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Ad-hoc-Auswertungen und Analysen: Würth IT flexibilisiert Berechtigungen

Die wachsende Würth-Gruppe nutzt für das Unternehmensreporting eine hoch- moderne BI-Lösung mit dezentralem Zugriff. Um aber operationale Spezial- auswertungen oder prozessbezogene Problemanalysen aus ERP-Daten zu erzeugen, standen bislang nur SAP-Standardtransaktionen und MS Excel zur Verfügung. Umfassender Datenschutz und Ad-hoc-Reports waren damit schwer vereinbar. Das Reporting-Tool top se16XXL änderte das.

Wenn Unternehmen die Digitalisierung angehen, startet häufig eine umfassende Trans- formation: Sie entwickeln innovative Geschäftsmodelle, schaffen effiziente Produktions- und Verwaltungsprozesse oder sorgen für eine durchgängige Geschäftsanalytik. Für all diese Herausforderungen stellt die Würth IT GmbH ihre Beratungsleistungen, Services und ein breites Portfolio aus modernen IT-Lösungen zur Ver­fügung. Das Tochterunternehmen der weltweit erfolgreichen Würth-Gruppe bietet ihre Dienste primär innerhalb des Mutter- konzerns an. Für diesen spielt die standortunabhängige Zusammenarbeit von Tochter- gesellschaften, Niederlassungen und Werken eine zentrale Rolle. Würth IT kümmert sich darum – und um einen reibungslosen 24/7-Support, den die Württemberger über ihre Würth IT-Standorte in Europa, Asien und Amerika für jede Zeitzone anbieten.

Großer Aufwand für Business Intelligence

Deutschlandweit und international setzt der Mutterkonzern schon lange auf SAP. Auch die eigenständigen Konzerngesellschaften nutzen SAP ERP und profitieren von der enormen Datenbasis, die das System zentral bereitstellt. Die Analyse der Daten wird meist durch Anfragen aus den Konzerngesellschaften initiiert und dann von Würth IT umgesetzt. Für typische Anforderungen der Business Intelligence (BI) wie Vertriebs-Reports, Kennzahlen-Dashboards, oder Ad-Hoc-Analysen durch sogenannte Power-User steht dabei ein hoch- modernes Business-Intelligence-System zur Verfügung.

Um aber spontane, operationale Reporting-Anfragen zu bedienen oder prozessbezogene Problemanalysen zu erstellen, mussten die hochqualifizierten Mitarbeiter bislang auf SAP-­Standardtransaktionen zurückgreifen, wie den Data Browser, also die Transaktionen SE16/N und SAP Query. Diese Transaktionen ermöglichen zwar einen tiefen Einblick in die SAP-Daten – meistens sind allerdings sehr viele Schritte für die Ergebnisliste notwendig, denn die SE16/N erlaubt den Zugriff auf nur jeweils eine Tabelle der Datenbank pro Abfrage. Harald Holl, Head of Infrastructure bei Würth IT, erinnert sich: „Im Arbeitsalltag mussten wir Informationen, die über mehrere Datenbanktabellen verstreut lagen, einzeln suchen, selektieren und zur Weiterverarbeitung nach Excel übertragen. Das war aufwendig und unkomfortabel.“

Berechtigungssteuerung kostet Zeit

Schon das Suchen und Selektieren der Daten erforderte einiges an SAP-Know-how. Ebenso die sinnvolle Auswertung. Vor allem aber zogen viele Anfragen erheblich Programmier­arbeit nach sich. Insbesondere bei komplexen Anfragen oder wiederkehrende Auswertungen – wie wöchent­liche Reports – mussten die Mitarbeiter von Würth IT dafür automatisiert ablaufende Jobs programmieren. War ein solcher Report erstellt, dann mussten Berechtigungsfragen geklärt werden. Schließlich sind viele Daten sensibel und dürfen ausschließlich bestimmten Rollen zur Verfügung stehen. In Zeiten mit vielen Reporting-Anfragen konnten so Tage bis Wochen vergehen, bevor der gewünschte Bericht erstellt und für den Auftraggeber verfügbar war. 

„Ein umfassender Datenschutz mit passendem Berechtigungsmanagement hat für uns höchste Priorität“, sagt Harald Holl. „Aber zugleich sollen Datenschutz und Geschwindigkeit nicht miteinander konkurrieren: Informationen und Reports müssen zeitnah zur Verfügung stehen – je nach Rolle und Berechtigung.“ Insbesondere ein schnell wach­sendes Anfragevolumen aus der gleichermaßen wachsenden Würth-Gruppe verschärfte das Problem. Und auch die Qualität und Aussagekraft der gelieferten Informationen wurden gelegentlich bemängelt. Denn Würth IT konnte über die SAP-Standardtransaktionen oft nur Rohdaten zusammenstellen – ohne qualitative Auswertung der Kennzahlen. In dieser Situation startete Holl seine Suche nach einer umfassenden Lösung.

Konzerntöchter befähigen

In der Praxis sollten die deutschen und internationalen Würth-Töchter in der Lage sein, ihre eigenen Geschäftsdaten zu sehen, zu bearbeiten und daraus selbstständig Ad-hoc-Reports zu generieren. Zugleich muss sichergestellt sein, dass es keinerlei Zugriff auf Daten anderer Gesellschaften gibt oder dass Mitarbeiter ohne die entsprechende Rolle auf sensible Daten zugreifen können. Mit SE16/N sind solche Einschränkungen zwischen einzelnen Organisationseinheiten nicht umsetzbar. Obendrein sollten vorhandene Berechtigungsrollen „vererbbar“ sein. Wer also bislang über die SAP Standardtransaktionen berechtigt war, sollte seine Befugnisse automatisch ins neue System übernehmen können.

Harald Holl: „Bei meiner Recherche stieß ich schnell auf top se16XXL von top flow und hatte direkt den Eindruck, dass die Lösung gut passen könnte.“ Schon kurz nach der ersten Kontaktaufnahme ließ sich der Infrastrukturverant­wortliche in einer Websession die Leistungsfähigkeit von top se16XXL zeigen. „Die Demonstration machte deutlich, dass wir vorerst keine weiteren Anbieter ansprechen müssen und vielmehr mit top flow einen Proof of Concept des Tools planen wollen“, sagt Holl. Nach dem erfolgreichen PoC mit Kollegen aus den USA war schließlich klar, dass das Reporting-­Tool die technischen und funktionalen Anforderungen voll abdeckt.

„Genau die Funktionen, die wir uns für SAP SE16/N immer gewünscht haben, bringt top se16XXL von Haus aus mit. Somit passt die top flow-Lösung perfekt zu unserer Unternehmensstrategie, in der Business Intelligence und Datenschutz zusammengehören.“
Harald Holl, Head of Infrastructure

Mit wenigen Klicks zum Ziel

Die Möglichkeit, die Lösung direkt über das SAP Add-On In­stallation Tool (SAINT-Transaktion) zu implementieren, sprach ebenfalls für top se16XXL. „Tatsächlich war der Aufwand minimal. Ein einzelner Mitarbeiter konnte das Tool innerhalb weniger Stunden komplett einspielen und einrichten. Ein Zugriff auf das Betriebssystem war nicht notwendig“, sagt Holl. Ähnlich einfach gestaltete sich die Einarbeitung: „Mit kurzen Workshops oder Websessions war viel erreicht. Denn für die IT haben wir eine umfangreiche Dokumentation und für die Anwender gutes Schulungsmaterial sowie Klick­anleitungen innerhalb der Lösung. Wer ein bisschen was von SAP-Datenbanken versteht, ist schnell drin.“

Inzwischen ist top se16XXL bei Würth IT und einigen internationalen Konzerngesellschaften im Einsatz. Die dortigen Mitarbeiter setzen ihre Anfragen nun autonom um und erstellen aussagekräftige Reports über wenige geführte Klicks. Harald Holl: „Sie nutzen dazu die verständlichen Selektionsmasken aus top se16XXL, in denen sich Werte und Ergebnisse fast beliebig filtern lassen.“ Über aggregier­te Daten aus dem ERP und dem BI ist der Einkauf nun in der Lage, ad hoc Extra-Reports zu erstellen, um Preise und Warenqualität von Lieferanten zu vergleichen oder deren Lieferzeit und Liefertreue. Komplexere oder wiederkehrende Abfragen lassen sich als Skripte speichern und bei Bedarf von anderen Anwendern erneut ausführen. BI-Reports können so leicht um Spezialauswertungen ergänzt werden – mit nachvollziehbaren und wiederholbaren Parametern.

Sicher für Datenschutz und Compliance

Für Würth IT ist ein Feature entscheidend: SAP-Tabellen lassen sich direkt miteinander verknüpfen. Auch Tabellen-­Joins auf dem Ergebnis einer vorherigen Abfrage sind möglich – und das mehrfach aufeinander aufbauend. Zudem müssen Daten nicht mehr geladen und in Excel eingefügt werden. „Das hat den schönen Nebeneffekt, dass praktisch keine Daten mehr auf Mitarbeiter-PCs landen,“ ergänzt Holl. In Kombination mit der ausgefeilten Berechtigungssteuerung erfüllen die Konzerntöchter nun alle relevanten Compliance- und Datenschutzbestimmungen.

„Wir sind froh, dieses Problem mit überschaubarem Aufwand gelöst zu haben. Deshalb planen wir, dass in naher Zukunft alle Konzerngesellschaften top se16XXL einsetzen“, sagt Holl. Einen grundlegenden Tipp hat er noch zum Schluss: „Wir wollten diese Lösung haben, um Rechte kontrolliert zu vergeben. Das führte in der Umsetzung natürlich dazu, dass einzelne Mitarbeiter ihre gewohnten Bearbeitungsrechte verloren. Da war es wichtig, frühzeitig mit den Kollegen zu sprechen; zu klären, ob sie den Zugang zu allen Tabellen wirklich brauchen und zu betonen, dass die Maßnahme keinerlei Degradierung ist. Dann gibt es keine Probleme.“ 

Success Story top se16XXL – Würth IT GmbH



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