Weg mit dem Papier: Neue Effizienz im Personalmanagement

Winterhalter nutzt digitale Personalakte in SAP

Winterhalter: Digitale Personalakte von top flow

Winterhalter nutzt die digitale Personalakte von top flow in SAP.

Vor einem Jahr tauschte die Personalabteilung der Winterhalter Gastronom GmbH ihre papiergefüllten Aktenordner gegen die digitale Personalakte auf Basis von top xRM. Die Mitarbeiter erwarteten einen schnelleren Informationszugriff und mehr Transparenz. Erste Erfahrungen sind so vielversprechend, dass bereits weitere Digitalisierungsprojekte anstehen.

Wo große Mengen Geschirr, Besteck und Töpfe eingesetzt werden, da ist ein Spülsystem von Winterhalter nicht weit. Das Unternehmen mit Stammsitz im baden-württembergischen Meckenbeuren verkaufte 1957 seine erste gewerbliche Spülmaschine. Kunden aus Gastronomie, Hotellerie und Gemeinschaftsverpflegung sowie Bäckereien und Metzgereien vertrauen seitdem der Qualität. Neben Meckenbeuren am Bodensee gibt es Produktionsstandorte in Endingen, in Rüthi (Schweiz) und in Thailand. In mehr als 70 Ländern hat Winterhalter Niederlassungen und Partner für Service und Vertrieb. Mit rund 1.300 Mitarbeitern weltweit zählt die inhabergeführte Firmengruppe zu den Global Playern der Großküchenbranche.

Projektüberblick

Die Ziele

Die Personalakten aller 580 deutschen Mitarbeiter digital verfügbar machen
Den Suchaufwand minimieren, das Handling der Akten vereinfachen und dadurch die Prozesse beschleunigen
Belege aller Art automatisch erstellen und ablegen
Ortsunabhängige Verfügbarkeit mit abgestuften Zugriffsrechten

Die Lösung

ECM-Produktsuite top xRM
Basiert auf dem SAP Folders Management
Einführung der Personalakte als Pilotprojekt, um weitere Digitalisierung zu erproben

Der Nutzen

Schneller Zugriff auf die Personaldokumente, Beschleunigung der alltäglichen Prozesse im Personalmanagement
Zugriff auf Informationen von allen Standorten aus mit abgestuften Rechten
Reduzierung der Kosten für Ausdrucke und Lagerung durch revisionssichere Dokumentation und Archivierung ohne Papier

Am Stammsitz in Meckenbeuren laufen die Fäden zusammen. Dort managt die Personalabteilung die rund 580 Mitarbeiter vor Ort und der deutschen Niederlassungen. Die Aufgaben der Personalverwaltung erledigten die Personaler bislang über eine Kombination aus Software und Papier: Die Zeitwirtschaft, die Gehaltsabrechnung und das Recruiting wurden mit SAP organisiert. Dokumente aller Art verwaltete das Team dagegen separat in Aktenordnern. Die Folge war ein umfangreiches Handling: „Sobald sich Statusänderungen ergaben, etwa Neueinstellung, Positionswechsel, andere Steuerklasse, oder eine Bescheinigung für die SV-Träger benötigt wurde, ging die Handarbeit los: Aktenordner suchen, Seiten ausdrucken, Blätter lochen, ein- und ausheften, auf Vollständigkeit prüfen, Ordner wieder einsortieren. E-Mails wurden zu Dokumentationszwecken ausgedruckt und abgeheftet. Manchmal ging die Akte sogar auf Reisen – im Koffer eines Mitarbeiters. Wir haben auch postalisch vieles hin- und hergeschickt oder einzelne Seiten per Fax versendet“, erinnert sich Siegfried Weber, Teamleiter SAP und Application-Betreuer HCM bei Winterhalter.

Ab ins Archiv – und dann?

Auch andere Routine-Handgriffe in der Personalabteilung waren durchaus aufwendig. Wollte ein Abteilungsleiter eine Mitarbeiterbeurteilung nachlesen, suchten die Personaler die entsprechende Akte und gaben diese zeitweilig heraus – unter Beachtung des Datenschutzes. Wenn ein Kollege ausschied, kam dessen Akte ins Archiv. Herrschte dort Platzmangel, wurden alle Ordnerseiten gescannt und revisionssicher gespeichert – allerdings unstrukturiert, sodass Recherchen im Einzelfall bedeuteten, sich durch riesige PDF-Dateien zu scrollen.

Der Wunsch, diese Einschränkungen abzuschaffen, war schon länger da. „Als State of the Art konnte das Dokumentenmanagement nicht mehr gelten“, sagt Siegfried Weber. Dennoch standen andere IT-Projekte weiter oben auf seiner Prioritätenliste. Oder die IT-Abteilung war schlicht durch den Arbeitsalltag ausgelastet. Ein weiteres Problem ergab sich aus dem zunächst gewählten Ansatz: Bereits 2012 kam bei Winterhalter die Idee auf, möglichst alle Akten zu digitalisieren. Nicht nur für das Personal, sondern auch für Kunden und Verträge. Die Lösung eines Großanbieters stand zur Diskussion. Aber es gab zu viele Akteure, zu viele Blickwinkel und Wünsche in den Abteilungen. „Wir konnten keine Entscheidung treffen“, sagt Siegfried Weber. Außerdem war der Funktionsumfang schlicht überdimensioniert.

Die Highlights für Winterhalter

Intuitive Bedienung von top xRM – vor allem für Anwender, die Oberflächen von Microsoft gewohnt sind
Flexible Zugriffssteuerung auf die Akten mit abgestuften Berechtigungen
Dokumente lassen sich per Drag and Drop verschieben – ohne komplizierte Import- und Export-Routinen
Nahtlose Einbindung von Outlook, sodass sich E-Mails samt Anhängen direkt in der Aktenstruktur organisieren lassen

Greifbarer Nutzen

Beim DSAG-Jahreskongress (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe) lernte der IT-Leiter von Winterhalter dann den ECM-Spezialisten (Enterprise-Content-Management) von top flow kennen und fand dessen Präsentation überzeugend. In den darauf folgenden Websessions skizzierte top flow den Nutzen einer Digitalisierung mittels top xRM. Lösungsansatz und Funktionsumfang passten zu Winterhalter. Siegfried Weber: „Wir merkten schnell, dass top flow die Kompetenzen und Antworten auf unsere Fragen hat – und einen angemessenen Preis.“

Ein Teil der Maschinenfamilie Winterhalter

Als Pilotprojekt sollte die digitale Personalakte eingeführt werden. „Unser Motto war jetzt: think big, start small“, sagt Siegfried Weber. Nicht direkt mit dem Marathonlauf starten, sondern erstmal zehn Kilometer meistern. Als relativ abgeschlossener Bereich eignete sich die Personalabteilung besonders gut, denn mit der neuen Technologie mussten zunächst nur sechs Mitarbeiter umgehen. Außerdem konnte die bestehende Struktur der Personalakten 1:1 in der digitalen Akte gespiegelt werden – ein Diskussionspunkt weniger. Das überzeugte auch den kaufmännischen Geschäftsleiter, der grünes Licht für das Projekt gab.

Viele Anforderungen an die neue Lösung standen von vornherein fest: die Übernahme der bewährten Ablagestruktur, steuerbare Zugriffsrechte auf die Akten, eine Ausleihfunktion, die den Datenschutz einhält, E-Mail-Einbindung. Und, ganz grundlegend, die Integration ins bestehende ERP-System von SAP statt einer Schnittstellen-Lösung. „Aus meiner Erfahrung riskiert man mit bidirektionalen Schnittstellen immer auch Fehlfunktionen“, sagt Siegfried Weber. Weitere Details klärten Winterhalter und top flow in einem Tagesworkshop.

Umsetzung genau getestet

Um top xRM zu installieren, spielte die IT-Abteilung von Winterhalter im April 2015 die Add-ons ins SAP-System ein. Sie legte auch die Berechtigungen und Rollen in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten fest. Bei intensiven Tests prüften die Mitarbeiter aus dem Fachbereich Personal, ob top flow alle Anforderungen richtig verstanden und korrekt umgesetzt hatte. In einem iterativen Verfahren näherten sich IT und top flow schnell an. Bereits im Juni 2015 ging die digitale Akte live – obwohl zwischendurch noch ein Hardware-Wechsel stattfand.

Ein großer Aufwand lag allerdings noch vor der Personalabteilung: die Migration der Altdaten. Eine Mischung aus Papierakten und digitalen Dokumenten wäre unübersichtlich gewesen, also sollten alle 580 aktiven Personalakten in die neue digitale Struktur migriert werden. Das hieß für einen Mitarbeiter: alle Aktenordner zur Hand nehmen, die Seiten scannen, die Dokumente der digitalen Struktur zuordnen, Ergebnis kontrollieren und dann den Papierordner wegschließen bis zur Vernichtung. Gründlichkeit ging dabei vor Schnelligkeit, der Prozess dauerte zwölf Monate. „Die Kosten dafür werden sich aber schnell durch die alltäglichen Vereinfachungen amortisieren“, ist sich Projektleiter Siegfried Weber sicher.

Schnelle Einarbeitung

Die Schulung der sechs Mitarbeiter der Personalabteilung ging dagegen sehr schnell, innerhalb eines halben Tages. „Die meisten Funktionen sind für Personaler selbsterklärend“, sagt Siegfried Weber über die Oberfläche der top xRM Personalakte. Den Aktenzugriff vom Standort Endingen aus hat er später selbst eingerichtet – mit telefonischem Support durch top flow. Insgesamt nahm die Implementierung die hauseigene IT wenig in Anspruch. Die Zusammenarbeit mit top flow beschreibt Weber als „pragmatisch und unkompliziert“. Bei offenen Fragen meldete sich kurzfristig immer der richtige Ansprechpartner.

„Die Zeit des Suchens ist vorbei. Die digitalen Akten auf Basis von top xRM sorgen für einen schnellen und papierlosen Informationsfluss. Die Kollegen in der Personalabteilung können sich auf die entscheidenden Themen konzentrieren, zum Beispiel das Bewerber-Management und die Personalentwicklung.“

Siegfried Weber, Teamleiter SAP bei Winterhalter.

Das Ergebnis: Die Aktenanlage braucht einige Schritte mehr, die Namenskonventionen müssen präzise eingehalten werden. Danach aber ist der Aufwand für die alltäglichen Prozesse sehr gering. „Und der Nutzen ist bezogen auf die gesamte Lebenszeit einer Akte enorm“, sagt Siegfried Weber. „Schneller Zugriff auf Daten und Dokumente, flexibel von jedem Ort und jederzeit.“ Wenn etwa die Personalchefin nach Berlin fährt, muss sie keine Aktenordner im Zug mitnehmen, sondern bekommt bequem an jedem Computer mit Internetzugriff die gewünschte Einsicht – um etwa die Historie eines Mitarbeitergesprächs nachzuvollziehen. E-Mails müssen nicht mehr ausgedruckt werden, sondern lassen sich per Drag and Drop in der übersichtlichen Aktenstruktur ablegen.

Neu sind auch Funktionen wie die Ausgabe von Bescheinigungen aller Art inklusive automatischer Ablage. Oder die automatische Anpassung einer erfolgsabhängigen Vergütung bei positiver Mitarbeiterentwicklung. Hier arbeiten die Personalakte und die Abrechnung über die SAP-Stammakte Hand in Hand. Die neue Effizienz kommt gut an bei den Mitarbeitern, die sich nun weniger mit der Suche nach Dokumenten und dem Abheften befassen müssen und dafür mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben haben. Und ganz nebenbei haben sich die Druckkosten stark verringert. Siegfried Webers Fazit: „Unsere Personalabteilung ist jetzt für künftige Aufgaben gerüstet, zum Beispiel wenn die Zahl der Mitarbeiter demnächst steigt.“

Das erfolgreiche Pilotprojekt Personalakte hat zudem den Weg für die weitere Digitalisierung bei Winterhalter geebnet: Seit Sommer 2016 wird die xRM Vertragsakte für den Einkauf und die Finanzbuchhaltung eingeführt.