Der Wettbewerb um Fördermittel steigt, gleichzeitig werden Forschungsanträge, Genehmigungen und Dokumentationspflichten immer komplexer. Viele Hochschulen, Universitäten und Institute kämpfen dabei mit kleinteiligen Prozessen, hohem administrativem Aufwand und intransparenten Abstimmungen.
Förderanträge müssen heute nicht nur fachlich überzeugen, sondern auch zahlreiche formale und rechtliche Anforderungen erfüllen. Förderbedingungen, DSGVO-Vorgaben, interne Freigaben und Berichtspflichten erhöhen die Komplexität zusätzlich. Gerade bei größeren Hochschulen mit mehreren Fachbereichen und Instituten entstehen dadurch häufig langwierige Abstimmungsprozesse und mangelnde Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand.
In vielen Einrichtungen werden Förderanträge noch über E-Mails, Excel-Listen, Netzlaufwerke oder Papierformulare koordiniert. Informationen liegen verteilt vor, Genehmigungen müssen manuell eingeholt werden und Fristen werden über persönliche Erinnerungen verwaltet.
Die Folgen:
Mit der digitalen Projekt- und Vertragslösung von top xRM lassen sich Drittmittelprozesse in SAP strukturiert, transparent und weitgehend papierlos abbilden – von der Antragstellung bis zum Projektabschluss.
Zentrale Informationen, automatisierte Workflows und klare Genehmigungswege sorgen für mehr Transparenz, schnellere Abstimmungen und eine spürbare Entlastung im Alltag. Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Fehler reduziert und ortsunabhängiges Arbeiten möglich.
Die digitale Projektlösung bildet den gesamten Lebenszyklus eines Drittmittelprojekts ab. Forschungsanträge, Förderbedingungen, Bewilligungen und Fristen werden zentral verwaltet und stehen allen berechtigten Beteiligten jederzeit zur Verfügung.
Pflichtfelder und strukturierte Prozesse helfen dabei, unvollständige Anträge zu vermeiden und relevante Informationen standardisiert zu erfassen. Gleichzeitig unterstützen automatisierte Erinnerungen dabei, Fristen für Zwischenberichte, Verwendungsnachweise oder Förderauflagen zuverlässig einzuhalten.
Auch komplexe Genehmigungsprozesse lassen sich transparent abbilden. Rollenbasierte Workflows sorgen dafür, dass Freigaben nachvollziehbar dokumentiert und Prozesse zwischen mehreren Instanzen beschleunigt werden.
Zusätzlich unterstützt die Lösung die strukturierte Verwaltung von Forschungsverträgen und projektbezogenen Dokumenten.
Verträge, Vereinbarungen und relevante Unterlagen werden zentral in SAP bereitgestellt und bilden einen einheitlichen Informationsstand für alle Beteiligten. Das erleichtert nicht nur den Zugriff im Arbeitsalltag, sondern verbessert auch statistische Auswertungen und Reporting-Prozesse.
Auch europäische Universitäten, unter anderem in Deutschland, standen vor der Herausforderung, komplexe Drittmittelprozesse mit zahlreichen Beteiligten effizienter zu gestalten. Förderanträge waren intransparent, fehleranfällig und mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Gleichzeitig erschwerten mehrstufige Genehmigungsprozesse die Zusammenarbeit zwischen Forschung und Verwaltung.
Durch die Einführung digitaler Projekt- und Vertragsprozesse konnten zentrale Abläufe deutlich vereinfacht werden:
Das Ergebnis ist ein durchgängig nachvollziehbares und effizienteres Drittmittelmanagement über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.
Live-Demo
Modernes Drittmittelmanagement braucht digitale Prozesse, zentrale Informationen und transparente Workflows.
Nehmen Sie gerne Kontakt auf, dann zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo, wie sich das Fördermittelmanagement in SAP dank top xRM/BPM effizient gestalten lässt.
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