Dokumentenmanagement mit top xRM

Dokumentenmanagement mit top xRM

Wen man so möchte, ist das Dokumentenmanagement der Ausgangspunkt für das Enterprise Content Management und auch für das Extended Relationship Management. Und das zu Recht: Denn nach wie vor entstehen entlang eines Geschäftsprozesses unzählige Dokumente – von SAP-Objekten über Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bis zu Audios und Videos.
All diese Dokumente systematisch zu organisieren, ist aus unterschiedlichen Gründen relevant. Erstens wird auf diese Weise sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf alle aktuellen Informationen zugreifen können – was eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Collaboration ist. Zweitens wird gewährleistet, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden – zum Beispiel hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten. Und drittens lassen sich verbindliche Workflows etablieren – was zu mehr Effizienz im gesamten Prozess führt.

Dokumente in das SAP-System integriert

Mit top xRM realisieren Sie ein Dokumentenmanagement, das alle Dokumente nahtlos in das SAP-System integriert und mit den SAP-Objekten verknüpft. Eingebunden werden dabei auch die gängigen E-Mail-Clients, sodass auch E-Mails erstellt, versendet und abgelegt werden können.
Hinzu kommt, dass Sie mit top xRM sämtliche rechtlichen Vorgaben mühelos einhalten. Dazu trägt eine ausdifferenzierte Berechtigungssteuerung bei, die sicherstellt, dass der Zugriff auf Dokumente nur für befugte Personen möglich ist. Außerdem lassen sich Termine definieren, zu denen Dokumenten automatisch gelöscht werden.

Die Funktionen des Dokumentenmanagements von top xRM im Überblick

  • Vollständige Anbindung der E-Mail-Clients Microsoft Outlook und IBM Notes:
    • Importieren, Schreiben, Beantworten, Weiterleiten, Versenden und Speichern von E-Mails, auch mit Anhang
    • Erstellen von Terminen und Aufgaben aus dem SAP-System heraus
  • Einfaches Handling von Dokumenten via Drag&Drop – zum Beispiel aus dem Windows-Explorer oder dem Mail-Client
  • Dynamische In-Place-Bearbeitung von Office-Dokumenten mit chronologischer Versionierung und inhaltlichem Versionsvergleich
  • Lokales Ein- und Auschecken von PDF-Dokumenten samt Kommentarfunktion