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SAP-Lieferantenmanagement bei Kayser Automotive Systems

Kayser Automotive Systems GmbH richtet sein SAP-Lieferantenmanagement neu aus: Das Unternehmen ersetzt verstreute Informationen und manuelle Nachverfolgung durch eine digitale Lieferanten-Qualifizierung mit top flow, top xRM und die Anbindung an das Portal von prego services. Das Ergebnis: verlässliche Daten, automatisierte Prüfungen von Zertifikaten und ein Prozess, der die Komplexität globaler Lieferketten souverän beherrscht.

 

Wer morgens die Hallen von Kayser Automotive betritt, erkennt sofort: Handgriffe sitzen, Abläufe sind nahtlos verzahnt. Als internationaler Automobilzulieferer für Fluid- und Luftmanagementsysteme ist Kayser auf präzise, stabile Prozesse angewiesen. Damit diese langfristig tragen, müssen auch die vorbereitenden Abläufe und Materialflüsse stimmen – bis hin zur Lieferantenbewertung und -qualifizierung, die eine stabile Produktion überhaupt erst ermöglichen.

Doch lange Zeit lief das nicht reibungslos: Lieferantendaten versteckten sich in Excel-Listen, Zertifikate lagen verstreut in Postfächern, Ansprechpartner konnten Mitarbeitende nur über alte E-Mails ermitteln. Kurzum: Es fehlte ein umfassendes System. Als besonders problematisch erwies sich das bei den jährlichen Lieferantenqualifizierungen, die manuell kaum noch zu bewältigen waren.

 

Hoher Abstimmungsaufwand, doppelte Arbeit und viele Fehlerquellen

Die Folge: fehlende Übersicht, wiederholte Abstimmungen und vermeidbare Fehler. Mitarbeitende übersahen beispielsweise Fristen, weil sich wichtige Unterlagen auf verschiedene Stellen verteilten. Häufig war auch unklar, wer auf Lieferantenseite zuständig war. Der manuelle, aber über Jahre funktionierende Prozess geriet durch komplexere Partnernetzwerke und steigende Compliance-Anforderungen zusehends an seine Grenzen.

„Irgendwann herrschte praktisch ständig Alarm“, erinnert sich Jürgen Kröß, SAP Global Expert. „Nicht, weil etwas komplett schiefgelaufen wäre – sondern weil wir erst spät merkten, dass ein Zertifikat auslief oder Dokumente fehlten.”

 

Der Schritt zu durchgängigen digitalen Abläufen

Mit den steigenden Anforderungen wurde immer deutlicher, dass ein grundlegend neuer Ansatz nötig war. Der Automobilzulieferer entschied daher, die Lieferantenqualifizierung von Grund auf zu modernisieren.

Ziel war ein System, das Lieferantendaten zentral verwaltet, automatisch prüft und eine transparente, einheitliche Kommunikation ermöglicht. „Die Entscheidung, auf ein digitales System zu setzen, war für uns ein wichtiger Schritt, um unsere Arbeit zu erleichtern, die Datenqualität systematisch zu verbessern und einen beliebig skalierbaren Prozess aufzubauen“, erklärt dazu Tanja Diekmann, Projektleiterin bei Kayser.

 

top flow als Rückgrat neuer Prozesse

Um dieses Ziel umzusetzen, holte Kayser zwei erfahrene Spezialisten ins Boot: top flow für SAP-nahe Prozesse und als Hersteller des Enterprise-Content-Management-Systems top xRM sowie prego services als Anbieter eines cloudbasierten Lieferantenportals.

Tanja Diekmann: „Für top flow sprach die enge Integration von Kreditorenverwaltung, Vertragsdokumenten und Zertifikaten in einem System. Außerdem wussten wir von anderen Unternehmen, dass top flow und prego services sehr gut zusammenarbeiten. Das schaffte zusätzlich Vertrauen.“

Beide Systeme sollten dabei so über eine neue Purchase API miteinander verbunden werden, dass ein automatisiertes SAP-Lieferantenmanagement entsteht – vom Portal über top xRM bis zum Lieferantenstamm in SAP.

 

SAP-Lieferantenmanagement: Vom Konzept zur Praxis

Auf dem Weg zu durchgängigen und effizienten Abläufen setzten die Projektverantwortlichen auf ein erprobtes, systematisches Vorgehen:

Zunächst implementierte das Team top xRM – samt zugehöriger Lieferantenakte und ergänzt um die digitale Vertragsakte, die künftig alle relevanten Vertragsunterlagen zentral bündelt. Anschließend erweiterte es die Purchase API, um Kaysers SAP-Architektur für die Anbindung an das prego services-Portal vorzubereiten.

„Der große Vorteil der Kombination von Lieferantenakte und Portal besteht darin, dass Kayser die volle Datenhoheit behält und ab sofort mit top xRM einen Single-Point-of-Truth hat. Gleichzeitig können die Lieferanten ihre Daten über das Portal proaktiv aktualisieren“, erklärt Jürgen Zeifang, Leiter Implementierung ECM bei top flow. „Die Integration setzt allerdings klar definierte Schnittstellen voraus – die Gestaltung einer verlässlichen Datenübergabe war daher eine zentrale Aufgabe des Projekts.”

 

Das prego services-Portal

Mit der API als Bindeglied konnte das Projektteam nun auch das Lieferantenportal nahtlos integrieren. Seitdem registrieren sich die Lieferanten über das Portal, pflegen ihre Daten, laden Zertifikate hoch und beantworten Compliance-Fragebögen. Die Nutzeroberfläche führt sie dazu schrittweise durch alle Aufgaben und erinnert alle Beteiligten automatisch an auslaufende Fristen.

„Früher mussten wir jedem Lieferanten hinterhertelefonieren“, erinnert sich ein Einkäufer. „Heute sehen wir in Echtzeit, welche Daten fehlen oder welche Zertifikate bald ablaufen. Das spart uns täglich Zeit und Nerven.“

 

Wenn Systeme ineinandergreifen

Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch vor allem durch das Zusammenspiel der Systeme. Dabei gilt der Grundsatz: prego services übernimmt die Interaktion mit den Lieferanten, top flow steuert die Prozesse im Hintergrund und sorgt dafür, dass SAP nur geprüfte, vollständige Daten erhält. Die Purchase API fungiert dabei als verbindendes Element. Dadurch entsteht ein dreistufiger Prozess, der Fehlerquellen reduziert und Abläufe transparent macht:

1. Im Portal tragen die Lieferanten ihre Daten ein. Das System führt sie durch alle Schritte und erinnert eigenständig an fehlende Angaben oder auslaufende Zertifikate.
2. Änderungen laufen über die Purchase API vom Portal automatisch zu top xRM. Das Portal selbst prüft alle Unterschiede („alt vs. neu“) und stößt die nötigen Freigaben an, bevor der SAP-Prozess startet. top xRM übernimmt anschließend die final freigegebenen Daten, verarbeitet sie weiter und steuert die nachfolgenden Workflows als zentrale Plattform.

SAP erhält dadurch ausschließlich geprüfte Informationen: Nach der Freigabe überträgt top xRM die Daten automatisch in den SAP-Lieferantenstamm. Die Lieferantenakte bleibt aber weiterhin zentraler Zugriffspunkt für die Mitarbeitenden und schafft eine einheitliche Benutzeroberfläche.

 

Vielfältige Effizienzgewinne im Alltag

Heute arbeitet der Einkauf deutlich strukturierter und ohne die früheren Reibungsverluste. Mitarbeitende sehen nun auf den ersten Blick, welche Aufgaben noch offen sind, welche Freigaben in Kürze anstehen und welche Informationen fehlen. Auch für die Lieferanten wird der Prozess transparenter, da sie alle Aufgaben zentral im Portal erledigen und jederzeit ihren Bearbeitungsstatus nachvollziehen können.

„Durch die Automatisierung und die nahtlose Integration der Systeme sparen wir nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die Fehlerquote deutlich“, fasst Tanja Diekmann zusammen. „Wir haben jetzt einen Prozess, der uns hilft, den internationalen Anforderungen gerecht zu werden.“

Dass der Umstieg so reibungslos verlief, lag auch daran, dass Kayser alle Beteiligten früh ins Boot holte, Neuerungen ankündigte und die Vorteile für alle Bereiche aufzeigte. Mit weltweiten Schulungen sorgte das Unternehmen zudem dafür, dass sowohl Mitarbeitende als auch Lieferanten schnell wussten, wie der neue Prozess funktioniert.

 

SAP-Lieferantenmanagement: Mehr als ein digitaler Prozess – ein neues Verständnis von Zusammenarbeit

Kayser Automotive hat die Lieferantenqualifizierung grundlegend modernisiert. Statt Excel-Listen, E-Mails und verstreuter Ablagen läuft der Prozess heute digital – vom Fragebogen bis zur automatisierten Datenübertragung. Die Abläufe sind klarer, die Datenqualität höher, und die Zusammenarbeit deutlich strukturierter.

Das Projekt zeigt, wie moderne IT-Landschaften funktionieren: klare Verantwortlichkeiten, ein gemeinsamer Prozess, weniger manuelle Arbeit und mehr Transparenz – ein System, das mit den Anforderungen wächst.

Oder wie es Jürgen Kröß zusammenfasst:

„Was früher über viele Kanäle lief, ist heute ein zusammenhängender Prozess. Das macht unsere Arbeit ruhiger – und deutlich verlässlicher. Und wir sind noch nicht am Ende: In Zukunft werden weitere Zertifizierungsfragebögen ergänzt – besonders zu den Themen Nachhaltigkeit und Klimaschutz, um unseren Lieferantenprozess noch zukunftsfähiger zu gestalten.“

 

Die Highlights für Kayser Automotive

• Durchgängig, digitale Lieferanten-Qualifizierung
• Automatisierte Workflows für Prüfungen, Freigaben und Zertifikate
• Deutlich weniger manueller Aufwand durch klare, integrierte Abläufe
• Skalierbare Basis für weitere Digitalisierungsschritte und Prozessoptimierungen

 

„Mit top flow, top xRM und der Portal-Anbindung von prego services haben wir einen durchgängigen Prozess geschaffen, der unsere Arbeit spürbar erleichtert. Die Automatisierung reduziert Fehler, schafft Transparenz und jederzeit aktuelle Lieferantendaten.“

Jürgen Kröß, SAP Global Expert

Kayser Automotive Systems GmbH

• Sitz: Einbeck, Niedersachsen
• Branche: Automobilzulieferer
• Portfolio: Fluid-Management, Leitungssysteme, Filter, Ventile, Batteriemanagement-Komponenten
• Umsatz: ca. 440 Millionen Euro
• Mitarbeitende: etwa 3.600
• Internet: www.kayser-automotive.com

Success Story Kayser Automotive



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