Welche Unterlagen müssen laut BVV Pflicht ab 2027 digital archiviert werden?
Zukünftig müssen unter anderem folgende Unterlagen digital vorgehalten werden:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
- Immatrikulationsbescheinigungen (bei Werkstudenten)
- Sozialversicherungsrelevante Erklärungen von Arbeitnehmern (z. B. zu Kindern im Ausland oder zum Verzicht auf die Rentenversicherung)
- Unterlagen zu Entsendungen und Auslandseinsätzen
💡Die digitale Personalakte als Lösung
Um die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, setzen viele Unternehmen auf eine digitale Personalakte auf Basis eines modernen Dokumentenmanagementsystems. Damit werden Personalunterlagen strukturiert, revisionssicher und datenschutzkonform verwaltet. Zugriffsrechte, Protokollierungen und Löschfristen lassen sich zentral steuern.
Damit ist sie weit mehr als eine reine Dokumentenablage. Sie verbindet Dokumentenmanagement mit Prozesssteuerung und unterstützt Personalabteilungen im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Einstellung bis zum Ausscheiden eines Mitarbeiters.
Wie unsere digitale Personalakte Sie unterstützt
Unsere digitale Personalakte top personnel macht Personalprozesse einfacher, schneller, sicherer und transparenter. Alle Mitarbeiterunterlagen sind zentral gespeichert, leicht auffindbar und orts‑ sowie zeitunabhängig verfügbar – das verbessert die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht Homeoffice. Durch die Integration in Microsoft 365 und Tools wie dem Document und Process Designer werden Routineaufgaben automatisch unterstützt, Freigaben und Genehmigungen beschleunigt und alle Schritte revisionssicher protokolliert.
Zusätzlich lassen sich digitale Signaturen durch Lösungen wie XiTrust Moxis oder DocuSign nahtlos einbinden. So können Unterlagen direkt digital unterschrieben und weiterverarbeitet werden, ganz ohne Papier.
Damit erfüllen Sie mit unserer digitalen Personalakte die BVV Pflicht ab 2027 sicher und profitieren gleichzeitig von effizienteren HR-Prozessen.
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