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Drittmittelmanagement in SAP: TU Berlin modernisiert Verwaltung

Die TU Berlin modernisiert ihre Verwaltung grundlegend: Statt Papierchaos und Insellösungen setzt sie auf ein digitales Projekt‑, Vertrags‑ und Kontenmanagement mit top xRM – und schafft damit die Grundlage für ein modernes Drittmittelmanagement in SAP. Das Ergebnis: transparente Prozesse, schnellere Freigaben und ein Verwaltungssystem, das zur Spitzenforschung passt.

Deutsche Universitäten erbringen herausragende Leistungen in Forschung und Lehre. Ihre Verwaltungen gelten aber häufig noch als zäh und träge, oder schlicht: unsexy – insbesondere für internationale Spitzenkräfte und Drittmittelgeber.

Auch die TU Berlin kennt dieses Dilemma. Mit über 32.000 Studierenden und 7.400 Mitarbeitenden ist sie ein echter Hotspot für Top-Wissenschaft in den MINT-Fächern. Doch die Verwaltung erstickte lange Zeit in kleinteiligen Prozessen. Um gegenzusteuern, setzt sie nun konsequent auf Digitalisierung.

 

Modernes Drittmittelmanagement in SAP für internationale Spitzenforschung

„Wir nutzen seit Jahren eine moderne IT-Architektur. Dennoch laufen viele Prozesse noch immer nicht vollständig digital”, berichtet Adina De Nobile, Projektleiterin Digitalisierung in der Verwaltung an der TUB. „Auch betroffen davon war unser Projekt- und Vertragsmanagement – zentrale Verwaltungsthemen und damit wichtige Erfolgsfaktoren.“

Papierprozesse und Insellösungen machten die Förderanträge bisher intransparent, fehleranfällig und zeitintensiv. Zusätzlich erschwerten sie den Aufbau eines modernen Arbeitsumfelds mit Homeoffice-Regelungen und flexiblen Arbeitszeiten. Adina De Nobile: „So gab es einen ganzen Strauß an guten Argumenten, endlich zu handeln.“

 

Eine digitale Lösung für das Projekt- und Vertragsmanagement

Dazu setzten sich Verantwortliche und Experten der Universität zusammen, um klare Anforderungen an die Lösung zu definieren und einen geeigneten Projektpartner zu finden. Im Ergebnis standen vier zentrale Auswahlkriterien. Demnach sollte die neue Lösung

1. ein einheitliches, elektronisches Projektmanagement ohne Medienbrüche ermöglichen,
2. für ein modernes Vertragsmanagement mit durchgehender Digitalisierung sorgen,
3. eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft erlauben und
4. flexibel genug sein, um auch hochschultypische Prozessspezifika abbilden zu können.

Bei der Recherche nach einem dazu passenden Tool stieß das Projektteam schließlich auf top flow – ein Unternehmen, das die TU bereits auf der HERUG‑Konferenz 2019 in Berlin kennengelernt hatte. Deren Tool, top xRM, ist ein flexibles Enterprise Content Management-System, das Unternehmen eine einfache Digitalisierung aller wichtigen Dokumente und Prozesse im SAP-Umfeld ermöglicht. Dabei überzeugte die Universität vor allem die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Lösung – und durch die Option, sie bei Bedarf auch auf individuelle Anforderungen zuzuschneiden.

 

Ein neues Spielfeld für top flow

Trotz zahlreicher top‑xRM‑Einführungen in unterschiedlichsten Branchen war die Zusammenarbeit mit einer Hochschule für top flow etwas sehr Besonderes. „Üblicherweise nutzen Unternehmen unsere Tools“, berichtet Jürgen Zeifang, Projektleiter bei top flow. „top xRM ist daher primär auf deren Bedürfnisse ausgerichtet. Das Projektmanagement an Hochschulen dagegen gehorcht eigenen Regeln.“

Angesichts dieser besonderen Ausgangslage entschieden sich die TU Berlin und top flow, die Einführung systematisch und vereint vorzubereiten. Dazu analysierte das gemeinsame Projektteam zunächst die bestehenden Prozesse und die bisher eingesetzten Tools im Hinblick auf ein zukünftiges effizientes Drittmittelmanagement in SAP. Anschließend skizzierte es die künftigen Abläufe in top xRM. Auf diese Weise wurde deutlich, welche Anforderungen top xRM bereits im Standard abdeckte und wo individuelle Anpassungen nötig wären.

„In den Workshops zeigte sich schnell: Die TU braucht im Kern drei Aktentypen – Projektakte, Vertragsakte und externe Kontenakte“, resümiert Jürgen Zeifang. „Gerade bei der Projektakte erkannten wir zudem den Bedarf, diese stark auf die spezifischen Bedürfnisse der TU abzustimmen – nicht zuletzt auf die komplexen Genehmigungsverfahren.“

 

Vom Konzept zum Go-Live: Umsetzung in drei Schritten

Um das so entstandene Konzept schrittweise umzusetzen, implementierte das Projektteam zunächst top xRM und band es an die bestehende IT-Architektur an. Im Anschluss erstellte es die drei neuen Aktentypen, die sich sowohl über Fiori-Apps als auch über die SAP GUI bedienen lassen:

• Die Projektakte:

Diese in top xRM hinterlegte Akte nutzen nun alle Fachbereiche und Institute der Technischen Universität. Sie bildet jedes Projekt vollständig ab – vom Antrag bis zum Abschluss. So führt sie zu einem durchgängigen Drittmittelmanagement in SAP.

Um dies zu ermöglichen, modifizierte das Projektteam die üblichen Features und Pflichtangaben der Ausgangslösung um weitere Elemente, etwa um zusätzliche Pflichtfelder für Fördergeber, Bewilligungsbescheide und Berichtsfristen. Dadurch kann das System die Forschenden frühzeitig an anstehende Zwischenberichte erinnern.

Die neue Akte unterstützt die komplexen Genehmigungsverfahren der Universität zudem mit klaren Rollenzuschreibungen und automatisierten Workflows. So ist nun jederzeit klar, ob bereits alle benötigten Bewilligungen vorliegen. Sie hilft zudem bei der Exportkontrolle von Forschungsergebnissen gegenüber Drittländern – ein Aspekt, der zuvor nur schwer abzubilden war.

• Die Vertragsakte:

Die TU Berlin hat eine Vielzahl von Verträgen im Forschungs-, Facility- und im Dienstleistungsbereich. Zu Forschungsprojekten gehören auch Forschungsverträge. Diese regeln etwa das Ziel des Projekts, die Rechte und Pflichten aller Beteiligten sowie den Umgang mit Daten, Ergebnissen und finanziellen Mitteln.

Um diese ebenfalls digital zu verwalten, führte das Projektteam eine digitale Vertragsakte ein. Sie ist eng an die Projektakte gekoppelt und ermöglicht den Verantwortlichen daher einen schnellen Zugriff auf die Vertragsvereinbarungen. Durch die Vertragsakte gibt es außerdem einen Single-Point-of-Truth für die wichtigsten Dokumente der Drittmittelgeber. Das erleichtert statistische Auswertungen und sorgt für einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff bei entsprechender Berechtigung.

Genau wie die anderen Aktentypen ist auch die Vertragsakte eng mit dem SAP-System verknüpft. Wie in den anderen Akten wird auf die Stammdaten im SAP für bspw. die Abbildung von Geschäftspartnern zurückgegriffen.

• Die externe Kontenakte:

Gastwissenschaftler, Lehrbeauftragte und andere Personen von außen, die in einem aktiven Arbeitsverhältnis zur TU stehen, wollen für die Zusammenarbeit häufig die Ressourcen der TU Berlin nutzen. Dies erfolgt jetzt über einen eigenen Aktentyp – die sogenannte “externe Kontenakte”, hinterlegt im Portal der TU. Über diese Akte kann die Hochschule die Daten der Externen in den verschiedenen Bereichen dezentral erfassen und verwalten. Die dort genehmigten Daten werden anschließend unter anderem in den Folgesystemen SAP HR, SAP FI, SAP IDM genutzt. Das Rechenzentrum stellt den Externen dazu Konten bereit, die sie mit Hilfe eines Anschreibens aktivieren können.

 

Das Ergebnis: Effizienzsteigerung und papierlose Prozesse

Seit einiger Zeit schon ist top xRM bei der TU Berlin im Livebetrieb. Die intuitive Nutzerführung und der hervorragende Support durch top flow stoßen dabei auf großen Anklang bei den Anwendern.

Kein Wunder, ist der Einfluss auf die Verwaltungsvorgänge doch beeindruckend: Die Einführung der neuen Aktentypen führte so beispielsweise zu einer deutlich effizienteren und heute weitgehend papierlosen Abstimmung zwischen den einzelnen Projektteams, der Hochschulverwaltung und der Personalabteilung. Gleichzeitig sanken Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten durch unvollständige Anträge – ein wichtiger Schritt hin zu einem modernen, digitalen Drittmittelmanagement in SAP.

Entsprechend zufrieden zeigt sich auch Adina De Nobile:

„Dank der engen Zusammenarbeit mit top flow verfügen wir über eine elektronische Projektakte mit Infos zur Förderung, die vom Antrag bis zum Abschluss des Projekts allen Seiten zur Verfügung stehen. Insgesamt legte das Projekt eine verlässliche Basis für weitere Digitalisierungsschritte. So arbeiten wir derzeit bereits an einer digitalen Werkvertragsakte auf Basis von top xRM, die den Abschluss und die Abrechnung dieser Verträge standardisiert und unterstützt.“

 

Die Highlights für die TU Berlin

• stabiles Fundament für einheitliche, digitale Prozesse
• automatisierte Workflows zur Unterstützung der Mitarbeitenden
• kürzere Bearbeitungszeiten und weniger Kosten durch effizientere Abläufe
• ausgereifte Basis für weitere Digitalisierungsschritte

 

„Mit top xRM haben wir moderne, hochintegrierte und an unsere Anforderungen angepasste digitale Akten. Damit stehen wir auch auf einer soliden Basis für künftige Digitalisierungsschritte.“

Adina De Nobile, Projektleiterin Digitalisierung in der Verwaltung der Technischen Universität Berlin

 

Technische Universität Berlin

• Sitz: Berlin
• Portfolio: Universitäre Forschung und Lehre
• Schwerpunkt: Naturwissenschaftlich-technische Fachbereiche (MINT)
• Haushaltsvolumen: ca. 500 Millionen Euro
• Mitarbeitende: etwa 7.400
• Studierende: rund 32.500
• Internet: www.tu.berlin

Success Story TU Berlin



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