Schlanke Prozesse und kurze Durchlaufzeiten: Höhere Effizienz im Einkaufsprozess

top xRM und die Wieland-Werke AG

ECM-Projekt bei Wieland-Werke AG: die digitale Einkaufsakte top xRM

Wieland verlässt sich bei der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse auf top xRM.

Die Wieland-Werke AG definierte im Rahmen einer Umstrukturierung einige Prozesse bei der Lohnveredelung neu. Dieses Produktionsverfahren führt das Unternehmen nicht selbst durch, sondern vergibt es an einen Lieferanten, den sogenannten Lohnveredeler.

Herausforderung

Das Verkaufsteam hatte die Aufgabe, neben den Verkaufstätigkeiten auch die Einkaufsaktivitäten zu erledigen. Dieser Ablauf sollte künftig zentral über einen Einkauf abgewickelt werden. Es entstand ein komplexer Prozess, an dem viele unterschiedliche Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf sowie Arbeitsvorbereitung, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik und Versand, beteiligt sind. Hinzu kommt, dass die Abteilungen an unterschiedlichen Standorten angesiedelt sind.

Das Projektteam identifizierte bei der Analyse des Ablaufs ein großes Potential im Bereich der Durchlaufzeiten. Durch den Einsatz von abteilungsübergreifenden Workflows sollte eine höhere Transparenz und ein durchgängiger Informationsfluss erreicht werden. Zudem sollten die Mitarbeiter automatisch vom System über anstehende Arbeitspakete informiert werden.

Wieland nutzte auch die Möglichkeit, bestehende Verantwortlichkeiten und Vertretungen zu regeln und klar zu kommunizieren. Da dem SAP-Standard für diesen Ablauf eine übergeordnete Prozesssteuerung fehlt, entschloss sich das Projektteam für den Einsatz einer integrierten Lösung auf Basis von SAP Folders Management. Alle Dokumente sollten auf einer zentralen Plattform gebündelt und verfügbar gemacht werden. Ergänzt mit bestehenden und neuen SAP-Funktionen bildet das neue System nun den Gesamtprozess ab.

Ziele des Projektes: verschlankte Prozesse, kurze Durchlaufzeiten, Plausibilisierung, mehr Transparenz

Lösung

Die Lösung stellte sich als Auftragsakte auf Basis von top xRM aus dem Hause top flow dar. Das SAP Add-on wird schnittstellenfrei implementiert und arbeitet ohne aufwendige Subsysteme. top xRM basiert auf SAP Folders Management und nutzt in diesem Fall die eigenen Templates der Vertriebs– und Einkaufsakten. Daraus ergeben sich für Wieland die Vorteile einer SAP-integrierten Lösung, welche die relevanten Geschäftsprozesse unterstützt. Das Projektteam legte großen Wert darauf, Medienbrüche zu eliminieren. Die Entscheidung für das Add-on der top flow GmbH fiel auf Grund des funktionellen Umfangs, der hohen Flexibilität der Applikation und der guten Erfahrungen, die in vergangenen Projekten mit der top flow gemacht wurden.

Ergebnis

„Die Lohnveredelungsakten haben geholfen, einen über mehrere Standorte und Abteilungen verteilten Prozess transparent abzubilden und die Bearbeitung lückenlos zu dokumentieren. Nach über 5000 bearbeiteten Akten kann man die Lohnveredelungsakten als vollen Erfolg ansehen.“ sagt Andreas Schliefer Dipl.-Wirt.-Inf. (BA).

Von links: Andreas Heckele (Experte SAP FM), Andreas Schliefer (Projektleiter)

Der Projektleiter SAP Folders Management bei Wieland ergänzt: „Die Akte hat nicht nur den Prozessablauf im Einkauf deutlich optimiert, sondern auch zu einer verbesserten Kommunikation und schnelleren Information aller Beteiligten beigetragen. Mit der Umsetzung des Projektes wurde dem LEAN-Gedanken gänzlich Rechnung getragen.“

Nutzen

Gesteigerte Effizienz durch verschlankte Prozesse und schnellere Durchlaufzeiten.
Die Akte steuert den Prozess.
Komplette Dokumentation eines Vorganges mit allen Belegen, Daten, Dokumenten und E-Mailkommunikation auf einer zentralen Plattform steigert den Überblick und die Transparenz.
Schnelles Prüfungsverfahren bei Auditierungen.
Kompetentes Auftreten gegenüber Geschäftspartnern, weil alle notwendigen Informationen jederzeit verfügbar sind.