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Einkauf 4.0 – digitale Prozesse sind die Voraussetzung

Ohne Digitalisierung geht im Einkauf nichts mehr.

Wer an Industrie 4.0 denkt, denkt in der Regel an Produktion und Logistik: In Smart Factories tauschen sich intelligente und vernetzte Maschinen und Anlagen, Teile und Produkte miteinander aus und organisieren die Wertschöpfung eigenständig. Über die Rolle des Einkaufs wird dagsegen deutlich weniger nachgedacht – und gesprochen. Gerade deshalb ist die Vorstudie „Einkauf 4.0 – Digitalisierung des Einkaufs“ vom Fraunhofer IML und dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik interessant. Ausgangspunkt für die Autoren ist die These, dass die Digitalisierung dem Einkauf ermöglicht, eine strategische Rolle im Unternehmen einzunehmen. Um der Vermutung nachzugehen, wurden Einkaufsverantwortliche und CPOs von 25 Unternehmen und zwei Hochschulen nach ihrer Einschätzung befragt. Die eigene Bedeutung für die Digitalisierung des Unternehmens schätzen die Einkäufer äußerst positiv ein: 72 Prozent von ihnen sehen den Einkauf als aktiven Gestalter und Wegbereiter bei der Umsetzung von Industrie 4.0. 28 Prozent bezeichnen den Einkauf sogar als Vorreiter und Treiber. Als Mitläufer nimmt sich keiner der Befragten wahr.

Einkauf muss Strukturen und Prozesse digitalisieren

Um Industrie 4.0 aber tatsächlich umsetzen zu können, ist laut der Studie Transparenz die wichtigste Voraussetzung. Industrie-4.0-relevantes Wissen muss in klaren Strukturen und für alle verfügbar bereitgestellt werden. Eine weitere Aufgabe: Der Einkauf muss seine Strukturen und Prozesse digitalisieren – denn nur so kann er in Echtzeit reagieren und aussagekräftige Informationen liefern. Wahr ist, dass die Unternehmen daran arbeiten. Nur 23 Prozent geben in der Studie an, dass noch keine Digitalisierungsaktivitäten realisiert wurden oder sich gerade in der Umsetzung befinden. Dennoch ist das Potenzial längst nicht ausgeschöpft. Teilweise hakt es noch an den Basics.
So ist unter dem Stichwort E-Procurement in den vergangenen Jahren zwar bereits einiges geschehen. Unterschiedliche Beschaffungsplattformen haben sich etabliert, der elektronische Datenaustausch ist mittlerweile auch in mittleren und kleinen Unternehmen angekommen. Abgewickelt wird darüber aber vor allem der Einkauf von standardisierten Materialien. Bei nicht-standardisierten Produkten sieht es nach wie vor ganz anders aus. Es besteht hoher Abstimmungsbedarf über Fachbereichsgrenzen hinweg, es entstehen zahlreiche Dokumente – und es fehlt eine durchgängige IT-Unterstützung.

Komplexe Abstimmung mit vielen Beteiligten

Das führt dann beispielsweise zu diesem Szenario: Um den Auftrag eines großen Kunden erfüllen zu können, benötigt die Produktion eine spezielle Werkzeugmaschine. Was diese Maschine genau leisten muss, geht aus den Anforderungen des Kunden hervor. Die hat der Vertrieb bereits aufgenommen – Gesprächsnotizen, E-Mails, Skizzen des Kunden – lokal abgelegt und zumindest teilweise an die Produktionstechnik weitergeleitet. Die Produktionstechnik soll nun spezifizieren, welche Werkzeugmaschine eingekauft werden soll. Auch dabei entstehen wieder Dokumente, die diesmal lokal bei der Produktionstechnik abgelegt werden. Und jetzt ist der Einkauf an der Reihe: Er soll nach den Vorgaben der Produktionstechnik Angebote bei verschiedenen Herstellern einholen. Leider geht das nicht so einfach, weil ihm dafür Informationen fehlen. Also stimmt sich der Einkauf mit der Produktionstechnik ab, fragt beim Vertrieb nach und geht vielleicht auch noch einmal direkt auf den Kunden zu. Wenn er endlich alles zusammengetragen hat, setzt sich der Einkauf mit verschiedenen Lieferanten in Verbindung – die ihrerseits Nachfragen haben. Irgendwann liegen die Angebote vor, intern ist eine Entscheidung getroffen – natürlich auch mit viel Abstimmung zwischen allen beteiligten Abteilungen – und der Einkauf kann die benötigte Werkzeugmaschine bestellen. Bis dahin sind massenhaft Dokumente entstanden – E-Mails, Word- und Excel-Dokumente, gescannte Skizzen und SAP-Belege. Hier den Gesamtüberblick zu behalten, Termine zu überwachen und den unterschiedlichen Beteiligten regelmäßig den Status mitzuteilen, ist für den Einkauf eine enorme Herausforderung. Eine Herausforderung, die sich lohnt – denn am Ende steht ein neuer Auftrag, ein zufriedener Kunde und vermutlich einige Folgeaufträge.

Digitale Dokumente allein genügen nicht

Auch wenn im Einkauf nach wie vor Papier vorkommt – beispielsweise dann, wenn Freigaben nur mit einer Unterschrift auf einem Ausdruck möglich sind: Die meisten Dokumente liegen heute bereits digital vor. Für einen durchgängigen und damit effizienten Prozess sorgt das aber noch nicht. Denn in der Regel werden Informationen zu einem Vorgang lokal abgelegt und sind nicht miteinander verknüpft. Das macht es für die Beteiligten schwer, den Stand eines Projekts im Blick zu behalten – zumal dann, wenn sie nicht aus der Gleichen Abteilung kommen. In der Folge kommt es zu einer redundanten Datenhaltung. Nachrichten zum Fortschritt des Vorhabens gelangen nur mit Verzögerungen vom Absender zum Adressaten. Und Informationen müssen aktiv eingeholt werden. Die mangelnde Digitalisierung verursacht einen unnötigen Aufwand und kostet das Unternehmen Zeit und damit auch Geld.

Digitale Prozesse: monitoren und steuern

Wesentlich effektiver ist eine zentrale und vernetzte Ablage sämtlicher Daten. Innovative IT-Lösungen sind heute in der Lage, alle zu einem Projekt – also etwa dem Einkauf einer Werkzeugmaschine – anfallenden Dokumente automatisch so zu strukturieren, dass sie leicht auffindbar sind und fachbereichsübergreifend zur Verfügung stehen. Sie digitalisieren zudem den gesamten Einkaufsprozess. Denn wenn Dokumente digital, zentral und strukturiert abgelegt sind, lassen sich darüber auch Abläufe monitoren und steuern: Der Vertrieb kann also direkt erkennen, ob der Einkauf bereits Angebote angefordert hat und wo genau der Gesamtprozess steht. Der Einkauf wiederum kann die Produktionstechnik automatisch über den Eingang der Angebote informieren und um eine technische Bewertung bis zu einem festen Termin bitten. Diese erfolgt dann natürlich ebenfalls digital und nach definierten Vorgaben.

Der Einkauf 4.0 ist damit natürlich noch nicht realisiert. Aber nur wenn die internen Prozesse einwandfrei laufen und Dokumente standort- und zeitunabhängig verfügbar sind, lassen sich weitere Szenarien umsetzen. Der Einkauf kann so nicht nur eine strategische Rolle einnehmen. Er kann auch wirklich zum Treiber der Digitalisierung im Unternehmen werden.

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