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Transparente Prozesse mit BPM

Business Process Management ist zunächst eine Methode zur Prozessoptimierung. Erst dann kommen Tools, also technische Lösungen, ins Spiel.

Business Process Management – das Konzept wird schon seit mehr als einem Jahrzehnt diskutiert, so richtig in der Praxis angekommen ist es bislang aber noch nicht. Vor allem nicht im Mittelstand. Ein Grund dafür ist vermutlich, dass viele Unternehmen BPM nicht wirklich vermissen – und so genau auch gar nicht wissen, was sich dahinter verbirgt und was es nutzt. Wie so vieles ändert sich aber auch das im Zuge der Digitalisierung. Denn wer seine Prozesse digitalisieren will – und das wollen fast alle Unternehmen –, muss sie genau kennen. Unsere Erfahrung in zahlreichen Projekten zeigt aber: Die meisten Unternehmen wissen nur sehr vage, wie ihre Prozesse aussehen. Sauber dokumentiert sind sie fast nirgends. BPM setzt genau hier an und ist damit gewissermaßen eine notwendige Bedingung für die erfolgreiche digitale Transformation.

Methode statt Technologie

Ein zweiter Grund für die BPM-Ablehnung dürfte sein, dass das Business Process Management häufig als technologische, toolorientierte Aufgabe betrachtet wird. Wer BPM bei sich einführen möchte, benötigt demnach erst einmal eine Lösung – die eine hohe Investition erfordert und zusätzlichen Aufwand verursacht. Diese Sichtweise ist aber falsch oder zumindest ziemlich unvollständig. Denn beim Business Process Management geht es zunächst einmal um eine ganzheitliche Methode, die die Prozesse in den Mittelpunkt rückt. Ziel ist es, diese effizient zu gestalten und dadurch Kosten zu senken und Zeit zu sparen, ohne dabei Qualitätsverluste hinnehmen zu müssen – ganz im Gegenteil. Das setzt in jedem Fall voraus, die verschiedenen Prozesse im Unternehmen genau zu kennen. Konkret bedeutet das: die Prozesse in ihre Einzelschritte zu gliedern, diese in eine logische Reihenfolge zu bringen – unter Berücksichtigung sämtlicher Abhängigkeiten – und ihnen Abteilungen und/oder Personen zuzuweisen.

Allein diese erste Stufe eines methodisch verstandenen Business Process Managements sorgt in vielen Unternehmen für ein Aha-Erlebnis. Denn werden Prozesse auf diese Weise transparent gemacht, fällt schnell auf, wo es hakt. Einzelne Abläufe wurden beispielsweise über Jahre auf eine bestimmte Weise ausgeführt, einfach, weil es immer schon so war. Sinnvoll und effizient ist das Vorgehen aber nicht unbedingt. In Projekten bekommen wir auch immer wieder mit, dass ein Prozess von unterschiedlichen Personen oder Abteilungen unterschiedlich gehandhabt wird. Das fällt den Beteiligten zum ersten Mal in einem gemeinsamen Workshop auf. Zum Problem wird diese individuelle Auslegung von Prozessen dann, wenn dadurch mögliche Synergien ungenutzt bleiben oder die Verständigung untereinander erschwert wird. Und das ist nach unserer Erfahrung fast immer der Fall.

BPM pragmatisch einführen

BPM lohnt sich für jedes Unternehmen – das lässt sich guten Gewissens sagen. Die Frage ist allerdings, mit welchem Aufwand und mit welchen Tools es umgesetzt wird. Aus unserer Sicht sollten Unternehmen, die bislang noch gar keine Erfahrung auf dem Gebiet gesammelt haben, ganz pragmatisch beginnen: Am besten wählen sie einen einzelnen Prozess aus, von dem sie vermuten, dass eine Digitalisierung spürbaren Mehrwert bringt. In den internen Vertriebs- und Einkaufsprozessen steckt meistens einiges an Potenzial. Der ausgewählte Prozess wird in einem Workshop besprochen und grafisch festgehalten. Dafür ist keine spezielle BPM-Lösung erforderlich, PowerPoint, Word oder ein Flipchart reichen aus. Wichtig ist allerdings, dass der Prozess wirklich vollständig und im Detail skizziert wird. Gibt es unterschiedliche Varianten, sollten auch diese festgehalten werden. Das so entstandene Prozessdiagramm stellt den Ist-Zustand dar und gibt allen Beteiligten – auch den externen Dienstleistern – einen guten Überblick. Auf dieser Basis lässt sich der Prozess dann analysieren und neu modellieren. Der Soll-Zustand sollte ebenfalls wieder in einem Diagramm dargestellt werden. Dieses bildet die Vorlage für die Implementierung des Prozesses und alle weiteren Aktivitäten – beispielsweise die Einführung von IT-Lösungen, die einzelne Prozessschritte oder den gesamten Prozess unterstützen.

Einzelschritte im Vertriebsprozess

 

IT-Abteilung als Treiber

Haben Unternehmen mit einzelnen Projekten erste BPM-Erfahrungen gesammelt, können sie den Ansatz auf sämtliche Prozesse im gesamten Unternehmen ausrollen. Zu diesem Zeitpunkt werden dann auch spezielle BPM-Tools interessant. Diese sorgen für eine verbindliche Form der Darstellung von Prozessen, ermöglichen einen sehr hohen Detailgrad und senken mittelfristig den Aufwand. Häufig ist es auch möglich, unterschiedliche Soll-Varianten durchzuspielen und miteinander zu vergleichen.

Der IT-Abteilung fällt bei all dem eine entscheidende Rolle zu – auch wenn es nicht in erster Instanz um das IT-System geht. Sie kennt in der Regel sämtliche Fachbereiche gut und kann deshalb die Einführung und die Umsetzung von BPM zielgerichtet anleiten. Außerdem profitiert die IT selbst von sauber aufgenommenen Prozessen, sobald es gilt, diese systemseitig abzubilden.

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