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Kleiner GmbH sagt dem Papier adé: Digitale Prozesse für Einkauf und Vertrieb mit top xRM

In vielen Unternehmen gibt es trotz modernster Produktionstechnologien oft noch papierbasierte Prozesse in der Verwaltung – samt aller damit verbundenen Nachteile. Auch bei der Kleiner GmbH war dies lange der Fall. Um das zu ändern und die Digitalisierung von Einkauf und Vertrieb in SAP zu erreichen, führte das Familienunternehmen schließlich das Enterprise Content Management-System top xRM ein.

 

 

Sichtlich zufrieden präsentiert Rico Kleiner, als Prokurist und SAP-Spezialist verantwortlich für die Digitalisierung beim Stanztechnik-Spezialisten Kleiner, die Büros am Stammsitz in Pforzheim. Sie sind aufgeräumt, gut sortiert. Papier ist auf ein absolutes Minimum reduziert. Das war nicht immer so. Rico Kleiner erinnert sich: „Als traditionsreiches Familienunternehmen bieten wir unseren Kunden seit jeher höchste Produktqualität – zugeschnitten auf individuelle Bedürfnisse. Um das zu erreichen, setzen wir auf sehr flexible Fertigungsverfahren. In der Verwaltung dagegen nutzten wir immer noch tradierte, oft papiergebundene Prozesse. Um diese schrittweise zu modernisieren, konzipierten wir schließlich eine digitale Roadmap.“

 

Neue, digitale Prozesse für SAP

Zu den zentralen Elementen der Roadmap gehörte insbesondere die umfassende Digitalisierung von Einkauf und Vertrieb in SAP. „Trotz eines modernen ERPs und ergänzenden CRM-Systems war es uns dort bisher nicht gelungen, alle wichtigen Abläufe, Akten und Dokumente digital abzubilden. So wurde manche Recherche nach Informationen recht zeitaufwendig. Zudem fehlte durch die Papierbindung ein einheitlicher Zugriff auf die Unterlagen. Wir brauchten endlich ein System, dass uns beide Möglichkeiten gewährt und einen Single-Point-of-Truth schafft“, resümiert Rico Kleiner.

Dieses System sollte aber nicht nur alle Unterlagen digitalisieren, sondern zugleich

• das bisherige CRM-System in Kombination mit den Funktionen von SAP S/4HANA vollständig ersetzen können,
• sich schnittstellenfrei in die bisherige IT-Architektur einfügen und
• über den Einsatz von Fiori-Apps ein nutzerfreundliches, zeit-, orts-, und geräteunabhängiges Frontend ermöglichen.

 

Digitales Content Management mit top xRM

Mit klar umrissener Zielsetzung begann Kleiner schließlich die Suche nach einer passenden Lösung. Die Recherche führte zu top xRM, dem schnittstellenfreien Add-on für SAP, mit dem Unternehmen ihre administrativen Abläufe digitalisieren, eine vollumfängliche, elektronische Aktenführung etablieren und einen schnellen und einfachen Zugriff via SAP Fiori-Apps implementieren können.

„Damit schien top xRM von top flow genau die richtige Lösung für uns: Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM), das sich durch seine Features auch für den Aufbau eines Extended-Relationship-Managements eignet“, erläutert Rico Kleiner. Der Stanztechnikspezialist nahm Kontakt zu top flow auf, und vereint erkundete man Wege für eine Zusammenarbeit. „Dabei beschlossen wir, zunächst einen gemeinsamen Konzept-Workshop durchzuführen, um auszuloten, welche Anforderungen top xRM bereits im Standard erfüllt – und welche individuellen Anpassungen gegebenenfalls nötig wären.“

Im Rahmen des Workshops analysierte das gemeinsame Projektteam zunächst, wie die einschlägigen Prozesse im Einkauf und Vertrieb bisher abliefen und wo die größten Digitalisierungspotenziale bestehen. Darauf aufbauend konzipierte das Team eine grobe Struktur für die künftigen Abläufe mit top xRM. „Die Ideen und Möglichkeiten, die uns top flow während dieses Workshops aufzeigte, waren so überzeugend, dass wir uns schnell einigten. Die Implementierung von top xRM konnte beginnen.“

 

In fünf Schritten zur gelungenen Digitalisierung von Einkauf und Vertrieb in SAP

Mit der Erfahrung aus vielen vergleichbaren Projekten achtete das Projektteam auf eine systematische Einführung in fünf wesentlichen Schritten:

1) Einführung von top xRM und Ablösung des bisherigen CRM-Systems

Im ersten Schritt etablierte es top xRM zunächst als neues „CRM-System“. Alle Prozesse und Unterlagen, die bisher im alten CRM-System hinterlegt waren, überführte es dazu in die neue Lösung.

2) Digitalisierung und Archivierung aller wichtigen Unterlagen

Um die Informationssuchen noch stärker zu vereinfachen und einen einheitlichen Zugriff von allen Standorten des Unternehmens aus zu ermöglichen, digitalisierte das Projektteam zudem die Verträge und Akten, die zuvor nur papiergebunden vorlagen.

Ferner zentralisierte es alle Dokumente in top xRM, die bislang verteilt über verschiedenen IT-Anwendungen ablagen – und schuf dadurch den erwünschten Single-Point-of-Truth. Neben den Einkaufs- und Vertriebsunterlagen umfasste dies auch teilweise Dokumente der Instandhaltung (PM), der Disposition und des Customer Services.

Ein weiterer Mehrwert der Digitalisierung: Alle Akten und Dokumente sind nun im System indexiert. Durch die neu eingeführte Volltextsuche können die Mitarbeitenden sie schnell und ohne großen Aufwand auffinden.

3) Neue Musterformulare und eine einheitliche Aktenstruktur

Ergänzend zur Digitalisierung der Dokumente – und in enger Absprache mit Key-Usern aus Einkauf und Vertrieb – entwarf das Projektteam zudem einheitliche Aktendesigns, unter anderem für Kunden, Lieferanten und Projekte. Diese sorgen seither für mehr Übersichtlichkeit im Unternehmen.

Die neue Struktur der Kunden- und Lieferantenakten sorgt ferner dafür, dass Mitarbeitende diese leichter pflegen und nachvollziehen können: Sie beinhalten alle wichtigen Unterlagen sowie die E-Mail-Korrespondenz zum jeweiligen Kunden beziehungsweise Lieferanten. So können Mitarbeitende auch bei Krankheitsvertretungen alle wichtigen Absprachen einsehen.

4) Unterstützende Workflows

Bestellungen und Kundenaufträge, die bestimmte Grenzwerte überschreiten, müssen bei Kleiner intern genehmigt werden. Hier unterstützt top xRM durch halbautomatisierte, neu eingerichtete Workflows, die in solchen Fällen proaktiv alle notwendigen Genehmigungen einfordern.

5) Konzeption und Anpassung neuer Fiori-Apps für eine einfache Remote-Nutzung

Da Kleiner nicht nur einen einheitlichen Zugriff auf die Daten über alle Standorte hinweg wünschte, sondern vorzugsweise auch Remote-Arbeiten ermöglichen wollte, ergänzte das Projektteam zudem neue Fiori-Apps, mit denen die Mitarbeitenden jederzeit und von überall aus auf die Funktionen von top xRM und SAP zugreifen können. Die Apps lassen sich dazu auf nahezu jedem Endgerät installieren und fungieren dort als nutzerfreundliches Frontend. Für den Zugriff ist dann nur noch eine sichere Internetverbindung nötig.

Diese Apps bieten allerdings nicht nur eine intuitive und nutzerfreundliche Bedienung, sondern darüber hinaus eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten für bisherige Kunden- und Lieferanteninteraktionen in grafischer Form: beispielsweise über die aktuell ausstehenden Lieferanten- und Kundenaufträge. Die Nutzung von top xRM via Fiori-Apps besteht dabei parallel zur klassischen SAP GUI. Die Mitarbeitenden können somit frei wählen, welchen Bedienungsweg sie bevorzugen.

 

Drei auf einen Streich: digitaler Vertrieb – digitaler Einkauf – digitale Verwaltung

Mit diesem schrittweisen Vorgehen gelang es dem Pforzheimer Stanztechnikspezialisten gemeinsam mit top flow, top xRM wirksam in den Produktivbetrieb zu überführen. Somit verfügt das Unternehmen nun über eine moderne Digitalisierungslösung, mit der es seine Beschaffungs- und Vertriebsunterlagen sowie die verbundenen Prozesse deutlich verschlanken und vereinfachen konnte. Dies verringert den Workload für einfache Tätigkeiten und schafft zusätzliche Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben. Die Papiereinsparungen tragen zudem zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens bei.

So ist auch die Zufriedenheit von Rico Kleiner und den Mitarbeitenden gut nachzuvollziehen:

„Mit top xRM ist nun endlich auch unsere Verwaltung erfolgreich im digitalen Zeitalter angekommen. Die neue Lösung verhilft uns zu deutlich schnelleren Informationssuchen, verkürzt Bearbeitungszeiten und trägt insgesamt zu viel einfacheren Prozessen und höherer Effizienz bei. Ein mehr als nur schöner Nebeneffekt ist, dass dieser Digitalisierungsschritt zugleich ein wichtiger Schritt in eine nachhaltigere Unternehmenszukunft ist – ein sehr wichtiges Anliegen für uns. Wenn wir uns die gesamten Vorteile anschauen, sind wir top flow und den Projektbeteiligten im Hause Kleiner sehr dankbar für die exzellente Zusammenarbeit. Diese wollen wir künftig noch weiter ausbauen: Mit der Einführung von top MES, dem Manufacturing Execution System von top flow.“

 

Die Highlights für Kleiner

• Parallele Digitalisierung von Einkauf und Vertrieb in SAP durch top xRM
• Ein zentraler Single-Point-of-Truth für alle wichtigen Kunden- und Lieferanteninformationen
• Einfache, geräteunabhängige remote-Bedienung durch Fiori Apps
• Informationszugriff jederzeit und von überall – ohne zeitintensive Suche
• Schnittstellenfreie Anbindung an das SAP-System

 

„Dank top xRM haben wir unseren Einkauf und Vertrieb mit nur einem Tool digitalisiert. Die neue Lösung verhilft uns zu deutlich schnelleren Informationssuchen, verkürzt viele Bearbeitungen und steigert die Effizienz insgesamt.“

Rico Kleiner, Prokurist und SAP-Spezialist bei Kleiner

 

Kleiner GmbH

• Firmensitz: Pforzheim
• Portfolio: Stromschienen, Stanzteile, Rotor- und Statorblechpakete, Stanzwerkzeuge
• Umsatz: ca. 60 Millionen Euro
• Gründung: 1985
• Mitarbeitende: 295
• Internet: http://www.kleiner-gmbh.de/

Success Story Kleiner



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