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Digitalisierung: Die ersten fünf Schritte

Neue Technologien verändern die Wirtschaft und treiben die Digitalisierung in allen Branchen voran. Wer die Chancen für sein mittelständisches Unternehmen nutzen möchte, muss rechtzeitig eine Frage beantworten: Wie können wir durch Digitalisierung das Unternehmen, die Mitarbeiter, Produkte und Services besser machen? Mit strukturierten Überlegungen dazu lässt sich bereits eine Digitalstrategie skizzieren, die die neuen Technologien von der Nebenbei-Aufgabe zum Kernthema macht. Und eine Strategie ist notwendig, denn nur so können die begrenzten Ressourcen des Mittelstands sinnvoll und gezielt eingesetzt werden. Das Ziel: Den Kostenfaktor IT in absehbarer Zeit zum neuen Wertschöpfungsfaktor entwickeln. Los geht es – in fünf Schritte zum ersten Digitalisierungsprojekt.

1. Strategie entwickeln und Rollen verteilen

Am Planungsanfang steht eine Überprüfung des Status quo: Sind das derzeitige Geschäftsmodell und die momentane Strategie zukunftsfähig oder durch die Digitalisierung bereits auf der Kippe? Danach entscheidet sich, ob eine Digitalisierung das existierende Geschäftsmodell stärken kann – indem zum Beispiel als digitaler Vertriebskanal ein Online-Shop mit Konfigurator hinzukommt. Oder, ob ganz neue Geschäftsmodelle entwickelt werden müssen. Als strategisches Thema sollte die Digitalisierung nicht allein von den Fachbereichen getrieben werden. Stattdessen übernimmt idealerweise die Vorstandsebene Verantwortung. Ein Chief Digital Officer (CDO) initiiert und steuert die Projekte. Er gestaltet die digitale Transformation. Zu den Managementaufgaben gehört, gemeinsam mit den Fachbereichen Initiativen zur Digitalisierung der Prozesse zu entwickeln oder auch digitale Produktinnovationen. Werden die Fortschritte intern attraktiv kommuniziert, fördert das die Digitalkultur im ganzen Unternehmen.

2. Trends identifizieren und auf Eignung prüfen

In einem dynamischen Prozess wie der Digitalisierung sind die Unternehmen mit vielen Trends und Entwicklungen konfrontiert. Technologien ändern die Art und Weise, wie B2B- und B2C-Geschäfte abgewickelt werden. Um die Bedeutung aktueller Entwicklungen wie zum Beispiel Big Data und Datensicherheit für das eigene Unternehmen zu prüfen, sollten Mittelständler die Unternehmensumwelt nach Beispielen scannen – nach erfolgreichen und auch gescheiterten Projekten, auch nach Startups mit besonderen Fähigkeiten. Die Frage ist immer: Welche Technologien könnten einen Wertschöpfungsbeitrag für das Unternehmen leisten? Wichtig ist hierbei, die strategische Dimension im Blick zu behalten und sich nicht in operativen Details zu verlieren.

3. Potenziale erkennen und nutzen

Mittelständische Unternehmen sind eng mit Kunden und Lieferanten verbunden. Vor einer Digitalisierung gilt es, die Wertschöpfungsketten zu analysieren. Sinnvoll ist eine detaillierte Aufschlüsselung nicht nur der Produktion, sondern auch der administrativen Bereiche, der Schnittstellen zu Lieferanten (Einkauf) und Kunden (Marketing/Vertrieb). Viele Prozesse dort laufen noch manuell und papiergestützt. Oft sind sie von Medienbrüchen geprägt, sodass durchgängige digitale Abläufe unmöglich sind. Eine digitale Prozessinfrastruktur entlang der Wertschöpfungsketten ist jedoch Voraussetzung für eine agile Wettbewerbsfähigkeit, organisatorische Flexibilität und die Reduzierung der Prozesskosten – und die Basis für weitere Digitalisierungsprojekte. In diesem Bereich lassen sich erprobte Lösungen zügig umsetzen, etwa ein Dokumentenmanagement oder eine Maschinendatenerfassung. Diese optimieren die Arbeitsabläufe, sorgen für klare Strukturen und bringen meist einen direkten ROI. Den nächsten Schritt geht etwa jedes zweite Unternehmen: Es passt im Zuge der Digitalisierung bestehende Produkte und Dienstleistungen an oder setzt auf deren Individualisierung. Darüber hinaus erweitert gut jede dritte Firma ihr Portfolio um virtuelle oder digitale Leistungen. Das übergeordnete Geschäftsmodell modifizieren dagegen zunächst nur wenige (Bitkom Research 2016).

4. Messen und Nachsteuern

Digitalisierung ist ein langfristiges Projekt, zu dem Evaluation und Kontrolle gehören. Dies bedeutet nicht, dass Unmengen von Kennzahlen zu jedem Teilprojekt erhoben werden. Aber: Der Erfolgsbeitrag digitaler Aktivitäten lässt sich nur nachvollziehen und führt zu unternehmerischem Lernen, wenn sie auf Effizienz und Effektivität prüfbar sind. Hier können auch externe Akteure ins Spiel kommen. In vielen spezialisierten Bereichen überblickt die mittelständische Geschäftsleitung oder der IT-Leiter nicht den gesamten Digitalisierungsprozess im Detail. Berater und Systemhäuser bieten dann die Möglichkeit, Fachwissen mit der eigenen unternehmerischen Expertise gewinnbringend zu verbinden.

5. Nicht jedem Trend folgen

Mittelständische Unternehmen sichern sich ihre Marktanteile mit einer erfolgreichen Mischung aus Innovation und Tradition. Bei Produkten und Services sind sie oft technologische Pioniere und schaffen in kurzer Zeit die Umsetzung einer der Idee zum Verkaufsschlager. Dagegen beobachten sie manche Trends und Entwicklungen mit Zurückhaltung und wollen sicher sein, dass sich eine Investition auszahlt. Vielleicht ist dann ein begrenztes Pilotprojekt der richtige Ansatz. Klar ist: Wenn Technologien nicht zur Unternehmenskultur passen, bringt eine Digitalisierung wenig, sie richtet gegebenenfalls noch Schaden an. Deshalb gehört zu großen strategischen Entscheidungen auch das unternehmerische Bauchgefühl.

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