ÜbersichtDocument Designer für top xRM/BPM
Effiziente Dokumentenerstellung in Word
Der Document Designer für top xRM und top BPM ist ein leistungsstarkes Add-In für Microsoft Word (ab Office 2021 bzw. Microsoft 365), mit dem Dokumente nicht nur aus Vorlagen erstellt, sondern strukturiert und geführt aufgebaut werden. Anwender arbeiten dabei weiterhin in ihrer gewohnten Word-Umgebung, werden jedoch Schritt für Schritt durch die Dokumentenerstellung geleitet: Sie wählen Optionen und Inhalte aus, ergänzen benötigte Angaben und nutzen vordefinierte Textbausteine. Auf dieser Basis wird automatisch ein Dokument erzeugt – inklusive der Übernahme relevanter Daten aus dem SAP-System.
Praxisbeispiel Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsvertrag besteht größtenteils aus wiederkehrenden Inhalten, während Angaben wie Name, Eintrittsdatum oder Vertragsart variieren. Mit dem Document Designer wird einmal eine strukturierte Vorlage erstellt. Bei der späteren Nutzung wählen Mitarbeitende der Personalabteilung die passenden Optionen aus und ergänzen die erforderlichen Angaben. So bleiben Arbeitsverträge standardisiert und gleichzeitig flexibel genug für individuelle Anpassungen.
Geführter Prozess statt manueller Dokumentenerstellung
Vorlagen können mit verschiedenen Steuerelementen aufgebaut werden, z. B.:
- Automatische Übernahme von Daten aus SAP
- Auswahl zwischen unterschiedlichen Textvarianten und Optionen
- Wiederverwendbare Textbausteine für einheitliche Formulierungen
Diese Elemente bilden die Grundlage für den geführten Prozess und sorgen dafür, dass Dokumente einheitlich, logisch strukturiert und einfach zu erstellen sind.
Fazit: Was für Vorteile bietet unser Document Designer?
Der Document Designer kombiniert strukturierte Vorlagen mit einem geführten Erstellungsprozess in Word. Einmal definierte Dokumente – wie Arbeitsverträge – können von mehreren Anwendern genutzt werden, bleiben standardisiert und lassen dennoch individuelle Anpassungen zu.
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