen aber eher langsam voran. Schon beim Homeoffice – ein eher trivialer New-Work-Aspekt – hatten viele Führungskräfte vor der Pandemie erhebliche Vorbehalte. Die Argumente: kaum zu organisieren und nachteilhaft für die Performance. Als dann vor allem im Frühjahr 2020 von einem Tag auf den anderen das Homeoffice für Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zum Alltag wurde, zeigte sich das Gegenteil. Mithilfe von Collaboration-Tools wie MS Teams und Zoom fanden Meetings statt, über eine VPN-Verbindung war der Zugriff auf den Server möglich und viele der Business-Anwendungen lagen ohnehin schon in der Cloud. Etliche Menschen berichteten außerdem davon, viel konzentrierter und effizienter arbeiten zu können – wenn sie nicht gerade parallel für Homeschooling sorgen mussten. Und all das funktionierte nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch über Unternehmensgrenzen hinweg.

Next Level Enterprise-Content-Management und Workflow-Management

Umso verwunderlicher ist es, dass jetzt einige Unternehmen so schnell wie möglich zum „Status quo ante“ zurückkehren wollen. Ende Juli 2021 sprach sich etwa Trigema-CEO Wolfgang Grupp explizit gegen das Homeoffice aus – weil Menschen daheim abgelenkt sein könnten und die Effizienz leide. Wolfgang Grupp wies auch darauf hin, dass die ohnehin schon privilegierten White Collars einen zusätzlichen Vorteil gegenüber den Blue Collars erhalten würden, die ja schließlich nicht remote arbeiten können. Wer eine solche Gerechtigkeitsfrage als vorgeschobenes Argument abtut, macht es sich damit etwas zu einfach. Die Debatte muss gewiss geführt werden. Sie sollte aus unserer Sicht aber nicht als Beharrungsverstärker missbraucht werden.

Abgesehen davon gibt es eine ganze Reihe von Aspekten, die ein wenig am schönen Homeoffice-Schein kratzen. So haben sich die Unternehmen zwar wahnsinnig schnell in der neuen Situation eingerichtet. Vieles war aber doch etwas improvisiert – und durfte es auch absolut sein. Soll das Homeoffice aber dauerhaft zur ernstzunehmenden Alternative werden (und nicht lediglich ein Incentive bleiben), ist jetzt die Zeit für ein paar grundlegende Veränderungen an der technologischen Infrastruktur. Gefragt sind vor allem ein neues Enterprise-Content- und Workflow-Management.

ECM + Workflow = xRM

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich für Unternehmen, sich intensiver mit dem Anything Relationship Management (xRM) zu beschäftigen. Anders als das etablierte Customer Relationship Management (CRM) umfasst das nicht nur die Beziehungen zum Kunden, sondern die Beziehungen eines Unternehmens zu allen möglichen Stakeholdern und Objekten: neben Kunden und Lieferanten beispielsweise auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Immobilien, Verträgen und Material, Projekten und Aufträgen. Zu sämtlichen Beziehungen lassen sich Daten erfassen und Dokumente ablegen.

Zu dieser auch beim CRM üblichen Enterprise-Content-Management-Dimension kommt bei xRM noch eine Workflow-Dimension hinzu. Die statische Sicht wird so um eine dynamische Sicht ergänzt. Das bedeutet konkret: Für die Beziehungen zu Stakeholdern und Objekten wird auch definiert, welche Aufgaben wann vom wem in welcher Weise zu erledigen sind. Beispielsweise bei einer Immobilie, die ein Unternehmen mietet. Statisch sind dazu unter anderem die Stammdaten des Vermieters, der Mietvertrag, technische Zeichnungen und Nebenkostenabrechnungen abgelegt. Ein Workflow bildet vielleicht dynamisch ab, dass die Nebenkostenabrechnungen geprüft und freigegeben werden müssen oder dass rechtzeitig vor Ablauf der Mietdauer eine Evaluation stattfindet. Im HR-Kontext könnten Workflows für regelmäßige Mitarbeitergespräche und deren Dokumentation definiert werden oder für das fristgerechte Löschen von personenbezogenen Daten.

Collaboration: Mit moderner Software keine große Kunst

Zurück zu New Work und Homeoffice. Weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bislang in der Regel auch räumlich eng zusammengearbeitet haben, konnte viel informell erledigt werden. Ohne Zweifel hatte das seinen Charme – allein schon wegen der Socialising-Möglichkeiten. Kaschiert wurde damit aber auch, dass für viele Abläufe klare Vorgaben fehlten. Und gerade das führte zu Ineffizienzen oder zu deutlich ärgerlicheren Konsequenzen.

Arbeiten Menschen vermehrt remote zusammen, muss die Collaboration einen eindeutigen Rahmen erhalten. Dazu gehören verbindliche Konventionen, belastbare Konzepte und die richtigen Tools. Es muss beispielsweise Einigkeit darüber bestehen, wie und wo Dokumente abgelegt werden und auf welche Weise eine Aufgabe getriggert und übergeben wird. Und es braucht das Commitment aller, sich daran zu halten. Beim „Sich-daran-halten“ helfen vor allem Anwendungen, die typische menschliche Schwächen kompensieren, indem sie bestimmte Vorgänge automatisieren. Das kann zum Beispiel so aussehen, dass ein Tool für jede Beziehung eine standardisierte Ordnerstruktur anlegt und Dokumente einheitlich benannt werden. Oder es wird immer dann automatisch ein Workflow oder eine E-Mail an die nächste Person in der Prozessreihenfolge gesendet, wenn die vorangegangene Aufgabe als „erledigt“ markiert wurde. Gelungene Collaboration ist so alles andere als eine Kunst. Gelungene Collaboration ist vor allem das Ergebnis eines systematischen Vorgehens.

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