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Automatisierte SAP Genehmigungsworkflows – Röhm digitalisiert mit top xRM

Als renommierter Spezialist in der Kunststoffchemie beliefert die Röhm Gruppe Kunden auf dem gesamten Globus. Um diese Marktstellung zu festigen und zu erweitern, investiert das Unternehmen kontinuierlich in innovative Fertigungstechnologien. Dazu optimierte Röhm auch das zunehmend komplexere Projekt- und Investitionsmanagement unter anderem durch automatisierte SAP Genehmigungsworkflows mit dem ECM-System top xRM von top flow.

Ursprünglich 1907 als „Röhm & Haas OHG“ von den Namensgebern Otto Röhm und Otto Haas gegründet, zählt die Röhm Gruppe heute zu den weltweit führenden Herstellern in der Methacrylat-Chemie. Insbesondere die bahnbrechende Erfindung von PLEXIGLAS® begründet den Ruhm des Unternehmens bis heute. Mit seinen Produkten beliefert Röhm wichtige Märkte wie die Automobil-, Elektronik- und Baubranche.

Dabei vertrauen Röhms Kunden auf das ebenso hochwertige wie innovative Produkt- und Dienstleistungsportfolio sowie auf modernste Fertigungsverfahren. Nicht zuletzt aber schätzen sie die Flexibilität des Unternehmens, und einen auf Maß geschneiderten Leistungsmix.

 

Projektmanagement mit Hindernissen

Um all diese Tugenden in Zukunft noch verstärkt ausspielen zu können, investiert Röhm kontinuierlich in bestehende und neue Fertigungskapazitäten. Dafür ist, verständlicherweise, ein ausgefeiltes Projekt- und Investitionsmanagement notwendig. Dr. Peter Merz, Leitung Technisches Controlling bei der Röhm GmbH, berichtet dazu: „Lange Zeit nutzten wir ein extern angebundenes Projektmanagement-Tool, das allerdings hohe Lizenzkosten verursachte und immer weniger in unsere IT-Architektur passte. Durch seine Schnittstellen zum bisher verwendeten ERP-System war es obendrein immer schwerer zu administrieren. Im Rahmen der gerade erfolgten SAP S/4HANA-Transition entschlossen wir uns daher dazu, mit PRIMA (Projekt- und Informations-Management Anwendung) endlich ein Projektmanagement-Tool zu konzipieren, dass zu unseren Anforderungen passte.“

PRIMA fungiert dabei als Dachlösung, die mehrere Anwendungen (Apps) und Technologien unter sich vereint und ohne Schnittstellen direkt in SAP S/4HANA integriert ist. Diese Lösung wollte Röhm allerdings noch durch eine digitale Projektakte als Single-Point-oft-Truth für alle projektrelevanten Dokumente und Unterlagen sowie für einfachere, automatisierte Genehmigungsworkflows ergänzen. „Uns war bald klar: Dafür braucht es ein spezielles Tool!“

 

Die Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung mit SAP Genehmigungsworkflows

Für die neue Lösung definierte Röhm verschiedene Auswahlkriterien. So sollte sie vor allem

• eine einfache und schnittstellenfreie Anbindung an SAP S/4HANA bieten;
• sich nahtlos in die Gesamtlösung „PRIMA“ einfügen;
• die Option bieten, über Fiori Apps einen bequemen Remote-Zugriff mit abgestuften Nutzerberechtigungen zu implementieren;
• dazu in der Lage sein, alle wichtigen Unterlagen zentral und in digitaler Form zu archivieren und
• eine flexible Workflow-Steuerung ermöglichen.

Bei der Recherche entdeckte Röhm schließlich top xRM. Die Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) der top flow GmbH ermöglicht es Unternehmen, alle wichtigen Unterlagen, Dokumente und SAP-Objekte zu digitalisieren. Sie unterstützt das unternehmensinterne Workflowmanagement und bildet so das Fundament für eine elektronische Aktenführung. Sie lässt sich zudem als SAP Add-on aufbauen – und leicht in eine schon bestehende SAP-Landschaft integrieren. „Damit hatten wir endlich eine potenzielle Lösung für den Einsatz einer digitalen Projektakte gefunden“, erinnert sich Peter Merz. „Um das genauer abzuklopfen, luden wir top flow zu einem gemeinsamen Workshop ein.“

Bei diesem besprachen Mitarbeitende von top flow und Röhm die exakten Anforderungen an die neue Lösung – und welche individuellen Anpassungen an top xRM dafür gegebenenfalls nötig wären. Als komplexes Thema zeigten sich dabei vor allem die automatisierten SAP Genehmigungsworkflows: Denn in diesen sollten alle mit einem Vorgang verbundenen Unterlagen der digitalen Projektakte automatisch an die zur Genehmigung vorgesehene Person weitergeleitet werden. Das betrifft beispielsweise Projektanträge, Kostenkalkulationen, Ist- und Plankostenvergleiche, Infos zu aktuellen Projektständen oder technische Projektbeschreibungen. Aber auch dafür fand top flow eine überzeugende Lösung. Peter Merz: „Damit waren alle Unklarheiten beseitigt – und die eigentliche Implementierung konnte endlich beginnen.“

 

Startschuss für das digitale Projektmanagement

Für eine gelingende Implementierung der neuen Lösung bildeten Mitarbeitende von Röhm und top flow ein gemeinsames Projektteam, das aufeinander aufbauende Meilensteine definierte:

1) Einführung von top xRM und Aufbau einer digitalen Projektakte

Zunächst implementierte man top xRM als neuen Bestandteil der IT-Systemarchitektur bei Röhm. In diesem Kontext definierte das Team exakt, welche Rolle top xRM innerhalb der übergeordneten PRIMA-Lösung übernehmen – und insbesondere, welche Unterlagen, Dokumente und SAP-Objekte es von dort importieren und archivieren sollte. Dafür orientierte sich das Team stark an dem im Workshop ausgearbeiteten Anforderungskatalog, ergänzte diesen aber im Zusammenspiel mit wichtigen Key-Usern an jenen Stellen, an denen diese noch Ergänzungsbedarf sahen.

2) Intelligente SAP Genehmigungsworkflows schaffen

Da die digitale Dokumentenführung zu den Kernaufgaben von top xRM gehört, war der erste Schritt schnell erledigt. Eine größere Herausforderung stellte der Aufbau der SAP Genehmigungsworkflows dar, da innerhalb eines Projektes teilweise mehrere Genehmigungen notwendig sind. Um solche Verfahren künftig zu beschleunigen, sollte der Workflow Genehmigungen – so weit möglich – auch parallel anfordern können und den Entscheidungsberechtigten alle dafür notwendigen Unterlagen in top xRM zur Verfügung stellen. Möglich wurde dies durch eine vollkommen neue Logik, die erkennt, welche Genehmigungen aktuell benötigt werden und welche Person dazu adressiert werden muss. Peter Merz: „Das erforderte einige sehr spezifische Anpassungen und ein weitreichendes Customizing bei top xRM. Schließlich gelang es uns allerdings, auch diese Anforderung umzusetzen.“

3) Neue Fiori-Apps für eine einfache und intuitive Nutzerführung

Mit dem Aufbau der neuen Lösung „PRIMA“ verband die Röhm GmbH den Wunsch, alle Funktionen und Features des alten Tools in entschlackter Form beizubehalten. Dazu setzte das gemeinsame Team unter anderem auf neu entwickelte Fiori-Apps. Allen Projektbeteiligten sollte das einen einfachen orts-, zeit- und geräteunabhängigen Zugriff auf die aktuellen Projektstände ermöglichen. In der App werden dafür nun korrespondierende Zugangsberechtigungen hinterlegt, die Administratoren auch abgestuft vergeben können. Dadurch kann jede Person lediglich auf jene Unterlagen und Dokumente zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigt.

 

Digitale Projektakte sorgt für Tempo und Transparenz

Durch die exzellente Zusammenarbeit zwischen top flow und Röhm konnte das Projektteam die neue Lösung nach einer vorangegangenen Testphase in den Produktivbetrieb überführen. Die Spezialchemieexperten aus Darmstadt verfügen nun, unter anderem durch die Einführung von top xRM, über ein hochmodernes Projekt- und Investitionsmanagement, das allen Beteiligten jederzeit einen schnellen Blick auf den aktuellen Projektstand gewährt, leicht zu bedienen ist und die Mitarbeitenden von einfachen, monotonen Tätigkeiten entlastet. Die durchschnittlichen Genehmigungszeiten konnte Röhm durch die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements und der intelligenten SAP Genehmigungsworkflows nahezu halbieren. Entsprechend zufrieden zeigt sich Peter Merz:

„Die digitale Projektakte verhilft uns zu deutlich mehr Ordnung und Transparenz in unserem Projektmanagement. Dabei sind die beschleunigten Genehmigungen nur ein prominentes Beispiel von vielen. Gleichzeitig zeichnet sich das Tool durch eine exzellente User-Experience aus – und findet bei den Anwenderinnen und Anwendern großen Anklang. Wir möchten top xRM daher künftig ebenso für weitere Anwendungsszenarien nutzen – beispielsweise bei der Inbetriebnahmedokumentation technischer Anlagen. Auf das herausragende Know-how von top flow greifen wir dabei gerne wieder zurück!““

 

Die Highlights für Röhm

• Neue, vollständig digitalisierte Projektakte
• Ein Single-Point-of-Truth für alle wichtigen Informationen zu vergangenen und laufenden Prozessen
• Schnittstellenfreie Anbindung an SAP S/4HANA
• Saubere Einbettung in PRIMA, der Projekt-Dachlösung der Röhm GmbH
• Fiori-Apps für einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff
• Abgestufte Berechtigungssteuerung bei der Verwendung von top xRM

 

„Die digitale Prozessakte verschafft uns ein neues Level an Ordnung und Übersichtlichkeit in der Projektverwaltung. Der mit top xRM eingeführte SAP Genehmigungsworkflow beschleunigt darüber hinaus die Genehmigungen deutlich und beseitigt Schnittstellen.“

Dr. Peter Merz, Leitung Technisches Controlling bei der Röhm GmbH

 

Röhm GmbH

• Standort: Darmstadt
• Portfolio: Chemische Grundstoffe für Anwendungen wie Farben, Lacke, Medizinprodukte und Kunststoffe etc. Das bekannteste Produkt ist PLEXIGLAS®
• Umsatz: ca. 1,6 Milliarden Euro (2023)
• Gründung: seit 2019 wieder als eigenständiges Unternehmen, ursprünglich 1907
• Mitarbeitende: ca. 2.850
• Internet: www.roehm.com/de/

Success Story Röhm



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