SAP-Integration vs. Schnittstelle

DMS, ECM und BDE, xRM, MES und ERP. So mancher CIO dürfte sich hin und wieder an den Song der Fanta4 erinnert fühlen – und das „mit freundlichen Grüßen!“ Denn die Welt der Unternehmens-IT setzt sich zusammen aus einer Vielzahl von Drei-Buchstaben-Abkürzungen. Oder besser gesagt: aus den Systemen, die mit den Kürzeln bezeichnet werden. Die einzelnen Anwendungen übernehmen dabei jeweils eine spezifische Aufgabe, sind in einem Unternehmensbereich angesiedelt, werden mit einem Wertschöpfungsschritt assoziiert. Dennoch sollen sie miteinander verbunden sein, sollen Daten zwischen ihnen möglichst ungehindert fließen.

Das Ziel ist eine durchgängige Systemlandschaft. Im Zentrum steht dabei in der Regel das ERP-System – hier laufen die digitalen Fäden zusammen. Für die Unternehmen stellt sich damit die Frage, wie sie ihre übrigen Third-Party-Applikationen mit dem ERP-System verbunden bekommen, wie sie ihre digitalen Fäden am besten spinnen. Das hängt maßgeblich vom ERP-System ab. Und das stammt in sehr vielen Fällen von SAP.


Art der Anbindung macht einen Unterschied

Grundsätzlich gibt es auf diese Frage zwei Antworten. Die Third-Party-Applikation kann über eine Schnittstelle angebunden werden. Oder die jeweilige Anwendung wird in SAP ERP integriert. Schnittstellen sind erforderlich, wenn ein System nicht auf der SAP-Technologie basiert. Daten müssen dann untereinander ausgetauscht werden. Dem Interface fällt hierbei die Aufgabe zu, die Kommunikation zu managen: Daten vom ERP-System aufnehmen, so aufbereiten, dass das angebunden System sie verstehen kann, anschließend weiterleiten. Und andersherum. Bei einer echten Integration ist ein solcher Transfer nicht nötig, weil die integrierte Anwendung direkt in SAP ERP eingebettet ist und dadurch auch direkt auf dessen Datenbasis zugreifen kann.

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Technologisch besteht also ein erheblicher Unterschied. Sprachlich werden beide Möglichkeiten aber häufig gleichgesetzt – als Integration einer neuen Lösung oder einer neuen Anwendung in SAP ERP. Hier deutlich zu unterschieden, ist aber weit mehr als semantische Korrektheit. Ob ein System auf die eine oder auf die andere Weise mit SAP ERP verbunden ist, hat ganz praktische Auswirkungen.

Schnittstelle: Doppelte Datenhaltung und doppelter Aufwand

Weil beim Einsatz von Schnittstellen die Daten übergeben werden – und damit redundant vorliegen –, funktionieren auf diese Weise angebundene Systeme auch ohne direkten Zugriff auf SAP ERP. Das ist zum Beispiel dann vorteilhaft, wenn das ERP-System und das Third-Party-System komplett unabhängig voneinander betrieben werden sollen. Ein möglicher Grund: Die Datenverbindung in eine entlegene Gegend lässt sich nicht ausreichend stabil etablieren und die Niederlassung muss deshalb auf einem eigenen System vor Ort arbeiten. Sollte die Verbindung zwischen dem zentralen ERP-Systemen und der lokalen Anwendung einmal unterbrochen sein, arbeitet das Third-Party-System mit den zuletzt übermittelten Daten weiter. Synchronisiert wird später. Allerdings lässt sich auf diese Weise nur eine mehr oder weniger lange Zeitspanne überbrücken – die Autonomie ist also lediglich temporär.

Ansonsten sind die redundante Datenhaltung und die zeitversetzte Übermittlung problematisch. Das vor allem, weil es immer wieder zu Datenschiefständen kommen kann, die optimale Entscheidungen verhindern: SAP ERP geht dann eventuell davon aus, dass momentan in der Fertigung keine Kapazitäten frei sind, weil das Third-Party-System vor Ort den aktuellen Status noch nicht zurückgemeldet hat, und schickt keine neuen Aufträge in den Shopfloor. Eigentlich warten die Maschinen aber schon wieder auf Jobs und stehen still.

Ein weiterer Nachteil: Schnittstellen verursachen einen spürbaren Aufwand. So müssen sie nicht nur bei der Implementierung eines neuen Systems programmiert werden. Es stehen auch jedes Mal, wenn SAP ERP oder die implementierte Anwendung aktualisiert oder funktional erweitert werden muss, Modifikationen am Interface an. Aufwendig ist ebenfalls die Suche nach Fehlern. Denn anhand des sichtbaren Incidents lässt sich meist nicht erschließen, ob die Quelle bei SAP ERP, der Schnittstelle oder dem angebundenen System liegt.

Schließlich stellen die Anwendungen selbst für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, weil sie eine technologische Blackbox sind: Der Code ist meist nicht transparent und kann nicht immer verändert werden. Und selbst wenn das möglich ist, fehlen fast immer Mitarbeiter in der IT-Abteilung, die die jeweilige Programmiersprache beherrschen.

SAP-Integration: Nur so sind End-to-End-Prozesse abbildbar

Um es kurz zu machen: Alle Nachteile der Schnittstellen-Variante sind bei der Integrations-Variante klare Vorteile. So gibt es nur eine Datenbasis, auf die SAP ERP und alle integrierten Applikationen zugreifen. Zu Schiefständen kann es daher nicht kommen. Mehr noch: Unternehmensprozesse sind an vielen, sehr oft zentralen Stellen in SAP ERP verankert und mit dessen Daten und Funktionen verknüpft. In SAP integrierte Systeme können diese bestehenden SAP-Funktionen und -Daten direkt nutzen. Redundante Funktionen zu entwickeln und zu pflegen ist daher genauso wenig erforderlich, wie Daten redundant vorzuhalten. Die Anforderungen an den Support und die damit verbundenen Kosten sind denkbar gering, da die Anwendung, das Customizing und die Entwicklung in der bekannten Umgebung ablaufen.
In der Vergangenheit setzte die Technologie von SAP einigermaßen enge Grenzen bei der Gestaltung von Oberflächen. Die Nutzerfreundlichkeit von Anwendungen wurde deshalb regelmäßig kritisiert – und das zum Teil auch zu Recht. Mittlerweile sind durch die Verwendung von modernen HTML5-Technologien (SAP Fiori) die Möglichkeiten für das Design von User Interfaces aber deutlich vielfältiger.

Anbindung bei Softwareauswahl bedenken

Es spricht also eine Menge für die echte Integration einer Anwendung in SAP ERP. Dass dennoch viele Systeme im Einsatz sind, die über eine Schnittstelle angebunden werden müssen, hat vermutlich einen entscheidenden Grund: Die Auswahl bei diesen Anwendungen ist größer als bei SAP-basierten Lösungen. Erstens, weil viele Third-Party-System-Anbieter nicht explizit für ein bestimmtes ERP-Systeme entwickeln, um so einen möglichst großen Absatzmarkt adressieren zu können – „one size fits all“ sozusagen. Und zweitens, weil die Konzeption und Programmierung einer integrierbaren Software sehr profundes Know-how zum SAP-System, den SAP-Prozessen und den teilweise branchenspezifischen Ausprägungen und Anforderungen erfordert.
Nicht selten tendieren die Fachbereiche zu einer nicht integrierbaren Third-Party-Lösung. Denn die Software scheint in Bezug auf Funktionsumfang und Look&Feel unmittelbar zu den Anforderungen zu passen. Der Blick endet bei dieser Beurteilung aber an den Grenzen der eigenen Abteilung. Was für das Unternehmen insgesamt der beste Weg ist und wie sich die Entscheidung auf das Zusammenspiel aller beteiligten Systeme auswirkt, bleibt unberücksichtigt.

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