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Digitale Personalprozesse in SAP: Stadtwerke Flensburg modernisiert HR

Mit rund 750 Mitarbeitenden gestalten die Stadtwerke Flensburg täglich Fortschritt und Effizienz. Für moderne digitale Personalprozesse in SAP setzt der Energieversorger seit Kurzem auf digitale Personalakten und automatisierte Workflows – realisiert durch top xRM von top flow. 

Mit über 300.000 Kundinnen und Kunden sowie der jährlichen Lieferung von 2.000 GWh Strom, 5 Millionen Kubikmetern Trinkwasser und 890 GWh Fernwärme zählen die Stadtwerke Flensburg zu den führenden Energieversorgern Norddeutschlands. Rund 750 Mitarbeitende sichern diesen Erfolg – durch Kompetenz, Engagement und einen klaren Fokus auf Kundenzufriedenheit. Um sie bestmöglich zu unterstützen, investiert das Unternehmen gezielt in Personalentwicklung und Employee Empowerment.

Seit Kurzem setzt der Energieversorger zudem auf elektronische Mitarbeiterakten, um seine HR-Prozesse deutlich zu verschlanken, effizienter zu gestalten und noch besser an die neuen Arbeitsbedingungen anzupassen. So entsteht ein modernes Arbeitsumfeld, das die Mitarbeitenden stärkt und die Organisation zukunftsfähig macht.

 

Digitale Personalprozesse in SAP: Der nächste Schritt im HR-Management

„Der Trend zum Homeoffice hat unsere Arbeitsweise stark verändert – in manchen Bereichen waren wir darauf jedoch noch nicht ausreichend vorbereitet“, so Vanessa Petznik, Leiterin Entgeltabrechnung und Administration Personal der Stadtwerke. „So führten wir weiterhin papierbasierte Personalakten, die im Homeoffice weder zugänglich noch bearbeitbar waren.“

Hinzu kam die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP): Seit 2023 sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, ihre Entgeltdaten digital an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Seit Jahresanfang 2025 gilt dies auch für Finanzbuchhaltungsdaten wie Summen- und Saldenlisten.

Doch die bisherigen Prozesse bei den Stadtwerken Flensburg waren mit den neuen Anforderungen nicht vereinbar. „Zwar bestand die Möglichkeit, Übergangsfristen zu nutzen – doch angesichts der vielen Vorteile wollten wir die ohnehin notwendige Digitalisierung zügig vorantreiben“, betont Vanessa Petznik.

 

Starke Basis für zukunftsfähiges Personalmanagement

Unternehmen profitieren direkt von der Digitalisierung ihrer Personalakten und HR-Prozesse. Digitale Akten sparen Platz und Kosten, beschleunigen Prozesse und entlasten die Organisation spürbar. So können berechtigte Mitarbeitende jederzeit und ortsunabhängig auf relevante Informationen zugreifen.

Doch nicht jedes Digitalisierungsprojekt verläuft erfolgreich. Immer wieder scheitert die Einführung, weil neue Tools nicht kompatibel zur bestehenden IT-Infrastruktur sind – oder daran, dass die Auswahl ohne Abgleich mit den tatsächlichen Anforderungen erfolgt. Um solche Stolpersteine zu vermeiden, definierten die Stadtwerke Flensburg ihre Anforderungen im Vorfeld sehr genau: Die Lösung sollte

• nahtlos in das bestehende SAP-System integrierbar sein,
• eine DSGVO-konforme Personalaktenführung gewährleisten
• die elektronische Betriebsprüfung (euBP) unterstützen,
• für eine einheitlichere Aktenstruktur sorgen,
• skalierbar für weitere Aktenarten sein und
• umfangreiche Funktionen für modernes, automatisiertes Workflow-Management bieten.

Die Suche nach einem passenden System führte die Stadtwerke schließlich zum IT-Spezialisten top flow und dessen Enterprise-Content-Management-System top xRM.

Vanessa Petznik erinnert sich: „Ein entsprechendes Tool zu finden, war nicht einfach – umso erfreulicher, dass top xRM exakt zu unserem Profil passte. Es versprach nicht nur eine schnittstellenfreie Anbindung an unser SAP-System, sondern auch eine Quick-Start-Lösung, mit der wir schnell und kosteneffizient euBP-konform arbeiten konnten. Außerdem ermöglichte es uns, die Mitarbeiterdaten weiterhin auf unseren eigenen Servern zu sichern.“

Die Stadtwerke nahmen Kontakt zu top flow auf, um ein umfassendes Einführungsprojekt zu planen. „Wir konnten uns schnell darauf verständigen, wie sich unsere Ziele effizient erreichen lassen“, berichtet Vanessa Petznik. „Damit stand die Basis für die Zusammenarbeit.“

 

Vereint vorgehen – erfolgreich umsetzen

Nach der Entscheidung für top xRM starteten die Stadtwerke Flensburg gemeinsam mit top flow in die strukturierte Projektplanung, beginnend mit einem ersten Workshop. Dessen Ziel war es, alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen – als Grundlage für die anschließende Einführung. Im Kick-off-Meeting und folgenden Treffen definierte das Team die konkreten Umsetzungsschritte.

Die Experten verständigten sich auf drei wesentliche Phasen:

• Implementierung von top xRM:

Im ersten Schritt band das Projektteam top xRM direkt an das unternehmensinterne ERP-System an – dank der schnittstellenfreien Integration in SAP ein zügiger und reibungsloser Vorgang. Im Anschluss digitalisierte das Projektteam in enger Kooperation mit einem externen Dienstleister die bisherigen Papierakten und überführte sie in ein elektronisches Format. Zusätzlich schuf es zwei Zugriffsmöglichkeiten: über die SAP GUI sowie über eine eigens dazu erstellte FIORI-App.

• DSGVO-konforme Umsetzung der digitalen Personalprozesse in SAP:

Als nächstes entwickelte das Projektteam in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens ein DSGVO-konformes Zugriffskonzept. Ein zentrales Element bildet dafür das intelligente Berechtigungsmanagement in top xRM: Es stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf eine Akte zugreifen können – gesichert über eine entsprechende Authentifizierung.

Die Zugriffsrechte sind zudem fein abgestuft: Während HR und die betroffenen Mitarbeitenden vollen Zugriff erhalten, ist die Einsicht für Vorgesetzte oder den Betriebsrat auf definierte Inhalte beschränkt. Um Missbrauch vorzubeugen, protokolliert das System darüber hinaus sämtliche Zugriffe lückenlos.

Alle Inhalte in top xRM sind außerdem verschlüsselt gespeichert. Ohne das zugehörige Entschlüsselungsverfahren lassen sie sich nicht als Klartext auslesen – ein zusätzlicher Sicherheitsfaktor für den Schutz sensibler Personaldaten.

• Vorbereitung auf die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP):

Ein weiterer zentraler Baustein des Projekts war die Vorbereitung auf die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Ausgangspunkt dafür ist ebenfalls top xRM, das automatisierte Workflows um prüfrelevante Informationen aus dem SAP-System ergänzt – etwa Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise oder Arbeitszeitdaten. Diese Informationen werden in ein euBP-konformes Format konvertiert und lassen sich über den SAP B2A-Manager (ein Tool zur digitalen Datenübermittlung an Behörden) direkt an die Deutsche Rentenversicherung übermitteln.

 

Solides Fundament für digitale Personalprozesse in SAP

Dank der engen Zusammenarbeit zwischen top flow und den Stadtwerken Flensburg steht dem Flensburger Energieversorger heute eine moderne, digitale Personalakte zur Verfügung, die bereits alle Anforderungen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung erfüllt. Gleichzeitig erleichtert sie die Arbeit im Homeoffice: HR-Mitarbeitende können die Akte nun von zu Hause aus bearbeiten, sofern sie über die nötige Berechtigung verfügen, und Mitarbeitende ihre Unterlagen jederzeit einsehen. Die Digitalisierung ist ferner die Basis für spätere Employee Self Services.

Durch den modularen Aufbau von top xRM eröffnen sich den Stadtwerken zudem vielfältige Möglichkeiten, künftig weitere Aktentypen in der HR-Abteilung zu digitalisieren – und die elektronische Aktenführung künftig auch auf andere Unternehmensbereiche auszuweiten.

Vanessa Petznik zieht ein positives Fazit:

„Mit top xRM haben wir ein starkes Fundament für moderne, digitale Personalprozesse in SAP geschaffen. Die Einführung der digitalen Aktenführung war nur der erste Schritt. Mit der Anbindung an SAP SuccessFactors und dem Ausbau nutzerfreundlicher HR-Selbstservices – etwa digitale Urlaubsanträge – treiben wir die Weiterentwicklung unserer Personalprozesse konsequent voran. Auch das Vertragsmanagement wollen wir mittelfristig stärker über das neue System abbilden. Die enge Zusammenarbeit mit top flow war dabei ein zentraler Erfolgsfaktor – dafür sind wir sehr dankbar.“

 

Die Highlights für die Stadtwerke Flensburg

• Modernes, ausbaufähiges Enterprise Content Management System
• Schnittstellenfreie Anbindung an die SAP-Landschaft
• Digitale, DSGVO- und euBP-konforme Personalakten
• Zentrale Ablage (Single Point of Truth) für alle Personalakten
• Vielfältige Optionen für weitere Prozessautomatisierungen

 

„Mit der Einführung von top xRM haben wir endlich ein solides Fundament für ein durchgängig digitalisiertes Personalmanagement. In Zukunft bietet es uns zahlreiche Anknüpfungspunkte für weitere Prozessoptimierungen.“

Vanessa Petznik, Leiterin Entgeltabrechnung und Administration Personal bei den Stadtwerken Flensburg

 

Stadtwerke Flensburg GmbH

• Firmensitz: Flensburg
• Portfolio: Strom-, Gas- und Wasserversorgung, Fernwärme, E-Mobilität, Glasfaser, ÖPNV
• Umsatz: ca. 865 Millionen Euro
• Gründung: 1854
• Mitarbeitende: 753
• Internet: www.stadtwerke-flensburg.de

Success Story Stadtwerke Flensburg



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