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Vom Papier- ins Digital-Zeitalter

WEIDMANN stellt Verkauf und Versand auf digitale Akten um

Bislang hatte WEIDMANN – Spezialist für zellulosebasierte Isolationen – die Dokumente aus Verkauf und Versand in Dossiers aus Papier organisiert. Diese wurden durch digitale Akten abgelöst, die auf der ECM-Produktsuite top xRM basieren und gemeinsam mit top flow eingeführt wurden. WEIDMANN hat so nicht nur die Kosten reduziert. Der gesamte Vertriebsprozess ist heute wesentlich effizienter, die Qualität ist gestiegen. Sie sind häufig hellgrün, stehen am Straßenrand und fallen kaum auf. Aber sie sind extrem wichtig für unser Leben. Denn diese Transformatorenstationen sorgen dafür, dass Strom mit der richtigen Spannung zuhause oder im Office aus der Steckdose kommt.

Projektüberblick

Die Ziele

  • Die jährlich 15.000 Papier-Dossiers durch digitale Akten ablösen
  • Den Aufwand für die Suche nach Informationen und die Übergabe von Dossiers erheblich verringern und den Prozess beschleunigen
  • Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Fachbereichen und Standorten verbessern
  • Transparenz über den aktuellen Fortschritt gewinnen

Die Lösung

  • ECM-Produktsuite top xRM
  • Basiert auf dem SAP Folders Management
  • Einführung an allen Standorten weltweit

Der Nutzen

  • Deutlich reduzierter Aufwand im Handling der Dokumente; Beschleunigung des Prozesses
  • Paralleles Arbeiten an einem Dossier möglich; Zugriff auf alle Informationen von allen Standorten aus
  • Geführtes Arbeiten entlang von definierten Workflows
  • Reduzierung der Kosten für Ausdrucke und Lagerung

Auf der Strecke zwischen dem Elektrizitätswerk und uns Endverbrauchern sind einige Transformatoren mit unterschiedlichen Leistungen installiert. Sie alle wandeln Strom um – das ist immer eine riskante Angelegenheit. Deshalb ist das Innere von Transformatoren extrem gut isoliert. Mit Öl. Und mit zellulosebasierten Elementen, die die Leitungen und Wicklungen aus Kupfer ummanteln und zusammen mit dem Öl die elektrische Isolation bilden. Solche Isolationslösungen für Hochleistungstransformatoren fertigt die WEIDMANN Electrical Technology AG. Hauptsitz ist Rapperswil in der Schweiz, wo das Unternehmen 1877 von Heinrich Weidmann gegründet wurde – damals als Pressspan- und Kartonfabrik. Heute unterhält WEIDMANN mehr als 30 Produktions- und Forschungsstandorte in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien. Knapp 3.000 Mitarbeiter haben 2015 einen Umsatz von 332 Millionen Schweizer Franken erwirtschaftet. Zu den Kunden gehören Hersteller von Leistungs- und Verteiltransformatoren, Energieversorger und Industrieunternehmen.

Umfassende Dokumentation zu Verkauf und Versand

„Mit den meisten Kunden arbeiten wir seit Jahren oder Jahrzehnten eng zusammen“, sagt Stefan Truniger, Head of Corporate Development bei WEIDMANN. „Dennoch ist jedes Projekt anders, weil bei jedem Transformator spezifische Rahmenbedingungen zu beachten sind. Dabei geht es um die jeweilige Bauweise und die Abmessungen der einzelnen Komponenten. Es geht aber auch um Umweltfaktoren – zum Beispiel um den genauen Standort – und um Einschränkungen beim Transport.“ Also fertigt WEIDMANN die meisten Isolationslösungen in Losgröße 1 nach den individuellen Anforderungen des Kunden. Das setzt voraus, dass der verantwortliche Vertriebsmitarbeiter bei einer Anfrage zunächst sämtliche technischen Details aufnimmt – in der Regel gehören auch Zeichnungen dazu. Die Unterlagen werden dann zur Prüfung an die Technische Abteilung weitergeleitet, die an den Vertrieb zurückmeldet, ob das Vorhaben realisiert werden kann und mit welchem Aufwand zu rechnen ist. Auf Basis dieser Informationen kalkuliert der Mitarbeiter im Vertrieb einen Preis und erstellt ein Angebot für den Kunden – das entweder sofort oder nach ein paar Anpassungen angenommen wird. So entstehen schon im Laufe der Bestellung zahlreiche Dokumente. Noch mehr kommen hinzu, wenn die Isolation produziert ist und an den Kunden versendet werden kann – vor allem Prüfberichte und Zertifikate.

Nahtlose SAP-Integration war Pflicht

Sämtliche Dokumente wurden bei WEIDMANN bislang in Dossiers organisiert – und zwar als Papierausdrucke, lose in einer Mappe verwahrt, jedes etwa einen halben Zentimeter dick, rund 15.000 pro Jahr. Würden alle Dossiers aufeinander gestapelt, ließe sich die Spitze des Eiffelturms innerhalb von zwei Jahren erreichen. „2013 haben wir damit begonnen, unsere Organisation und die Prozesse systematisch zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Dabei wurde schnell klar, dass unsere Papier-Dossiers einige Nachteile mit sich bringen“, so Stefan Truniger. Die Suche nach Informationen war zeitintensiv. Dossiers konnten immer nur von einem Mitarbeiter genutzt werden. Und die Übergabe der Papphefter war mit einem hohen Aufwand verbunden – vor allem, wenn verschiedene Standorte in einen Vorgang involviert waren. Außerdem entstanden unnötige Kosten für die vielen Ausdrucke und die Archivierung.
WEIDMANN entschied sich deshalb, die Dokumentation von Verkauf und Versand vollständig zu digitalisieren. Wichtig war dem Isolationsspezialisten dabei zum einen, dass die Mitarbeiter die Ablage mühelos und nah am Prozess vornehmen können. Zum anderen sollten sich wirklich alle Dokumententypen verarbeiten lassen – also Belege, die im eingesetzten SAP-ERP-System entstehen, ebenso wie E-Mails, Office-Dokumente, CAD-Zeichnungen und so weiter. Stefan Truniger: „Mit diesen funktionalen Anforderungen stand für uns von Beginn an fest, dass wir eine Lösung benötigen, die eine performante Integration von SAP, Lotus Notes und Microsoft Office bietet. Eine geeignete ECM-Software (Enterprise Content Management) zu finden, war eine echte Herausforderung. Denn kaum eine Lösung hatte eine überzeugende SAP-Anbindung an Bord.“ Zwar schlugen fast alle Anbieter – darunter auch sehr große Player – vor, die eigene ECM-Software über Schnittstellen an SAP anzubinden. Diesen Weg wollte WEIDAMNN aber nicht gehen. Ein hoher Aufwand für Implementierung und Wartung stand einem eher mittelmäßigen Ergebnis gegenüber.

Gutes Handling war für Mitarbeiter wichtig

Durch die Empfehlung eines IT-Providers wurde WEIDMANN schließlich auf top flow aufmerksam – und damit auch auf die ECM-Lösung top xRM. „Nach der vergeblichen Suche waren wir von top xRM sehr angetan, weil die Lösung unmittelbar in SAP ERP integriert ist – genau das, was wir wollten“, sagt Stefan Truniger. Aufgrund dieser nahtlosen Einbindung lassen sich nicht nur Daten ohne Probleme austauschen. Es ist auch möglich, aus der top-xRM-Ansicht zur entsprechenden Transaktion in SAP ERP zu springen und umgekehrt. Aber noch mehr sprach für die Software von top flow. So etwa die hohe Nutzerfreundlichkeit. Anwender finden sich auf der Oberfläche schnell zurecht, verschiedene Funktionen – beispielsweise das Verschieben von Dokumenten per Drag & Drop – machen das Handling komfortabel. Entscheidend war dieser Aspekt für WEIDMANN, weil einige Mitarbeiter mit Bedenken auf die Veränderungen des gewohnten Vorgehens blickten. Um sie zu gewinnen, musste die Lösung die tägliche Arbeit tatsächlich erleichtern. Dazu sollten neben dem bequemen Handling auch die Workflows beitragen, die sich mit top xRM aufbauen lassen. Die Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, mit einem Klick die nächste Aufgabe im Prozess an den verantwortlichen Kollegen zu übergeben – samt Termin. Den Status behalten sie im Blick und können so bei Bedarf nachfassen.

Die Highlights für WEIDMANN

  • top xRM ist direkt in SAP ERP integriert. Schnittstellen sind nicht erforderlich.
  • Das Handling ist für die Mitarbeiter sehr komfortabel – dazu tragen die übersichtliche Oberfläche, die intuitiven Funktionen und die Workflows bei.
  • Auch die auftragsbezogene Beschaffung konnte eingebunden werden.
  • SAP-Belege lassen sich einfach über Lotus Notes per E-Mail versenden, eine digitale Genehmigungsroutine ist dabei hinterlegt.

top flow Berater sind kritische Ratgeber

Anfang 2014 begann ein Team aus WEIDMANN-Mitarbeitern und Beratern von top flow mit der Realisierung der digitalen Akten für Verkauf und Versand auf Basis von top xRM. Eine wichtige Aufgabe war dabei, die vielen individuell in SAP ERP konfigurierten Transaktionen und Prozesse sauber in den Akten abzubilden. Außerdem musste die auftragsbezogene Beschaffung integriert werden. Noch während der technischen Umsetzung begann WEIDMANN bereits mit der Schulung von wichtigen Multiplikatoren in den Fachbereichen. Sie sollten so von der neuen Lösung überzeugt werden und intern die Rolle von „Change Agents“ übernehmen. Anfang September ging top xRM am Hauptsitz in Rapperswil live, es folgten nacheinander die Standorte in den USA und Mexiko, in Kroatien, den Niederlanden und der Ukraine. Bis 2017 soll der Roll-out abgeschlossen sein.
„top flow hat uns in allen Phasen des Projekts hervorragend unterstützt: von der technischen Implementierung über das Change Management bis zum internationalen Roll-out“, so Stefan Truniger. „Besonders hat uns gefallen, dass die Berater manche unserer Ideen kritisch hinterfragt haben – auch wenn das für sie bedeutet hat, auf zusätzliches Geschäft zu verzichten.“

Amortisierung nach einem Jahr

Modernste Technologie in der Produktion bei WEIDMANN

WEIDMANN nutzt modernste Technologie in der Papierherstellung

Die anfangs zum Teil skeptischen Mitarbeiter von WEIDMANN haben die ECM-Lösung sehr schnell sehr schätzen gelernt – weil sie leicht zu bedienen ist und jedem Einzelnen eine Menge Vorteile bringt. Und auch WEIDMANN als Unternehmen spürt den Nutzen deutlich: Durch den konsequenten Verzicht auf Ausdrucke spart das Unternehmen jährlich zwischen 30.000 und 40.000 Franken. Zudem sanken die Kosten für die Archivierung und den Transport von Dossiers. Hinzu kommt, dass heute keine Zeit mehr für die Suche nach einem Dossier anfällt. Früher hat das durchschnittlich 15 Minuten gedauert.

Stefan Truniger: „Aufgrund dieser Effekte hat sich die Einführung schon nach etwa einem Jahr für uns amortisiert. Fast noch wichtiger ist für uns aber, dass wir die Qualität im Vertrieb steigern konnten: Wir erstellen Angebote heute wesentlicher zügiger und absolut korrekt, weil immer alle Informationen vollständig vorliegen. Unsere Kunden registrieren das sehr positiv. Mit den digitalen Akten differenzieren wir uns spürbar von den Mitbewerbern.“ Wegen der insgesamt hervorragenden Erfahrungen mit top xRM will WEIDMANN den Einsatz der digitalen Akten auch auf andere Bereiche ausweiten. So sollen künftig die Qualitätsdossiers für das Reklamationsmanagement digitalisiert werden. Und auch im Einkauf wird top xRM in Zukunft eingesetzt werden.

„Mit der ECM-Software top xRM sind wir in rasantem Tempo vom Papier- ins Digital-Zeitalter gesprungen. Und das mit erheblichem Effekt: Wir haben die Qualität im Vertrieb deutlich erhöht und gleichzeitig die Durchlaufzeiten von Projekten massiv gesenkt. Außerdem sind wegen des Verzichts auf Papier die Kosten spürbar gesunken.

Stefan Truniger, Head of Corporate Development bei WEIDMANN“

WEIDMANN Electrical Technology AG

  • Standort: Rapperswil, Schweiz (Hauptsitz)
  • Portfolio: Zellulosebasierte Isolationslösungen für den Einsatz in Transformatoren
  • Umsatz: 332 Millionen Schweizer Franken (2015)
  • Mitarbeiter: 3.000 weltweit (2015)
  • Internet: www.weidmann-electrical.com

 

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