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Self-Services im Personalwesen: top xRM schließt die Lücken in SAP

Employee Self-Services organisieren nicht nur den Austausch von Daten und Dokumenten, sondern bilden auch Workflows ab.

Wie die Software von top flow Remote-HR-Prozesse unterstützt

Im Homeoffice zu arbeiten, ist in den zurückliegenden Monaten für viele Menschen zur Normalität geworden. Eine Normalität, die sicher auch dann Bestand haben wird, wenn die Corona-Pandemie irgendwann einmal zu Ende ist. Schließlich hat sich herausgestellt, dass es hervorragend funktioniert, wenn Mitarbeiter*innen sich nicht ständig vor Ort treffen. Tatsächlich wirkt sich die Remote-Arbeit sogar oft positiv auf die Ergebnisse aus – etwa, weil die Konzentration höher ist, Ablenkungen dagegen seltener. Perspektivisch können Unternehmen außerdem Kosten senken, wenn sie ihre Office-Flächen reduzieren. Und das Klima profitiert von weniger Berufsverkehr.

Herausgestellt hat sich auch, worauf es für eine erfolgreiche Homeoffice-Kultur ankommt: auf verbindliche Kommunikation, den achtsamen Umgang mit der Zeit der anderen und auf IT-Tools, die aus der Distanz alles ermöglichen, was vor Ort üblich ist, insbesondere Collaboration. Menschen müssen also von überall aus auf ihre gewohnte Software zugreifen, Dateien abrufen und ablegen sowie sich bequem und übersichtlich austauschen können. Und sie müssen abseits ihrer wertschöpfenden Aufgaben administrativen Vorgänge remote managen können. Das betrifft eine ganze Reihe von Prozessen im Personalwesen:

  • Beantragung von Urlaub und Übersicht über genommene und offene Urlaubstage
  • Aktualisierung der eigenen Personaldaten
  • Anzeige einer Schwangerschaft (Mutterschutzberechnung)
  • Anzeige der Geburt eines Kindes
  • Beantragung einer Arbeitszeitänderungen (inkl. Generierung eines Bestätigungsdokumentes mit Signatur)
  • Beantragung von Bescheinigungen
  • Beantragung von Zeugnissen
  • Beantragung der Ausleihe der Personalakte
  • Beantragung von Qualifikationsmaßnahmen und Übersicht über absolvierte Qualifikationen

Austausch und Workflows mit Employee Self-Services

All das und noch mehr ermöglichen Employee Self-Services. Dabei organisieren diese nicht nur den Austausch von Daten und Dokumenten, sondern bilden auch Workflows zu den jeweiligen Vorhaben ab – insbesondere zu Freigaben, Kenntnisnahmen oder das Vier-Augen-Prinzip. Wichtig dabei ist, die Workflows im Zuge des Customizings entsprechend den individuellen Anforderungen zu definieren oder zu erweitern.
Insgesamt geben Self-Services den Mitarbeiter*innen ein hohes Maß an Autonomie und Flexibilität. Für viele trägt das deutlich zur Zufriedenheit bei. Gleichzeitig entlasten Self-Services die Fachbereiche, die sich bislang um die Anliegen der Mitarbeiter*innen gekümmert haben – allen voran die HR-Abteilung. Die gewonnene Zeit kann dann in produktive Aufgaben fließen.

Entlastung für Mitarbeiter*innen

Nach unserer Erfahrung kommt es bei der Etablierung solcher Employee Self-Services vor allem darauf an, dass die Mitarbeiter*innen diese tatsächlich als Entlastung wahrnehmen. Entsteht bei ihnen der Eindruck, sie sollen unentgeltlich zusätzliche Aufgaben übernehmen, ist das für die Akzeptanz problematisch. Zu einer positiven Wahrnehmung trägt deshalb zum einen bei, die Aufgaben, die als Self-Service realisiert werden, mit Augenmaß auszuwählen. Zum anderen ist eine hervorragende User Experience hilfreich: Die Anliegen sollten mit wenigen Klicks erledigt sein.
Hinzu kommt, die Self-Services sauber in die bestehende Prozess- und IT-Landschaft zu integrieren. Hierbei muss das Frontend absolut überzeugen (Fiori/UI5 Oberflächen), die Daten müssen aber auch korrekt ins Backend übermittelt oder von dort abgerufen werden. Insofern sollten Employee Self-Services technologisch eng mit den eingesetzten ERP- beziehungsweise HR-Systemen verzahnt sein. Im SAP-Umfeld ist daher enorm vorteilhaft, wenn die Personalstammdaten, die Personalakten und die Employee Self-Services auf der gleichen Plattform laufen und somit die gleiche Datenbasis vorhanden ist. Mit top xRM lassen sich die Disziplinen in SAP HCM zusammenführen – ohne weitere Schnittstellen oder die Notwendigkeit einer Synchronisation.

Mit dem Dashboard Designer das gesamte Datenpotenzial erschließen

Eine Vielzahl von Widgets stellt bereits vordefinierte Kennzahlen dar – inklusive deren Berechnung unter direktem Zugriff auf die Daten der jeweiligen SAP-Datenbanktabellen. Die Kennzahlen lassen sich mit Parametern flexibel einstellen und in unterschiedlichen Varianten visualisieren, wodurch individuelle Sichten entstehen. So können Ergebnisse für unterschiedliche Zielgruppen und Anwendungsfälle zielgerichtet aufbereitet werden: von aggregierten Aussagen für das Top-Management über Detailinformationen und Echtzeitdarstellungen für die operativ Verantwortlichen in der Fertigung bis zu Infoboards im Shopfloor oder auftragsbezogenen Daten am einzelnen Arbeitsplatz.

Wo die gewünschten Erkenntnisse nicht mit den bereits vorgefertigten Kennzahlen getroffen werden können, also individuelle Daten und Berechnungen notwendig sind, können diese dem Dashboard Designer mithilfe von spezifisch erstellten OData Services zugänglich gemacht werden – samt einer nahezu beliebigen grafischen Darstellung und Visualisierung. So kann dann auf die gesamte Datenbasis des zugrundeliegenden SAP-Systems zugegriffen werden, was auch Auswertungen weit jenseits der Produktionssphäre ermöglicht. Darüber hinaus lassen sich weitere Komponenten integrieren – von Fotos und Dokumenten über Content aus dem Internet bis zu Drittanwendungen.

Dashboards und Reports werden den Nutzergruppen typischerweise über das SAP Fiori Launchpad zugänglich gemacht. Die User Experience fügt sich also nahtlos in die SAP-Fiori-Standards ein.


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