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Näher zusammenrücken – Kooperationen im Vertrieb

Ein effektiver Vertrieb muss mehr denn je auf Kooperation setzen.

Im Vertrieb von heute kommt es vor allem auf eins an: Dem anspruchsvollen Kunden sofort alle offenen Fragen zu beantworten und ihm rasch ein verbindliches Angebot zu machen. Es geht also um Wissen und Tempo. Und das in einer Zeit, in der Produkte und Dienstleistungen variantenreicher und vielschichtiger denn je sind und immer häufiger individuell nach den spezifischen Anforderungen des Kunden konfiguriert werden. Wer hier nicht abliefert, verliert schnell Interessenten an den nächsten Wettbewerber. Denn warten will heute keiner mehr lange.
Für den Vertrieb hat das zwei Konsequenzen: Erstens muss er sich viel intensiver mit anderen Fachbereichen abstimmen – vor allem mit der Technischen Klärung, mit der Produktion und mit dem Einkauf –, um alle erforderlichen Angaben für ein Angebot zusammenzubekommen. Und zweitens muss diese Abstimmung sehr rasch ablaufen. Das heißt: Der Vertrieb muss die Kooperation innerhalb des eigenen Unternehmens erheblich ausbauen und verbessern. In den vergangenen Jahren wurde das oft mit nachgelagerter Priorität gemacht. Um es freundlich zu sagen.
Dabei haben es viele Unternehmen längst verstanden, wie wichtig eine gute Kooperation ist. Nicht nur im Vertrieb. Bestätigt wird diese Einschätzung durch eine Studie des Instituts für Mittelstandsforschung von 2017: Von 1.400 befragten Verantwortlichen in KMUs halten 75 Prozent eine engere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und 63 Prozent eine stärkere Kooperation mit anderen Unternehmen für essentiell, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

Bedingungen für eine gute Zusammenarbeit

Klar ist aber auch: Zusammenarbeit bedeutet Aufwand und passiert nicht mal eben so. Erst recht, wenn die Kooperationspartner, sowohl Kunden als auch andere Fachbereiche, an unterschiedlichen Standorten angesiedelt sind – zum Teil auch in mehreren Zeitzonen. Es drängt sich also die Frage auf, wie eine optimale Zusammenarbeit funktionieren kann und welche die kritischen Faktoren sind.

Verbindliche Standards

Jeder Mensch hat seine eigenen Vorlieben und Gewohnheiten. An sich ist das nicht schlecht – ganz im Gegenteil, denn gerade aus dieser Individualität entstehen persönliche Bindungen, die besonders im Vertrieb eine große Rolle spielen. Damit verschiedene Menschen aber gut zusammenarbeiten können, benötigen sie für bestimmte Aspekte der Kooperation Standards. So muss zum Beispiel klar geregelt sein, wie Dokumente erstellt, benannt und abgelegt werden. Weil sich nur so sicherstellen lässt, dass sich alle Beteiligten zurechtfinden. Ebenso muss definiert sein, wie die Kooperation im Vertrieb gestaltet ist, welche Arbeitsschritte aufeinander folgen. Zudem ist es sinnvoll, Standards für die Entscheidungsfindung festzulegen. Im Vertrieb dient das dann zum Beispiel dazu, die Konditionen zu bestimmen, die einem Kunden eingeräumt werden können.

Klare Zuständigkeiten

Eng mit den Standards verbunden sind die Zuständigkeiten. Denn es ist nicht nur wichtig zu wissen, wie der Vertriebsvorgang abstrakt aufgebaut ist. Es muss auch klar sein, welche Person für welche Aufgaben verantwortlich ist, welche Pflichten und welche Kompetenzen sie hat. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der Workflow zügig vorangetrieben wird und nicht ins Stocken gerät, weil sich niemand für den nächsten Schritt interessiert. Geregelt sein muss auch, wer im Prozess anderen Personen Weisungen erteilen kann – etwa wenn Termine für eine Rückmeldung nicht eingehalten werden.

Einheitliche Informationsbasis

Die Personen, die an einem Vertriebsvorgang beteiligt sind, sollten auf eine einheitliche Informationsbasis zugreifen können. Wobei es in der Regel sinnvoll und notwendig sein wird, abgestufte Berechtigungen zu vergeben. Betroffen sind dabei sämtliche Dokumente, die direkt zu einem Einkaufsvorgang gehören – von den Anforderungen des Kunden über CAD-Zeichnungen aus der Entwicklung bis zu allen Angebotsversionen und schließlich der Bestellung. Wichtig ist aber auch, dass die Beteiligten den Status des Vorgangs stets nachvollziehen können.

Kommunikation

Auch wenn Standards gesetzt, Verbindlichkeiten geregelt und eine Informationsbasis geschaffen ist – letztlich lebt jede Kooperation von der Kommunikation der Partner. Sie müssen sich über Herausforderungen austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten. Und sie müssen Signale für den Fortgang des Prozesses senden. All das kann unstrukturiert passieren – zum Beispiel in einem Telefonat oder persönlich bei einer Begegnung auf dem Flur. Besser ist es aber in der Regel, wenn auch hier systematisch gearbeitet wird. Denn so werden Missverständnisse vermieden und ist sichergestellt, dass die Botschaft des Absenders beim Adressaten ankommt.

IT ist das Mittel zum Zweck

Kurz gesagt: Entscheidend für eine gute Kooperation ist, dass die Beteiligten eindeutige Vorgaben vereinbaren und sich auch daran halten. Das erfordert zunächst ein gewisses Maß an geistiger Anstrengung, um überhaupt sinnvolle Regeln zu finden. Und es erfordert den Willen, sich diesen zu beugen, auch wenn das manchmal umständlich erscheint. Ist das gegeben, sind IT-Lösungen ein sinnvolles Werkzeug, um Kooperationen im Vertrieb täglich zu realisieren. Denn mit deren Hilfe lassen sich regelbasierte Workflows etablieren und Informationen systematisch ablegen.

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