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Digitalisierte Vertriebsprozesse in SAP für Jenoptik mit top xRM

Jenoptik ist bekannt für seine herausragenden optischen Technologien. Auch intern setzt das Unternehmen auf Exzellenz – und nutzt daher nun top xRM von top flow für durchgängig digitalisierte Vertriebsprozesse in SAP.

 

 

2021 landet der Rover Perseverance auf dem Mars, sucht seither nach Spuren von mikrobiellem Leben auf dem roten Planeten. Dazu verfügt er über diverse Instrumente: zwei Mikrofone, einen Laser, 23 Hochleistungskameras und weiteres. Mit Jenoptik ist auch ein deutsches Unternehmen an dem Projekt wesentlich beteiligt. So stellt der Jenaer Technologiekonzern den Großteil der Kameraobjektive für das Mars-Projekt. Das Unternehmen ist damit ein exzellentes Beispiel für High-Tech Made-in-Germany – und für die erfolgreiche Transformation vom volkseigenen Betrieb zum weltweit renommierten Technologieanbieter nach der deutsch-deutschen Wiedervereinigung.

 

 

Moderne Tools für interne Abläufe

Möglich ist der Erfolg dank der unermüdlichen Arbeit hochqualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, einem starken Fokus auf Forschung und Entwicklung sowie durch den Einsatz moderner Tools für effiziente Geschäftsprozesse. Dafür investiert das Unternehmen kontinuierlich in seine IT-Infrastruktur.

Gelegentliche Generationenwechsel sind da unvermeidlich. Andreas Buchholz, Senior Business Analyst bei Jenoptik, berichtet: „Lange Zeit leisteten uns SAP ECC als ERP-System und SAP CRM als Vertriebslösung hervorragenden Dienste. Schließlich näherte sich aber SAP CRM dem Ende seines Lebenszyklus. Wir beschlossen daher, die bisherige Vertriebssoftware durch das moderne SAP C4C (Sales Cloud) zu ersetzen. Parallel dazu führten wir SAP S/4HANA als neues ERP ein, um durch dessen Cloudfähigkeit Prozesse standortübergreifend standardisieren zu können.“

Tatsächlich mangelte es zu diesem Zeitpunkt in einigen Bereichen an unternehmensweit einheitlichen Abläufen – insbesondere im Vertrieb. Je nach Standort bzw. Landesgesellschaft erfolgten die Prozesse dort partiell noch papiergebunden, in anderen Fällen über das alte ERP-System oder andere Softwarelösungen. „Das führte zu Effizienzverlusten und unnötiger Intransparenz. So war es zum Beispiel nicht immer möglich, problemlos auf alle Unterlagen zuzugreifen. Die bisweilen dezentrale Aktenführung und fehlende Digitalisierung bargen zudem das Risiko, bestimmte Informationen redundant oder veraltet vorzuhalten. Das wollten wir endlich ändern“, erläutert Susanne Gloth, Business Process Manager Sales & Services bei Jenoptik.

 

Digitalisierte Vertriebsprozesse in SAP für maximale Transparenz

Dieser Wunsch nach Transparenz und maximaler Informationsqualität veranlasste Jenoptik dazu, die angestrebte IT-Infrastruktur um einen weiteren Baustein zu ergänzen: ein Tool für die elektronische Aktenführung im Vertrieb für das gesamte Unternehmen – einschließlich aller Landesgesellschaften und Standorte im DACH-Raum. Dieses künftige Tool sollte sich ferner

• nahtlos und schnittstellenfrei in die neue SAP-Umgebung – bestehend aus SAP S/4HANA und SAP C4C – einfügen,
• ein modernes Genehmigungs- und Workflowmanagement unterstützen,
• perspektivisch auch für weitere Geschäftsbereiche eignen,
• auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein und
• zu einer revisionssicheren Dokumentation bei Jenoptik führen.

Susanne Gloth: „Damit hatten wir die zentralen Kriterien für die gewünschte Lösung definiert und konnten mit der Recherche beginnen.“ Diese führte die Optikspezialisten schließlich zu top flow und seinem SAP Add-On top xRM: ein Enterprise Content Management System (ECM), mit dem Unternehmen ihre Akten umfassend digitalisieren können und das ihnen als Basis für papierlose End-to-End-Prozesse dient – das alles in Verbindung mit einem automatisierten Workflowmanagement.

„Mit top xRM hatten wir somit eine Lösung gefunden, die die von uns festgelegten Anforderungen abdeckte. Also nahmen wir Kontakt zu top flow auf, um die Einsatzmöglichkeiten und ein umfassendes Einführungsprojekt für top xRM bei uns zu besprechen. Die anschließenden Treffen verliefen so vielversprechend, dass wir uns zügig auf ein gemeinsames Projekt einigen konnten“, resümiert die Prozessmanagerin.

 

Ein einheitlicher Vertriebsprozess für Jenoptik

Durch die Entscheidung für top xRM als Lösung zur elektronischen Aktenführung hatte Jenoptik nun alle Elemente beisammen, um darauf aufbauend einen neuen Vertriebsprozess zu konzipieren.

Dafür sollte das neue IT-System alle Vertriebsvorgänge und die dabei anfallenden Dokumente standortübergreifend erfassen – beispielsweise Opportunities, Angebote, Aufträge, Lieferungen, Transporte und Rechnungen. Die Mitarbeitenden sollten zudem bereits bei der Anlage einer neuen Opportunity in SAP C4C (Sales Cloud) alle Dokumente und Mails einfach per Drag & Drop erfassen und bei späteren Folgebelegen jederzeit über SAP S/4HANA darauf zugreifen können.

„Darüber hinaus sollten künftig alle Freigaben digital erfolgen“, ergänzt Business-Analyst Andreas Buchholz. „Im Ergebnis erhofften wir uns durch diese Maßnahmen weniger manuelle Bearbeitungsschritte, kürzere Bearbeitungszeiten, eine simplere Informationssuche und geringere Prozesskosten.“

 

Zur digitalen Aktenführung in drei Schritten

Ein unternehmensübergreifendes Projektteam setzte das Vorhaben in die Tat um:

1) Ein Mashup und digitale Akten 

Zu Beginn entwarf das Team zunächst eine digitale Akte, die alle für den digitalisierten Vertriebsprozess in SAP benötigten Daten, Funktionalitäten und Features aus SAP S/4HANA, SAP C4C und top xRM systemübergreifend in einer gemeinsamen Webanwendung, einem sogenannten Mashup, zusammenführt.

Technisch läuft dafür eine SAP Fiori Anwendung in SAP S/4HANA, die auch in SAP C4C (Sales Cloud) eingebunden ist. Die Anwenderinnen und Anwender können daher nun von unterschiedlichen Seiten aus auf die Akte zugreifen.

Parallel zur Einführung von top xRM digitalisierten und zentralisierten die Projektverantwortlichen den aktuellen Aktenbestand; unter anderem alle wichtigen Presales-, Kunden-, Auftrags-, Liefer- und Transportakten. Dadurch ist ein einheitlicher Informationsstand bei Jenoptik sichergestellt.

2) Workflowmanagement für schnellere Genehmigungen

Das neue Mashup ist aber mehr als eine gemeinsame Benutzeroberfläche für unterschiedliche Systeme. Dahinter steht ein einheitliches Genehmigungsmanagement für den Vertrieb. Dafür hinterlegte das Projektteam eine spezifische Workflow-Logik in top xRM, die zwei Varianten ermöglicht:

• Zunächst, als Default-Lösung, ein automatisierter Workflow. Dafür leitet das System anfallende Genehmigungsanfragen selbsttätig an jene zuvor definierten Personen weiter, die für den jeweiligen Fall verantwortlich sind. Abhängig ist dies beispielsweise vom Auftragsvolumen.
• Alternativ dazu können Mitarbeitende aber auch manuell Genehmigungen im System anstoßen.

3) Umfassende Schulungen der Nutzer

Den Projektabschluss bildeten umfassende Schulungen der Nutzerinnen und Nutzer. In Workshops lernten diese, wie sie top xRM und die neue FIORI-Oberfläche richtig einsetzen. Als Ansprechpartner für direktes Feedback standen jederzeit gut ausgebildete Key-User sowie die Projektleitung zur Verfügung. Um größtmögliche Usability sicherzustellen, kombinierten die Projektverantwortlichen den Start des Produktivbetriebs mit einer intensiven Hypercare-Phase, um auf Nutzerfeedback schnell reagieren zu können.

 

Ein erfolgreiches Projekt gewinnt unternehmensweite Aufmerksamkeit

Nach mehreren Monaten enger Zusammenarbeit konnten Jenoptik und top flow das Projekt erfolgreich beenden. Längst überzeugen die Vorteile der neuen Systemlandschaft sogar jene Personen, die zu Beginn noch skeptisch waren. Und nicht nur das: Immer mehr Unternehmensbereiche jenseits des Vertriebs zeigen seither Interesse am Einsatz von top xRM – etwa der Service sowie die Produktentwicklung.

Andreas Buchholz und Susanne Gloth ziehen ein höchst positives Fazit:

„Angesichts des Projekterfolges verwundert es uns nicht, dass auch andere Unternehmensbereiche Interesse am Einsatz von top xRM entwickeln. Mit den hier aufgesetzten Prozessen konnten wir schließlich unsere durchschnittlichen Bearbeitungszeiten im Vertrieb erheblich reduzieren und zugleich massiv Kosten einsparen. So amortisierte sich das Projekt bereits nach wenigen Monaten. Obendrein sind unsere Akten jetzt absolut revisionssicher. Um diese Vorteile weltweit zu nutzen, führen wir das System daher derzeit auch in den USA ein – und rechnen auch dort mit einem ähnlichen Erfolg. Für uns ist das eine gute Nachricht. Schließlich gibt es neben dem Mars noch weitere Planeten, die wir gerne miterforschen wollen!“

 

Die Highlights für Jenoptik

• Neues Workflowmanagement für schnellere Genehmigungsverfahren
• Digitalisierte Vertriebsprozesse in SAP durch Digitalisierung aller wichtigen Aktentypen für den Vertrieb – z. B. Kunden-, Auftrags- und Transportakten
• Webbasierte Fiori-Apps, die alle relevanten Anwendungen systemübergreifend in einer Oberfläche vereinen
• Enge, schnittstellenfreie Integration von SAP S/4HANA, SAP C4C und top xRM von top flow

 

„Längst sind auch andere Unternehmensbereiche an top xRM interessiert. Immerhin haben wir unsere durchschnittlichen Bearbeitungszeiten im Vertrieb deutlich reduziert und massiv Kosten eingespart. So amortisierte sich das Projekt bereits nach wenigen Monaten.“

Susanne Gloth, Business Process Manager Sales & Services bei Jenoptik

 

Jenoptik AG

• Firmensitz: Jena
• Portfolio: Optische Technologien und Photonik (Kamera- und Lasersysteme, Verkehrssicherheit, Sensorik u. v. m.)
• Umsatz: ca. 1,16 Milliarden Euro (2024)
• Gründung: 1991 als Ausgründung des Kombinats VEB Carl Zeiss Jena
• Mitarbeitende: ca. 4.600
• Internet: https://www.jenoptik.de/

Success Story Jenoptik



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