top Themen

Übersicht

Innovation in Sicht – dank Kooperationen im Einkauf

Innovationen – fast schon zum Buzzword mutiert, sind sie dennoch der Katalysator unserer Gesellschaft. Alles soll innovativ sein, sonst hat es beinahe keine Bedeutung mehr. Von innovativen Ideen, Produkten und Services über innovative Geschäftsmodelle bis hin zu innovativen Staaten ist alles dabei. Irgendwie auch nachvollziehbar, denn allein der Begriff weckt eine Menge positive Assoziationen. Innovationen versprechen etwas Neues und mit Sicherheit auch etwas Besseres. Und das lässt sich mit großer Wahrscheinlichkeit gewinnbringend vertreiben. Die meisten Unternehmen haben allerdings ein Problem: Ihnen fällt es nicht leicht, Innovationen zu entwickeln.

Der Einkauf könnte dabei künftig eine Schlüsselrolle einnehmen und zum Innovationstreiber werden. Das deshalb, weil er schon heute über ein breites horizontales und vertikales Netzwerk verfügt – im Unternehmen und darüber hinaus. Mitarbeiter aus dem Einkauf bekommen daher eine Menge mit, sie erfahren, wo Herausforderungen liegen, und lernen sehr früh neue Technologien kennen, die als Basis für Innovationen dienen können. Zur strategischen Aufgabe des Einkaufs wird es deshalb immer mehr, sämtliche Eindrücke und Inspirationen zu sammeln und systematisch weiterzugeben. Gleichzeitig dürfen sie ihre operativen Aufgaben – vor allem die Abwicklung konkreter Beschaffungsvorgänge – nicht vernachlässigen. Natürlich – Innovationen haben dazu beigetragen, dass viele Routinetätigkeiten im Einkauf automatisiert ablaufen. Gerade bei der Beschaffung von komplexen Produkten und Dienstleistungen sind aber weiterhin Erfahrung und Kommunikationstalent von Menschen gefragt.

Kooperationen als Schlüssel zum Erfolg

Die Fähigkeit zur Kooperation ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den Einkauf von heute. Und zwar sowohl aus strategischer als auch aus operativer Sicht. Denn mit einer guten Zusammenarbeit lassen sich Ziele wesentlich besser oder überhaupt erst erreichen. Ein Beispiel: Unternehmen genügt es immer seltener, bei Lieferanten einfach ein Produkt oder eine Dienstleistung aus dem Standardprogramm zu bestellen. Um selbst innovativ arbeiten zu können, sind stattdessen individuelle Lösungen gefragt, die in manchen Fällen sogar erst noch entwickelt werden müssen. Eingebunden sind dabei natürlich die betroffenen Fachbereiche. Der Einkauf steuert und moderiert aber die gesamte Kooperation, die sich manchmal über Jahre erstrecken kann. Ähnlich ist es auch bei weniger aufwändigen Beschaffungsvorgängen. Der Einkauf erfasst die Anforderungen des jeweiligen Fachbereichs und stimmt sich mit ihm ab, er nimmt Kontakt zu verschiedenen Anbietern auf und holt Angebote ein, er bewertet die Angebote, diskutiert sie intern und gibt den Anbietern Feedback – und das alles so lange, bis die neue Maschine oder das neue IT-System gekauft ist. Dass Kooperationen für Unternehmen insgesamt an Bedeutung gewinnen, bestätigte das Institut für Mittelstandsforschung im Rahmen einer Studie von 2017: Von 1.400 befragten Verantwortlichen in KMUs halten 75 Prozent eine engere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und 63 Prozent eine stärkere Kooperation mit anderen Unternehmen für essentiell, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

Bedingungen für eine gute Zusammenarbeit

Klar ist aber auch: Zusammenarbeit bedeutet Aufwand und passiert nicht mal eben so. Erst recht, wenn die Kooperationspartner an unterschiedlichen Standorten angesiedelt sind – zum Teil auch in mehreren Zeitzonen. Es drängt sich also die Frage auf, wie eine optimale Zusammenarbeit funktionieren kann und was die kritischen Faktoren sind.

Verbindliche Standards

Jeder Mensch hat seine eigenen Vorlieben und Gewohnheiten. An sich ist das nicht schlecht – ganz im Gegenteil, denn gerade aus dieser Individualität entsteht Kreativität und damit auch Innovation. Damit verschiedene Menschen aber gut zusammenarbeiten können, benötigen sie für bestimmte Aspekte der Kooperation Standards. So muss zum Beispiel klar geregelt sein, wie Dokumente erstellt, benannt und abgelegt werden. Weil sich nur so sicherstellen lässt, dass sich alle Beteiligten zurechtfinden. Ebenso muss definiert sein, wie die Kooperation im Einkauf gestaltet ist, welche Arbeitsschritte aufeinander folgen. Zudem ist es sinnvoll, Standards für die Entscheidungsfindung festzulegen. Im Einkauf dient das zum Beispiel dazu, aus mehreren Angeboten das Beste auszusuchen – nach Kriterien, die für die internen Stakeholder und die Lieferanten nachvollziehbar sind.

Klare Zuständigkeiten

Eng mit den Standards verbunden sind die Zuständigkeiten. Denn es ist nicht nur wichtig zu wissen, wie der Beschaffungsvorgang abstrakt aufgebaut ist. Es muss auch klar sein, welche Person für welche Aufgaben verantwortlich ist, welche Pflichten und welche Kompetenzen sie hat. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass der Workflow zügig vorangetrieben wird und nicht ins Stocken gerät, weil sich niemand für den nächsten Schritt interessiert. Geregelt sein muss auch, wer im Prozess anderen Personen Weisungen erteilen kann – etwa wenn Termine für eine Rückmeldung nicht eingehalten werden.

Einheitliche Informationsbasis

Die Personen, die an einem Beschaffungsvorgang beteiligt sind, sollten auf eine einheitliche Informationsbasis zugreifen können. Wobei es in der Regel sinnvoll und notwendig sein wird, abgestufte Berechtigungen zu vergeben. Betroffen sind dabei sämtliche Dokumente, die direkt zu einem Einkaufsvorgang gehören – von den Anforderungen des Fachbereichs über die Angebote der Lieferanten bis zur Bewertung für die Auswahl. Wichtig ist aber auch, dass die Beteiligten den Status des Vorgangs stets nachvollziehen können.

Kommunikation

Auch wenn Standards gesetzt, Verbindlichkeiten geregelt und eine Informationsbasis geschaffen ist – letztlich lebt jede Kooperation von der Kommunikation der Partner. Sie müssen sich über Herausforderungen austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten. Und sie müssen Signale für den Fortgang des Prozesses senden. All das kann unstrukturiert passieren – zum Beispiel in einem Telefonat oder persönlich bei einer Begegnung auf dem Flur. Besser ist es aber in der Regel, wenn auch hier systematisch gearbeitet wird. Denn so werden Missverständnisse vermieden und ist sichergestellt, dass die Botschaft des Absenders beim Adressaten ankommt.

IT ist das Mittel zum Zweck

Kurz gesagt: Entscheidend für eine gute Kooperation ist, dass die Beteiligten eindeutige Vorgaben vereinbaren und sich auch daran halten. Das erfordert zunächst ein gewisses Maß an geistiger Anstrengung, um überhaupt sinnvolle Regeln zu finden. Und es erfordert den Willen, sich diesen zu beugen, auch wenn das manchmal mühevoll erscheint. Ist das gegeben, sind IT-Lösungen ein sinnvolles Werkzeug, um Kooperationen im Einkauf täglich zu realisieren. Denn mit deren Hilfe lassen sich regelbasierte Workflows etablieren und Informationen systematisch ablegen.

Dieses Thema könnte Sie auch interessieren

E-Book: Die Komplexität im Unternehmen beherrschen

Bei vielen Beschaffungsvorgängen werden mit unterschiedlichen Fachbereichen und externen Partnern auf der ganzen Welt kooperiert. Dadurch hat die Komplexität in den Unternehmen in den vergangenen Jahren enorm zugenommen. Diese lässt sich zwar nicht reduzieren, jedoch lässt sie sich beherrschen. Wie das geht erfahren Sie
in unserem kostenlosen E-Book.

zumdownload

 


Artikel teilen:

Übersicht