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Mittelstand: Mehr ECM wagen

Es ist ein bisschen paradox. Seit Jahren haben mittelständische Unternehmen die digitale Transformation im Fokus und realisieren mit zunehmendem Engagement ambitionierte Projekte. Gleichzeitig berücksichtigen sie dabei einen Bereich auffallend wenig: den Umgang mit Content. Zumindest war das in der Vergangenheit so, wie die Studie „ECM im Mittelstand“ des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2017 zeigt. Demnach haben von den befragten Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern lediglich 32,7 Prozent eine Lösung für das Enterprise Content Management (ECM) im Einsatz. Bei den Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es 90,1 Prozent.

Für diese Zurückhaltung sind zwei Gründe denkbar. Erstens ist das Thema ECM erst einmal eher unsexy. Vor allem deshalb, weil alle Welt von Apps mit unglaublicher User Experience oder von Drohnen im Shopfloor spricht. Und zweitens drängt sich der Nutzen eines systematischen digitalen Umgangs mit Content nicht unbedingt auf. Schließlich läuft ja bereits vieles über den Rechner – von der Erstellung und Ablage von Office-Dateien über die Kommunikation via E-Mail bis zur Verarbeitung von Daten in ERP-, CRM- und sonstigen Systemen. Was nach wie vor auf Papier vorhanden ist, kann leicht in den herkömmlichen Aktenordnern organisiert werden. Das alles klappt gut.

Plausibel sind diese Gründe aber nur dann, wenn ECM mit der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten gleichgesetzt wird. Das greift aber viel zu kurz. Denn Content umfasst viel mehr als nur die herkömmlichen Dokumente. Zudem geht es auch um die Prozesse eines Unternehmens. Diese werden über den Content organisiert, automatisiert, ausgeführt und überwacht – und zwar End-to-End.

Digitalisierung, Kollaboration und Compliance

Das war ansatzweise auch schon in der Vergangenheit so. Die contentbasierte Prozesssteuerung wird aber immer wichtiger, weil sich die Rahmenbedingungen ändern. Und zwar erheblich. Dabei sind aus unserer Sicht vor allem drei Bereiche relevant, die miteinander in Zusammenhang stehen.

1. Digitalisierung von GeschäftsprozessenFür viele Unternehmen – auch für mittelständische – ist es ein wichtiges Ziel, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Und das möglichst End-to-End. Auf diese Weise wollen sie nicht nur ihre Effizienz und Flexibilität steigern, sondern auch die Qualität in Bezug auf die Produkte und Services sowie auf die Interaktion mit den Kunden. Dafür setzen sie in erster Linie auf ERP-Lösungen. Häufig stammen die von SAP. Das Problem dabei: Die Geschäftsprozesse lassen sich zwar meist tatsächlich durchgängig abbilden. Die Systeme decken dabei aber nicht sämtliche Prozessschritte ab. Und so entstehen während eines Vorgangs unzählige E-Mails, Word- und Excel-Dateien oder handschriftliche Notizen, die irgendwo abgelegt werden – nur nicht an einer zentralen Stelle und schon gar nicht im Kontext des Gesamtprozesses. In der Folge geraten Geschäftsprozesse immer wieder ins Stocken, weil Informationen nicht korrekt oder nicht zügig übergeben werden. Um es auf eine simple Formel zu bringen: Der analoge Prozess braucht in der Wirklichkeit  einen digitalen Zwilling.

2. Zusammenarbeit in Teams

Dass in Teams zusammen an einem Projekt gearbeitet wird, ist natürlich nicht neu. In den vergangenen Jahren hat die Kooperation aber enorm zugenommen. Dabei gehören nicht nur die Mitarbeiter aus den verschiedenen Fachbereichen eines Unternehmens zu einem Team, sondern häufig auch Partner, Lieferanten oder Kunden. Auch deshalb sind die Mitglieder selten während der gesamten Projektdauer gemeinsam an einem Ort. Insofern ist es zentral, allen Beteiligten während der Kollaboration stets den Zugriff auf die relevanten Informationen zu ermöglichen. Mit papierbasierten Dokumenten ist das nicht möglich. Und auch das Hin-und-her-mailen von Dateien ist keine zufriedenstellende Lösung.

3. Steigende Compliance-Anforderungen

Eine ganze Reihe von Initiativen auf unterschiedlichen politischen Ebenen hat dazu geführt, dass Unternehmen mehr und strengere Regeln beim Umgang mit Dokumenten einhalten müssen. Im Mittelpunkt steht dabei der Datenschutz. So auch bei der im Frühjahr 2018 in Kraft getretenen DSGVO der EU, die sich auf personenbezogene Daten bezieht. Unternehmen müssen unter anderem sicherstellen, dass nur Berechtigte Zugang zum Content haben und dass Dokumente fristgerecht vernichtet werden.

 

Viel mehr als Archivierung

Mit einer ECM-Lösung lassen sich bei allen drei Bereichen erhebliche Effekte erzielen – jedenfalls dann, wenn der Funktionsumfang der Software stimmt. Diese sollte es nicht nur erlauben, die unterschiedlichen Contenttypen in elektronischen Akten zusammenzuführen und revisionssicher zu archivieren. Mit ihr sollten sich auch Workflows etablieren, steuern und überwachen lassen. Voraussetzung für beides ist, dass sich die Business-Objekte, die Daten und die Funktionen des ERP-Systems in die ECM-Lösung integrieren lassen. Wichtig sind außerdem ein detailliertes Berechtigungskonzept und Routinen für die fristgerechte Löschung von Content. Ist all das gegeben, lassen sich Informationen entlang eines End-to-End-Prozesses ohne Medienbruch übermitteln, können die Mitglieder eines Teams von überall aus und zu jeder Zeit auf alle Dokumente, Daten und Vorgänge eines Prozesses zugreifen und sind die rechtlichen Vorgaben leicht zu erfüllen. Hinzu kommt: Wenn Unternehmen eine ECM-Lösung einsetzen und auf papierbasierte Dokumente verzichten, reduziert das aus vielen Gründen den administrativen Aufwand – etwa, weil jeder Content mit wenigen Klicks gefunden wird. Gleichzeitig sinken die Kosten, da Papier, Drucker und Platz für die Archivierung physischer Akten kaum noch benötigt werden.

Drei Regeln für die Implementierung

Die Einsicht, dass der Einsatz einer Enterprise-Content-Management-Lösung ein wesentlicher Teil der Digitalisierung ist und einen spürbaren Mehrwert bringt, kommt nun offenbar immer mehr im Mittelstand an. Denn zwar liegt der Anteil der Unternehmen, die bereits eine ECM-Lösung nutzen, aktuell lediglich bei einem Drittel – wie oben beschrieben. Aus der schon zitierten Bitkom-Studie geht aber auch hervor, dass 17 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen die Erstbeschaffung einer ECM-Lösung planen. Damit würde dann immerhin die Hälfte der Teilnehmer eine solche Software verwenden.

Die Einführung einer ECM-Lösung ist in der Regel vergleichsweise rasch und mit geringem Aufwand möglich. Damit diese nach dem Go-live das volle Potenzial entfaltet, sollten Unternehmen aber auf ein paar Punkte achten:

1. Geschäftsprozesse aufnehmen und gestalten

Dokumente entstehen entlang von Geschäftsprozessen. Daher ist es unbedingt ratsam, vor der Einführung der Technologie die einzelnen Prozesse Schritt für Schritt zu beschreiben und ihnen jeweils Content zuzuordnen. So wird sichergestellt, dass später alles verlässlich abgedeckt wird. Werden Geschäftsprozesse in dieser Form dokumentiert, fällt häufig auch auf, wo sie optimiert werden können. Das ist zwar ein Nebeneffekt. Es lohnt sich aber, ihn mitzunehmen. Sinnvoll ist es dabei, nicht alle Prozesse auf einmal anzugehen. Stattdessen sollten Erfahrungen in einem Fachbereich gesammelt werden, die dann sukzessive übertragen werden.

2. Governance-Vorgaben definieren und transparent machen

In großen Unternehmen sind es die Mitarbeiter meistens gewohnt, die klar definierten Geschäftsprozesse und die daraus abgeleiteten Workflows einzuhalten. Im Mittelstand wird das dagegen häufig deutlich lockerer gehandhabt. Soll eine ECM-Lösung den gewünschten Nutzen bringen, muss sich das ändern. Governance-Vorgaben müssen definiert und transparent gemacht werden. Ebenso muss klar kommuniziert werden, dass deren Einhaltung obligatorisch ist. Damit die Mitarbeiter bei diesem Change mitmachen, sollten sie frühzeitig einbezogen werden. Das umfasst auch, dass sie sich einbringen können. Gerade bei der Optimierung der Prozesse ist ihr Wissen enorm hilfreich.

3. Integration statt Anbindung über Schnittstellen

Bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen spielt in den meisten Unternehmen das ERP-System eine zentrale Rolle. Eine ECM-Lösung sollte daher möglichst reibungslos mit diesem interagieren. Die Anbindung über eine Schnittstelle ist dafür deutlich schlechter geeignet als die nahtlose Integration der ECM-Lösung in das ERP-System. Denn bei der Integration greift die ECM-Lösung unmittelbar auf sämtliche Content-Elemente und Funktionen zu, die sich im ERP-System befinden. Bei einer Anbindung werden die Informationen lediglich abgerufen und separat vorgehalten – wenn das überhaupt möglich ist.


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